Документальное оформление операций с основными средствами и проведение инвентаризации основных средств

     Требования  главного бухгалтера по документальному  оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию  необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Сроки и порядок составления  документа

     Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции. Если же составить документ сразу невозможно, его следует составить непосредственно после завершения хозяйственной операции.

     Записи в первичных учетных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, которые бы обеспечивали сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш.

     Достоверность сведений, содержащихся в документах, их своевременное и качественное оформление, передачу для отражения  в бухгалтерском учете, обеспечивают должностные лица, составившие и  подписавшие эти документы.

     Первичный учетный документ считается окончательно оформленным только в том случае, если он составлен по установленной форме, все его реквизиты заполнены, незаполненные строки прочеркнуты, документ проверен работниками бухгалтерии организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2

Инвентаризации  основных средств   
и отражение ее результатов в бухгалтерском учете

  В соответствии с Законом «О бухгалтерском  учете» для обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности организации  обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.  
   Порядок проведения инвентаризации определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.  
 Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества, сопоставление фактического наличия имущества   с   данными  бухгалтерского учета, проверка полноты отражения в учете обязательств.  
   Порядок и сроки проведёния инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них) определяются руководителем   организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.  
    Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

   Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженёры, экономисты, техники и тд.).       

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.  
 До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

1. наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
2. наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
3. наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении  расхождений и неточностей в  регистрах бухгалтерского учета  или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.  
 Документальное оформление результатов инвентаризации основных средств осуществляётся в соответствии с постановлением Госкомстата России  от  18  августа  1998  г.№88 « Об  утверждении  унифицированных форм первичной    учетной    документации    по    учету    кассовых      операций,   по учету результатов инвентаризации».

Согласно  вышеуказанному Постановлению:

  1. Для оформления данных инвентаризации  основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств машин  и оборудования, транспортных средств,  инструмента, вычислительной техники,  производственного и хозяйственного инвентаря и т.п.) применяется Инвентаризационная опись основных средств (форма N ИНВ-1).

     Инвентаризационная  опись составляется в двух экземплярах  и подписывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому  месту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность основных средств. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - остается у материально ответственного(ых) лица (лиц).

     При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам. По решению инвентаризационной комиссии эти объекты должны быть оприходованы. В этом случае их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму износа определяют по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов.

     Описи составляются отдельно по группам основных средств (производственного и непроизводственного назначения).

     На  основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах  отдельно по каждому арендодателю с  указанием срока аренды. Один экземпляр  инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя.

  2. При инвентаризации незаконченных  ремонтов зданий, сооружений, машин,  оборудования, энергетических установок  и других объектов основных  средств применяется Акт инвентаризации  незаконченных ремонтов основных  средств (форма N ИНВ-10)

     Акт составляется в двух экземплярах  ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки состояния  работ в натуре, подписывается, и  один экземпляр передается в бухгалтерию, второй - материально ответственному(ым) лицу (лицам). В случае выявления необоснованного перерасхода выявляются его причины и производятся соответствующие исправления в бухгалтерском учете.

  3. Для отражения результатов инвентаризации  основных средств и нематериальных  активов), по которым выявлены  отклонения от данных учета применяется сличительная ведомость (формы N ИНВ-18).

     В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения  между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

     На  ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки) составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительная  ведомость составляется в двух экземплярах  бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному(ым) лицу (лицам). 
 Материалы работы инвентаризационной комиссии передаются в бухгалтерскую службу организации, где их хранят не менее пяти лет.  
     Порядок отражения на счетах бухгалтерского учета выявленных при инвентаризации расхождений между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета определен Законом «О бухгалтерском учете», в соответствии с которым:

     излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации — на увеличение финансирования (фондов);

     недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации — на уменьшение финансирования (фондов).  
   Излишек имущества приходуется по рыночной стоимости - на дату проведения инвентаризации.  
   Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете. 

   Выявленные при инвентаризации расхождения регулируются в следующем порядке:

• основные средства, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию по рыночной стоимости и зачислению в состав прочих доходов организации на счете 91;
• по недостачам и порче ценностей записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита счетов учета указанных ценностей.

     При взыскании с виновных лиц стоимости  недостающих ценностей разница между стоимостью недостающих ценностей, зачисленной на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и их стоимостью, отраженной на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», относится в кредит счета 98 «Доходы будущих периодов». По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него   суммы   указанная  разница   списывается   со    счета   98 «Доходы   будущих   периодов»   в    корреспонденции   со   счетом 91 «Прочие доходы и расходы».  
   По кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» отражается также списание недостач ценностей сверх величин (норм) убыли и потерь от порчи ценностей при отсутствии конкретных виновников, а также недостач товарно-материальных ценностей, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы».

  Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.   

Корреспонденция счетов по учету результатов инвентаризации: