Документация аудитора

Она может включать, например, аудиторские программы, аналитические  расчеты, меморандумы, описания значимых вопросов, письменные подтверждения  и письма-представления, проверочные  листы, корреспонденцию (в том числе  электронную) в отношении наиболее значимых вопросов.

Копии и описания документов компании, например отдельных  значимых договоров и соглашений, могут быть использованы в качестве аудиторской документации, если это  необходимо. Однако следует учитывать, что аудиторская документация не может служить заменой бухгалтерских  записей проверяемой организации.

Аудиторская документация по каждому отдельному аудиторскому заданию формируется в виде аудиторского файла.

Аудитор, как  правило, исключает из состава аудиторской документации черновые варианты рабочих документов и проекты финансовой отчетности, записи, содержащие неполные или предварительные выводы, копии документов, содержащие исправления, а также дублирующие документы.

Данные, содержащиеся в рабочих документах, позволяют  аудитору принять решение о подходящем типе аудиторского заключения.

Они могут также  послужить основой для подготовки налоговых деклараций и для других целей, способствующих улучшению работы клиентов аудиторской фирмы. 

 

2. Процесс документирования  аудита 

Ответственность за документирование аудита возлагается  на ведущего аудитора. Ведущий аудитор  в свою очередь может возложить  работу по документированию аудита на ассистента, оставив при этом за собой функцию контроля за процессом документирования аудита. Однако это требует согласования с руководством аудиторской фирмы и допустимо лишь в периоды высокой загруженности ведущих аудиторов и при наличии достаточного уровня компетентности ассистентов в вопросах документирования аудита.

Процесс документирования аудита начинается после поступления  заявки на аудит (рисунок 1). 

Составление письма о проведении аудита и заключение договора на оказание услуг

Сбор  необходимой информации у экономического субъекта

Составление досье (текущего, постоянного, специального)

Закрытие досье (текущего, постоянного, специального), составление аудиторского заключения

Подписание  материалов аудиторского заключения и  досье у руководителя аудиторской  организации

Сдача дела в архив

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 1 - Схема последовательности процедур при документировании аудита 

Ведущий аудитор, прежде всего, уточняет программу аудита с учетом особенностей предстоящих  аудиторских услуг и конкретного  клиента.

За основу программы  принимается программа аудита, приведенная  в приложении к внутрифирменному стандарту «Планирование аудита». После того, как определены элементы уточненной программы аудита, ведущий  аудитор составляет уточненный перечень рабочей документации для предстоящего аудита, используя данные приложений к внутрифирменному стандарту:

1) приложение  № 1 «Система хранения рабочей  документации «Досье клиента»;

2) приложение  № 2 «Перечень документов, которые  могут быть включены в состав  рабочей документации «Текущее  досье»;

3) приложение  № 3 «Перечень документов, которые  могут быть включены в состав  рабочей документации «Постоянное  досье»;

4) приложение  № 4 «Перечень документов, которые  могут быть включены в состав  рабочей документации «Специальное  досье».

Рабочие документы  следует готовить своевременно: до начала, в ходе и по завершении аудита.

Они могут быть созданы аудиторами либо получены от экономического субъекта, либо от других лиц.

Независимо от стадии документирования рабочие документы  должны быть сгруппированы в соответствующие  файлы – «постоянное досье», «текущее досье», «специальное досье».

В «постоянное  досье» включаются аудиторские файлы, обновляемые по мере поступления  новой информации, но остающиеся по-прежнему значимыми. Они утрачивают ценности в течение ряда лет. В их состав можно включить уточненную программу  аудита.

По мере аудирования  каждый аудитор отмечает в программе  аудита выполненные процедуры и  вносит дату их завершения.

Включение в  рабочие документы хорошо спланированной уточненной программы аудита свидетельствует  о том, что аудит проведен на высоком  качественном уровне.

«Текущее досье» объединяет рабочие документы, имеющие  отношение к тому году, когда проводится аудит (таблица 2 Приложения).

В состав «специального  досье» вводятся документы инструктивно-нормативного характера:

- законодательно-нормативные  акты,

- инструкции,

- методические  указания,

- данные статистических  учреждений,

- данные периодических  изданий (статьи),

- другие вспомогательные  материалы, способствующие успешному  проведению аудита.

При формировании рабочей документации следует исходить из того, что свидетельства, получаемые вне хозяйственной системы клиента, более надежны, чем свидетельства, получаемые в рамках этой системы. Кроме  того, на надежность свидетельств значительное влияние оказывает и степень  эффективности внутрихозяйственного контроля, поставленного у клиента.

Рабочая документация содержит:

- записи о  планировании аудита;

- записи о  характере, времени проведения  и объеме выполненных аудиторских  процедур;

- выводы, сделанные  на основе полученных в ходе  аудита сведений.

Записи в документах производятся средствами, обеспечивающими  их сохранность в течение времени, установленного для хранения рабочей  документации в архиве.

К моменту представления  аудиторского заключения экономическому субъекту вся рабочая документация должна быть создана (получена) и завершена  оформлением.

Аудиторская организация  не обязана предоставлять рабочую  документацию или ее копии полностью  или в какой-либо ее части (кроме  случаев, прямо предусмотренных  законодательством Российской Федерации) экономическому субъекту, в отношении  которого проводится аудит, другим лицам, а также представителям налоговых  или иных государственных органов. Сведения, содержащиеся в рабочей  документации, являются конфиденциальными  и не подлежат разглашению аудиторской  организацией.

В случае увеличения объема работ или размеров аудиторской  фирмы и нагрузки на ведущих аудиторов  ответственность за оформление и  контроль за соблюдением положений стандарта может быть возложена руководителем на работника внутрифирменного аудита.

При подготовке уточненного перечня рабочей  документации в графе «примечание» аудитор обязан указать, какие документы  включаются в него в обязательном порядке, а какие в зависимости  от того влияния, которые они оказывают  на выражение мнения аудитора о достоверности  финансовой отчетности.

В особый раздел должны быть выделены вопросы, касающиеся порядка хранения рабочей документации.

По окончании аудита рабочие документы подлежат сдаче для обязательного хранения в архиве аудиторской организации. Рабочая документация должна храниться в сброшюрованном виде, скомплектованной в файлы (папки), заведенные для каждой проверки, проводимой аудиторской организацией, отдельно.

Рабочие документы, хранящиеся в файлах «текущее досье» и «постоянное досье», следует  сброшюровать с обязательным указанием  страниц.

Рабочие документы  постоянных клиентов следует хранить  в одном комплекте в хронологическом  порядке. При этом файлы «постоянного»  и «специального» досье могут  переноситься из года год в состав новой рабочей документации.

Ведущий аудитор (или другие аудиторы под его контролем) должен в обязательном порядке отметить на документах произошедшие изменения, если они имеют место, указать  дату внесения изменений и расписаться.

Сохранность рабочей  документации, оформление и передача ее в архив организует ведущий  аудитор, ответственный за конкретную аудиторскую проверку, а в периоды  напряженного графика - лицо, уполномоченное руководством аудиторской фирмы.

Фамилия, имя, отчество ответственного лица и его подпись  указываются в конце рабочей  документации.

Выдача рабочей  документации, фиксирующей текущий  и проведенный ранее аудит, работникам аудиторской организации, не занятым  аудитом данного экономического субъекта, не допускается. Свободный  доступ к рабочей документации могут  иметь лишь руководители аудиторской  организации, аудиторы, ответственные  за данный аудит, а также работники, занимающиеся разработкой внутрифирменных  стандартов аудита. В случае пропажи  или гибели рабочей документации руководитель аудиторской организации  назначает служебное расследование. Результаты служебного расследования  должны быть оформлены соответствующим  актом [9, с. 7-8].

Рабочая документация хранится в архиве аудиторской организации  не менее пяти лет. В случаях повторных  проверок клиента срок хранения продлевается дополнительно на пять лет с даты подписания аудиторского заключения.

При изъятии  из архива рабочей документации с  целью переноса их в состав свидетельств по новому аудиту в графе «примечание» формуляра для отражения документирования по предыдущему аудиту ведущий аудитор отмечает против названия изъятого документа дату и причину изъятия рабочего документа, закрепив это своей подписью.

Каждый рабочий  документ должен иметь идентификационные  параметры (имя клиента, охватываемый аудитом период, описание содержания, фамилия и инициалы подготовившего документ лица, дата подготовки документа  и код индекса).

В рабочих документах следует проставить идентификационные  индексы и перекрестные ссылки, чтобы  помочь их комплектованию в файлы.

Готовые рабочие  документы должны четко и ясно характеризовать работу, сделанную  в рамках аудита. Для этого используются отчеты, составленные письменно и  имеющие форму меморандума, пометки  процедур аудита в программе аудита, отметки непосредственно в записях, имеющихся в рабочих документах.

Рабочие документы  могут храниться в виде данных, зафиксированных на бумаге, на фотопленке, в электронном виде или в другой форме. 

 

3. Документирование  и оценка значимых  вопросов и процедур 

3.1 Документирование  идентификационных  признаков отдельных  статей или тестируемых  вопросов 

При документировании характера, временных рамок и  объема выполненных аудиторских  процедур аудитор должен отражать идентификационные  признаки отдельных статей или тестируемых  вопросов.

Документирование  идентификационных признаков осуществляется для различных целей. Например, это  дает возможность аудиторской группе нести ответственность за свою работу и способствует исследованию нестандартных  ситуаций и несоответствий. Идентификационные  признаки зависят от характера аудиторских  процедур, а также статей или вопросов, подлежащих проверке. Например:

- при детальной  проверке сделанных клиентом  заказов на поставку аудитор  может отразить в рабочих документах  наименование документов, отобранных  для проверки, дату их составления  и номера заказов;

- при проведении  процедур выборочной или обзорной  проверки тех статей, которые  превышают определенную сумму  в данной совокупности, аудитор  может задокументировать объем  процедур и идентифицировать  проверяемую совокупность (например, указать, что все хозяйственные  операции, превышающие определенную  сумму, включены в проверяемую  совокупность);

- при проведении  процедур систематической выборки  из генеральной совокупности  документов аудитор может идентифицировать  и указать в рабочих документах  наименование отобранных документов, их источники, исходную точку  и интервал выборки (например, систематическая выборка накладных  на отгрузку, отобранных из журнала  регистрации накладных за период  с 1 апреля по 30 сентября, начиная  с записи за № 12345 с отбором  каждой 125-й записи);