Документация, ее сущность и значение на этапе первичного наблюдения

Дальневосточный государственный  университет путей сообщения 
 
 
 
 

Кафедра: Бухгалтерский  учет анализ и аудит 

Курсовая  работа

На тему: «Документация, ее сущность и значение на этапе первичного наблюдения». 
 
 

Выполнила

Ст-ка: 321группы

Проверила: Карус О.И 
 
 
 

Хабаровск2011

Содержание:

1.Введение……………………………………………………………………………………………….3

2.Первичное наблюдение в учете……………………………………………………….…..4

3. Документация, её сущность …………………………………………………………..…...6

4.Значение документов…………………………………………………………….……………14

5.Заключение …………………………………………………………………………….…………..17

6.Список литературы………………………………………………………………………….…..18 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

Для того чтобы эффективно управлять деятельностью предприятия, принимать правильные и своевременные  решения по ходу и реализации хозяйственной  деятельности, надо иметь достаточный  объем информации, и в первую очередь  учетной информации. Эта информация о фактическом состоянии и  результатах хозяйственной деятельности в процессе хозяйственного учета, под  которым понимается количественное отражение и качественная характеристика всех фактов хозяйственной деятельности. Одной из основных стадий (звеньев) метода бухгалтерского учета является первая стадия – стадия регистрации, часто называемая наблюдением. На этой стадии начинается бухгалтерский учет происходящих изменений в стоимости  объектов бухгалтерского учета под  воздействием хозяйственных процессов  путем отражения факта совершения хозяйственной операции и фиксирования изменений в стоимости объекта  учета. Для этого в бухгалтерском  учете применяют два особых приема – документация и инвентаризация. Строгая и полная документальность – необходимое условие ведения  бухгалтерского учета. 

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Первичное наблюдение  в учете 

Под наблюдением  понимают один из способов познания объективной  действительности, основанный на непосредственном восприятии или инструментальном измерении  вещей и явлений. Для отражения  в учете каких-либо объектов их необходимо, прежде всего, наблюдать, то есть иметь  о них первичное представление.

Первичное наблюдение о бухгалтерском учете организуется с целью последующей обработки  данных о наблюдаемых фактах в  информационные показатели. В процессе наблюдения описывают факты хозяйственной  деятельности, фиксируют данные о  них на материальном носителе информации, сохраняют и передают эти данные для дальнейшей обработки в системе  учета. Хозяйственные факты могут  быть описаны с применением специальных  показателей, измерителей и кодов.

Первичное наблюдение представляет собой информационное обеспечение бухгалтерского учета. Однако не все хозяйственные операции и экономические явления могут  быть описаныпри помощи известных нам  показателей, многие из них не поддаются  дальнейшей обработке в системе  бухгалтерского учета. Поэтому не следует  фиксировать в материальных носителях  ту информацию, которая не будет  обрабатываться в дальнейшем.

Полнота, объем, содержания и порядок первичного наблюдения зависит от целей и задач учета, системы обработки и обобщения  данных, от требуемых характеристик  получаемой информации.

Первичное бухгалтерское  наблюдение направлено на описание и  регистрацию данных о фактах хозяйственной  деятельности, разновидностью которых  являются хозяйственные операции. Однако хозяйственные операции представляют собой целенаправленные действия для  достижения определенных результатов. Они не отражают всего многообразия явлений и фактов хозяйственной  деятельности. Поэтому такие факты, как недостачи материальных ценностей, потери от стихийных бедствия и другие не могут быть отнесены к хозяйственным  операциям. В бухгалтерском учете  отражаются лишь совершившиеся события  и факты хозяйственной деятельности. Первичной единицей бухгалтерского наблюдения являются такие хозяйственные операции, которые приводят к изменению активов и пассивов предприятия, изменению или прекращению хозяйственно-правовых отношений.

Каждая хозяйственная  операция характеризуется признаками и показателями. К признакам хозяйственных  операций относят:

-время и место  совершения хозяйственной операции;

-вещественные элементы, вовлеченные в хозяйственную  операцию – материальные ресурсы,  денежные средства;

-затраты, расходы,  цены, нормы, расценки, использованные  при их оформлении.

Показатели отражают количественную характеристику хозяйственных  операций в натуральных, трудовом и  денежном измерителях. Информационные сообщения поступают в виде первичных  и сводных бухгалтерских документов. Наиболее распространенным способом первичного отражения данных бухгалтерского наблюдения являются бухгалтерские документы.

Документ является основным носителем экономического содержания хозяйственной операции. Документ имеет юридическую силу, так как содержит подписи, дающие право на разрешение и выполнение данной хозяйственной операции. Документ имеет также доказательное и  оправдательное значение в различных  спорах или при проведении ревизии.

Кроме того, первичные  документы содержат в себе информацию, которая в дальнейшем с помощью  методов и приемов бухгалтерского учета обобщается и используется для составления бухгалтерской  отчетности.

К содержанию и форме  первичных документов предъявляются  следующие требования:

-документы должны  составляться в момент совершения  хозяйственной операции или непосредственно  после ее окончания;

-должна соблюдаться  форма документов, которая чаще  всего является типовой и печатается  в специальных альбомах типовых  форм бланков документов;

-в документе должны  быть заполнены все реквизиты;

-должны быть установлены  сроки сдачи документов в бухгалтерию.

Внесение поправок, не подтвержденных всеми участниками  хозяйственной операции, подписавшими документ, не допускается. В банковских и кассовых документах исправления  не допускаются. Во всех первичных документах стирание записей и неоговоренные  исправления не допускаются. 

2. Документация, её  сущность и значение 

Юридическая полноценность  и доказательная достоверность  информации, получаемой в бухгалтерском  учете, основаны на документальном подтверждении  каждого хозяйственного факта, отражаемого  на счетах.

Длительное время  документальным подтверждением проведенных  хозяйственных операций служили  регистры бухгалтерского учета.

Однако усложнение хозяйственных взаимоотношений, развитие форм и техники учета привели  к разделению документации и регистрации  хозяйственных операций. Документация основывается на наблюдении фактов экономической  действительности. их измерении и  регистрации в определенных символах на машинных носителях информации или  в документах. Регистрация первичных  данных на машинных носителях предполагает, что они сразу попадают в информационный массив – банк данных. Регистрация  первичных данных в документах требует  их предварительной перезаписи на машинные носители информации, после чего они  также попадают в банк данных АСУ. Таким образом банк данных выступает  промежуточным звеном между первичным  учетом и другими видами хозяйственного учета.

По мере развития технически средств в документирование постепенно превращается в составную  часть первичного учета. Вместе с  тем бухгалтерский учет представляет повышенные требования к первичному учету. В первую очередь это касается правильного оформления документов, юридически подтверждающих отражаемые хозяйственные операции. 

Документ( в широком смысле слова )– это материальный предмет, на котором с помощью различных средств и способов зафиксирована информация в целесообразной для восприятия форме.

Бухгалтерский документ содержит данные о факте хозяйственной  деятельности, которые подлежат обработке  и отражению на счетах. Оформление документа должно соответствовать  всем юридическим нормам и служить  доказательством отражаемого факта. Следовательно, бухгалтерским документов можно назвать любой материальный носитель данных, который позволяет  юридически доказательно подтвердить  хозяйственные факты и право  на их совершение.

Документированию  подлежат все хозяйственные операции в момент их совершения.

Сохранность документов в течение определенного времени, необходимого для их последующей  проверки и подтверждения записей  на счетах бухгалтерского учета, является непременным условием, определяющим контрольное значение бухгалтерских  документов.

Бухгалтерские документы  выполняют следующие информационные функции:

впервые фиксируют  данные о факте хозяйственной  деятельности и обеспечивают их юридическое  подтверждение;

создают возможность  первичного контроля за совершением  хозяйственной деятельности за действиями должностных и материально ответственных  лиц;

позволяют передавать данные о хозяйственных фактах, отбирать и группировать их для дальнейшего  обобщения в системе бухгалтерского учета;

обеспечивает хранение данных о хозяйственных фактах.

Совокупность всех этих функций позволяет рассматривать  бухгалтерские документы в качестве способа сплошного наблюдения, отражения  и контроля фактов хозяйственной  деятельности, получения в них  сведений, необходимых для организации бухгалтерского учету. 

Документация в  учете имеет первостепенное значение в управлении предприятиями, т.к. с  её помощью:

контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных средств;

контролируется количество и качество труда работников и  расчетов за труд ;

обеспечивается повседневное руководство работой предприятия;

обеспечивается внутренний и внешний контроль за работой  предприятия; устанавливается вина или невиновность лиц при судебных разбирательствах; контролируются расчеты  с другими предприятиями. 

В соответствии с Положением о документах и  документообороте, утвержденном Минфином СССР от 29 июля 1983г. N 105 (т.I сборника нормативных  документов по бухгалтерскому учету), в документах обязательно наличие  минимум пяти реквизитов (типовые, межведомственные, но иногда какие-либо другие операции):

- наименование документа,

- дата составления  документа,

- содержание хозяйственной  операции,

- количественное  и обязательно суммовое выражение  хозяйственной операции,

- наличие подписей.

На основе документов производится предварительный, текущий  и последующий контроль за сохранностью средств предприятия и экономической  необходимости каждой хозяйственной  операции.

Предварительный контроль – это контроль за целесообразностью совершения хозяйственной операции, когда руководящий персонал подписывает документы, содержащие распоряжение на выполнение хозяйственной операции.

Текущий контроль производится в процессе совершения хозяйственной  операции .

Последующий контроль осуществляется при получении документов и их обработке.

Документы, по которым  хозяйственные операции совершены, поступают в бухгалтерию, где  подвергаются трем видам проверки. Формальная проверка - проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер  определяет, полностью и правильно  ли заполнены все реквизиты.

Проверка по существу предполагает определение бухгалтером  законности совершения хозяйственной  операции, оформленной данным документом.

Арифметическая  проверка - проверка правильности подсчета данных документа. Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.

Расценка документов означает проставление в них денежных измерителей. Это необходимо, поскольку  значительное их число составляется в натуральных показателях.

Проставление расценки в документах носит название таксировки. После определения стоимостных  показателей в документах на каждом из них проставляется корреспонденция  счетов (контировка).