Документация, ее сущность и значение на этапе первичного наблюдения

Данные сгруппированных  документов заносятся в специальные  ведомости учета затрат (расходов) - учетные регистры. При этом на обратной стороне документов проставляется  число и номер регистра, в котором  его данные отражены.

Движение документа  от момента составления или получения  от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом.

На предприятии  должен разрабатываться документооборот  по каждому виду документов в виде инструкций, таблиц, графиков.

По ряду документов (по движению денежных средств) документооборот  устанавливается Правительством.

1. Материальные носители учетной информации

Под носителями первичных  учетных данных понимают то, на чем  они фиксируются, отражаются.

Наиболее распространенным способом отражения информации о  хозяйственной деятельности являются бухгалтерские документы. Они являются основанием для отражения данных о фактах хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете.

Однако составленные на бумаге бухгалтерские документы  не могут использоваться в машинных системах обработки информации. Для  механизированной обработки данных из бухгалтерских документов необходимо переносить на машинные носители информации. Поэтому в условиях автоматизированной обработки учетной информации важное значение приобретает вопрос о носителях  первичных данных бухгалтерского учета. 

Все материальные носители учетной информации подразделяются на три вида:

приспособленные для восприятия человеком; приспособленные  для восприятия вычислительными  машинами; приспособленные  для восприятия и  человеком и машиной.

Материальные носители первого и третьего вида могут  обеспечивать юридическую обоснованность достоверности учетной информации. Они отвечают требованиям документирования в бухгалтерском учете.

Регистрация первичной  учетной информации на машинных носителях  второго вида позволяет обходится  без традиционных бумажных документов. Человекочитаемые бухгалтерские документы  в этом случае не создаются, а учетная  информация отражается на экране дисплея  и записывается непосредственно  на машинный носитель.

Из системы первичного наблюдения исключается бумажный документ с подписями ответственных лиц. Первичные данные о фактах хозяйственной  деятельности прямо вводятся в ЭВМ.

Исключение из учетного процесса бумажных бухгалтерских документов требует разработки способов юридического подтверждения достоверности регистрируемых данных. 

Это обеспечивается при разработки программы за счет: специальных условий блокировки ввода данных в случае пропуска каких-либо реквизитов; наличие в программе  средств идентификации личности, работающей с ЭВМ; специальных средств  защиты информации.

Контроль за правильностью  и достоверностью введения в ЭВМ  информации может быть организован  путем распечатки первичных данных на бумажном носителе или визуального  просмотра данных, выведенных на экран  компьютера.

2. Классификация бухгалтерских документов и её значение

Познание особенностей составления и назначения бухгалтерских  документов осуществляется путем их научной классификации. Классификацию  документов проводят по различным признака 

По назначению документы  делятся на:

Распорядительные – документы, которые содержат распоряжение на совершение хозяйственной операции. К ним относятся чеки, доверенности и др. Однако распорядительные документы не содержат в себе подтверждения совершения операции, поэтому сами по себе они не могут служить основание для отражения операций в учете. 

Исполнительные или (оправдательные) – документы, которые  подтверждают факт совершения хозяйственной  операции и являются первым этапом учетной информации (товаро-транспортные накладные, приходные и расходные  кассовые ордера и т.д.)

Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером  для последующего отражения в  учёте хозяйственных операций (расчет амортизации).

Комбинированные – документы, которые содержат признаки двух или даже трёх типов документов. В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд — по табличной.

Использование в  бухгалтерском учете комбинированных  документов целесообразно, поскольку  уменьшается их количество, снижается  вероятность ошибок и описок в  них. 

По характеру документируемых  операций различают документы:

Денежные (приходные и расходные кассовые ордера и др.)

Материальные  (накладные, товарные отчеты и др.)

Расчетные (платежные инструкции – поручения и др.)

По объему отражения  хозяйственных операций документы  делятся на:

Первичные (единичные) - документы, которые отражают одну хозяйственную операция и составляются в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).

Сводные - документы, которые составляются на основе нескольких первичных документов для их объединения (расчетно-платежные ведомости по заработной плате). 

По способу использования  документы делятся на:

Разовые - отражают одну хозяйственную операцию (приходный кассовый ордер и др.)

Накопительные - используются для регистрации однородных хозяйственных операций, совершаемых с определенной периодичностью (ежедневно, через день). 

По месту составления  документы делятся на:

Внутренние, которые составляются в данной организации (наряды, накладные).

Внешние, поступившие  от других организаций (платежное поручение, счета, чеки). 

По количеству отраженных объектов (позиций) документы делятся  на:

Однопозиционные (односторонние) предназначены для учета одного вида средств.

Многопозиционные (многострочные) служат для учета многих позиций.

По виду носителей  информации документы делятся на:

-бумажные

-безбумажные

находящиеся в памяти ЭВМ находящиеся на магнитных  лентах находящиеся на дисках и др.

Отдельную группу составляют документы бухгалтерского или учетного оформления. К документам этой группы относятся бухгалтерские справки, ведомости начисления износа, то есть такие документы, которые создаются  аппаратом бухгалтерии для подготовки учетной записи, а также для  облегчения, сокращения и упрощения.

Порядок расположения реквизитов в документе принято  называть структурой документа. При  анкетной структуре реквизиты документа  расположены как в обычной  анкете. Документ легко заполнять  и читать, но сложно обрабатывать на машинах.

При табличной структуре  реквизиты документов монтируются  в определенной таблице, тем самым  создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке.

Некоторые документы  используются на предприятиях и в  организациях всех форм собственности  и отраслей народного хозяйства. Они содержат определенные реквизиты  и предполагают установленный порядок  отражения операций. Такие документы  принято называть типовыми (документы по оформлению кассовых и банковских операций). 

3.Значение  документов 

Значение документов в бухгалтерском учете чрезвычайно  велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или  предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной  деятельности с целью анализа  и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления  первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

Документальная регистрация  хозяйственных фактов, отражаемых бухгалтерским  учетом, остается одним из основополагающих требований его ведения и в  условиях применения современной вычислительной техники. Замена традиционных, выписываемых вручную, бумажных носителей информации машинными носителями не должна проводить  к потере бухгалтерской информацией  юридической силы.

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Разнообразие хозяйственных  операций требует составления различных  по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной  операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию  документов в бухгалтерском учете  способствует их классификация.

Под классификацией документов понимают их группировку  по определенным признакам. Основные признаки, по которым классифицируются бухгалтерские  документы, и виды документов представлены в следующей таблице.Признак Виды документов

По  назначению: 

- распорядительные

- оправдательные

- комбинированные

- документы бухгалтерского (или учетного) оформления

По  способу/порядку  составления: 

- первичные

- сводные

По  способу отражения:

хозяйственных операций 

- разовые

- накопительные

По  месту составления  и обращения: 

- внутренние

- внешние

По  качеству: 

- полноценные

- неполноценные

По степени использования средств вычислительной техники: 

- документы, заполняемые  вручную

- частично заполненные  на машинах

- полностью выполненные  на машинах

По  назначению документы  подразделяются на:распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными называются такие документы, которые  содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Их основное назначение - передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Многие операции совершаются только при наличии соответствующего распорядительного документа.

К числу распорядительных документов относятся приказы, распоряжения, записи о приеме и увольнении с работы, об отпуске.  Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в учете.

Оправдательными (или  исполнительными) называются документы, оформляющие уже произведенные  операции. Они составляются в момент совершения операций и подтверждают факт выполнения приказа или распоряжения. Например, расчетные ведомости по заработной плате, накладные, акты, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие о  приеме ценностей, и многие другие.

Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются аппаратом  бухгалтерии для подготовки учетных  записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних.

Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии  на основании ранее оформленных  распорядительных и оправдательных документов. Они предназначены для  отражения бухгалтерских записей  в учетных регистрах с целью  ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной операции и нет  подтверждения факта ее совершения. Например, расчет суммы претензии  по иску, расчет износа основных средств  и нематериальных активов, расчеты  товарных потерь и т.д.

К документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские  справки. Они составляются в тех  случаях, когда нужно перенести  сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить  ошибки, допущенные в учетных записях, и т.п. Необходимость в этом возникает  довольно часто, и поэтому справки  такого рода в бухгалтерской практике весьма распространены.