Документальное оформление операций с основными средствами и проведение инвентаризации основных средств

     Если  ремонт, реконструкцию, модернизацию выполняет  сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй — передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

     Для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ, составляется Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35) в соответствии с постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и представитёлей подрядчика.  
    Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий — у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику.  

     Списание  объектов основных средств 

     При выбытии основных средств в результате списания пришедших в негодность, продажи или передачи сторонним организациям составляется: 

• Акт о списании объекта основных средств (форма № ОС-4),
• Акт о списании автотранспортных средств — форма № ОС-4а,
• Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) форма № ОС-46.

     На  основании данных актов в бухгалтерии  организации делается соответствующая  запись в инвентарной карточке учета основных средств. Акт о списании составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, назначенными руководителем организации, утверждается руководителем или уполномоченным им на это лицом.  
 Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.  
   В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел РФ (Госавтоинспекции).  
   В показателях граф «Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость»:

• по объектам основных средств, проходившим переоценку, указывается восстановительная стоимость по итогам последней проведенной переоценки;
• по объектам, не проходившим переоценку, — первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету.

     В показателях граф «Сумма начисленной  амортизации (износа)» указывается  сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации. 
   Затраты по списанию объектов основных средств, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки объектов основных средств, отражаются:

• в разделе 3 «Сведения о затратах, связанных со списанием объекта основных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания» (форма № ОС-4 )
• в разделе 5 «Сведения о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания» (форма № ОС-4а);
• в разделе 2 «Сведения о поступлении материальных ценностей от списания групп объектов основных средств» (форма № ОС-46).

     Данные  результатов списания вносятся в  инвентарную карточку (книгу) учета  объекта, объектов и группового учета  объектов основных средств (формы № ОС-6, № ОС-6а, ОС-66). 

Учет  наличия и движения объектов основных средств 

     Для учета наличия и движения объектов основных средств, а также учета  движения его внутри организации  применяются инвентарные карточки и инвентарные книги, которые  заполняются на основании актов  о приеме-передаче объектов основных средств и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.).

     Инвентарные карточки (книги) ведутся в бухгалтерии  в одном экземпляре:

• на каждый объект — по форме № ОС-6 “Инвентарная карточка учета объекта основных средств”;
• на группу объектов — по форме № ОС-6а “Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств”;
• для объектов основных средств малых предприятий — по форме № ОС-6б “Инвентарная книга учета объектов основных средств”.

     В инвентарной карточке на основании соответствующих документов отражаются: прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание.

     Информация, отражаемая в Инвентарной карточке, группируется по разделам:

     1. Сведения об объекте основных средств на дату передачи (дата выпуска, срок эксплуатации, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость).

     2. Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету (первоначальная стоимость, срок полезного использования).

     3. Переоценка (дата, коэффициент пересчета, восстановительная стоимость).

     4. Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств.

     5. Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств (реконструкция, достройка, дооборудование, частичная ликвидация, модернизация).

     6. Затраты на ремонт.

     7. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств.  

Учет  оборудования 

     Для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств применяется Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма №ОС-14).                    

     Составляется  комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах.  Утверждается    руководителем     или       уполномоченным им на это лицом.  
 В случае невозможности проведения качественной оценки оборудования при его поступлении на склад акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.  
 При передаче оборудования в монтаж оформляется Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15) в двух экземплярах, подписывается представителями заказчика, монтажной организации, материально ответственным лицом, принявшим переданное оборудование на хранение.  
 При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта.  
 При выявлении дефектов оборудования составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16) на дефекты, выявленные в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования. Акт подписывают представители заказчика, представители подрядчика, представители организации-исполнителя.  
   Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке по формам № ОС-1 или № ОС-1б.  
 
 
 
 
 
 
 
 

Обязательные  реквизиты документа

     Если  форма документа для отражения  каких-либо фактов хозяйственной деятельности не предусмотрена альбомом унифицированных форм, первичный учетный документ может быть разработан организацией самостоятельно. При разработке документа необходимо учитывать требования пункта 13 Положения №34н, а также статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», которые устанавливают определенные требования к составлению документа. В частности первичный учетный документ будет принят к учету только в том случае, если он содержит следующие обязательные реквизиты:

     Наименование  документа. В наименовании заключается содержание хозяйственной операции, которая подлежит отражению в учете и бухгалтер организации не должен принимать к учету документы с нечетким наименованием либо вовсе без наименования, а также сам составлять подобные документы. Унифицированные формы первичных учетных документов содержат «Код формы», представляющий собой семизначный номер документа по Общероссийскому классификатору управленческой деятельности, который печатается в правом верхнем углу документа. В самостоятельно разработанном документе может не содержаться реквизита «Код формы», однако, в случае обработки документа с помощью средств вычислительной техники, наличие данного реквизита необходимо и система кодировки разрабатывается организацией самостоятельно.

     Дату  составления документа. Этот реквизит позволяет определить конкретную дату совершения хозяйственной операции, указанной в наименовании документа или в самом документе. Дата оформляется арабскими цифрами следующим образом: в начале указываются день и месяц, представленные двумя парами цифр, разделенными точкой, затем четырьмя цифрами указывается год, например дата 4 июня 2005 года будет записана следующим образом: 04.06.2005.

     Наименование  организации, от имени которой составлен документ, что позволяет определить принадлежность документа конкретной организации.

     Содержание  хозяйственной операции, вытекающее из названия документа, например, накладной на внутреннее перемещение материалов оформляется только передача товарно-материальных ценностей из одного структурного подразделения организации в другое и данным документом нельзя оформить никакую другую хозяйственную операцию.

     Измерители  хозяйственной операции в натуральном  и денежном выражении. Вообще в учете применяется натуральные, трудовые и денежные измерители. С помощью натуральных измерителей получают сведения об объектах учета в натуральных показателях, таких как меры длины, веса, площади, объема и других. С помощью трудовых измерителей:

- устанавливается  количество труда, затраченного на производство продукции, работ и услуг;

- определяются  такие показатели, как производительность  труда, выполнение норм выработки;

- начисляется  заработная плата. 

Денежный  измеритель является обобщающим, в  нем выражаются все показатели финансово-хозяйственной деятельности организации.

     Наименование  должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Как правило, конкретный работник организации совершает тот или иной вид хозяйственных операций на основании установленной должностной инструкции и указания должности лица, совершившего операцию, служит для контроля над правомерностью совершения операции.

     Личные  подписи указанных  лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). Обратите внимание, в расшифровке подписи вначале следует ставить инициалы, и лишь затем фамилию, например: И.С.Петров. Если отсутствует лицо, подпись которого должна стоять в документе, вместо него документ может подписать его заместитель либо лицо, исполняющее обязанности отсутствующего лица, при этом нельзя подписывать документы с проставлением косой черты перед наименованием должности.

     Перечень  лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

     Следует также обратить внимание, что в первичных учетных документах не допускается факсимильное воспроизведение подписи лиц, ответственных за правильность оформление документов и совершение хозяйственных операций.

     Помимо обязательных реквизитов в документ могут быть введены дополнительные реквизиты, не являющиеся обязательными, такие как номер документа, адрес организации, основание совершения хозяйственной операции и другие.

     Самостоятельно  созданные документы должны достоверно описывать хозяйственные операции, обеспечивать пользователей необходимой и достоверной информацией, должны быть удобны для обработки и хранения и не должны дублировать другие первичные документы.

     Руководителем организации, по согласованию с главным бухгалтером, должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, при этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.