Документальное оформление поступления товаров

1. Документальное  оформление поступления  товаров

     Документальное  оформление поступления  товаров осуществляется в соответствии с  требованиями Методических рекомендаций по учету  и оформлению операций приема, хранения и  отпуска товаров  в организациях торговли, утвержденных Письмом  Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5. Основанием для отражения  операций по поступлению  товаров являются унифицированные  формы первичной  учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 "Об утверждении  унифицированных  форм первичной учетной  документации по учету  торговых операций".

     Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его  документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли - продажи и инструкциями о порядке  приемки товаров народного потребления  по количеству, качеству и комплектности.

     Передача  товара от поставщика к покупателю оформляется товаросопроводительными  документами, предусмотренными условиями  поставки и перевозки товара. Это  могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, железнодорожные накладные, счета, счета-фактуры.

     Товары, приобретаемые организацией торговли для перепродажи, могут поступать  непосредственно к ней на склад, а могут приниматься торговой организацией вне собственного склада.

     Осуществляя приемку на своем складе, организация  торговли может заверить сопроводительный документ своим штампом, в этом случае не требуется доверенность. Проставление штампа на сопроводительном документе  означает, что торговая организация  приняла товары.

     Если  же приемка осуществляется вне склада покупателя (на складе поставщика, на железнодорожной  станции, пристани, в аэропорту), то получение товара осуществляется материально-ответственным  лицом организации торговли по доверенности, обязательно с предъявлением  паспорта. Доверенность является необходимым  документом, она подтверждает право  материально-ответственного лица торговой организации на получение товара.

     Порядок оформления доверенностей и получения  по ним товаров устанавливается  главой 10 "Представительство. Доверенность" ГК РФ и Инструкцией от 14 января 1967 года №17 "О порядке выдачи доверенностей  на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности", утвержденной Минфином СССР (применяется  в части не противоречащей ГК РФ и Закону о бухгалтерском учете).

     Статьей 185 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее ГК РФ) установлено, что доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом  другому лицу для представительства  перед третьими лицами.

     Доверенность  от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или  иного лица, уполномоченного на это  его учредительными документами, с  приложением печати этой организации. Срок действия доверенности не может  превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в  течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана  дата ее совершения, ничтожна.

     Доверенности  применяются для оформления права  лица выступать в качестве доверенного  лица организации при получении  материальных ценностей, отпускаемых  поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

     Доверенность  в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

     Выдача  доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена  и, иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок выдачи, как правило, - 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный  месяц.

     В соответствии с Инструкцией от 14 января 1967 года №17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности", утвержденной Минфином СССР выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они  выписаны, не допускается.

     При лишении доверенного лица права  на получение ценностей по выданным ему доверенностям, срок действия которых  еще не истек, доверенности у него отбираются, при этом организация  торговли - получатель товарно-материальных ценностей, немедленно ставит в известность  поставщика об аннулировании соответствующих  документов. С момента получения  такого извещения отпуск ценностей  по аннулированной доверенности прекращается. В этих случаях за отпуск ценностей  по аннулированным доверенностям ответственность  несет поставщик.

     Лицо, которому выдана доверенность, обязано, не позднее следующего дня после  каждого получения ценностей, независимо от того, получены товарно-материальные ценности по доверенности полностью  или частями, представить в бухгалтерию  организации документы о выполнении поручений и о сдаче на склад  или соответствующему материально  ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей.

     Неиспользованные  доверенности должны быть возвращены в бухгалтерию организации на следующий день после истечения  срока действия доверенности.

     О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале  учета выданных доверенностей (в  графе "Отметки о выполнении поручений"). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью "Не использована", и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта. Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

     Доверенности  независимо от срока их действия отбираются поставщиком при первом отпуске  товаров. В случае отпуска товарно-материальных ценностей частями, на каждый частичный  отпуск составляется накладная (приемо-сдаточный  акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях  один экземпляр накладной (или заменяющий ее документ) передается представителю  торговой организации, а другой - подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и  контроля над исполнением отпуска  товаров согласно доверенности, а  также для предъявления счета  покупателю.

     По  окончании отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается  в бухгалтерию вместе с документами  на отпуск последней партии ценностей  по сдаваемой доверенности.

     При получении и отпуске товарно-материальных ценностей по доверенности печать организации-получателя на накладной не ставится, так как  ею заверена доверенность. Получение  товаров удостоверяется подписью лица, которому выдана доверенность, причем эта подпись должна быть идентична  указанной в доверенности.

     Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и так  далее.

     Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия  товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или) расчетных  документах.

     Порядок приемки товаров в торговле регулируется:

• положениями главы 30 "Купля-продажа" ГК РФ;
• Инструкцией о порядке приемки продукции производственно - технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 года №П-6;
• Инструкцией о порядке приемки продукции производственно - технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 25 апреля 1966 года №П-7;
• Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направлениярекламационных актов, утвержденной Госарбитражем СССР 15 октября 1990 года;
• Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Комитета Российской Федерации по торговле от 10 июля 1996 года №1-794/32-5;
• Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".

     Обратите  внимание!

     Порядок приемки товаров по количеству и  качеству, установленный Инструкцией  о порядке приемки продукции  производственно - технического назначения и товаров народного потребления  по количеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 года №П-6, и Инструкцией о порядке приемки  продукции производственно - технического назначения и товаров народного  потребления по качеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 25 апреля 1966 года №П-7, применяется покупателем, в том случае, если такой порядок предусмотрен договором поставки.

     Однако, если порядок приемки товаров по количеству и качеству не определен договором, то это обстоятельство не является основанием для освобождения поставщика от ответственности за нарушение соответствующих условий договора.

     Получение товара оформляется по-разному в  зависимости от близости офиса к  месту нахождения склада. Если склад  фирмы-поставщика и офис находятся  в одном месте, то оформление документов и выдача товаров происходит одновременно. Документом на отпуск товаров в данном случае является накладная.

     Если  склад фирмы-поставщика удален от офиса, то представителю торговой организации (материально-ответственному лицу) выдается документ на получение товара, по которому ему на складе будут отпущены материальные ценности. В случае отсутствия на складе товара в необходимом количестве, получателю выписывается новый документ - расходная накладная, в которой  указывается фактически отпущенное количество товара. В накладной указывается:

• номер и дата выписки;
• наименование поставщика и покупателя;
• наименование и краткое описание товара;
• количество товара;
• цена и общая стоимость товара (с учетом НДС), налог на добавленную стоимость должен быть указан отдельной строкой;

     Накладная должна быть выписана в 4-х экземплярах, первые два остаются у поставщика (на складе и в бухгалтерии), оставшиеся два передаются покупателю (в бухгалтерию  и материально-ответственному лицу). Накладная должна быть заверена печатями поставщика и получателя и подписями  материально-ответственных лиц (один отпустил товар, другой - принял) Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

     Если  количество и качество товара соответствуют  данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная  и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших  товаров) накладывается штамп организации-покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное  лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой  печатью торговой организации.

     Товар от организаций железной дороги, водного  или воздушного транспорта должно получать специально подготовленное материально-ответственное  лицо. Этот представитель торговой организации обязан также предъявить доверенность и паспорт работникам транспортной организации, после чего, получив на руки товаросопроводительные документы (железнодорожная накладная, счет-фактура и тому подобное) представитель организации покупателя проверяет исправность вагона, контейнера или упаковки, в которой был доставлен товар. Затем в присутствии представителей станции (пристани, аэропорта) он должен принять товар по количеству мест, а в необходимых случаях - по массе. Представитель транспортной организации станции назначения делает отметку об исправности вагона (контейнера, упаковочной тары) в соответствующей накладной.