Документ и системы документации

по способу  отражения хозяйственных операций;

     По  способу отражения хозяйственных  операций документы делятся на разовые  и накопительные.

     Разовые документы отражают одну или одновременно несколько хозяйственных операций. Отличительная черта этих документов – сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Например, приходных ордер по материалам, ведомости распределения расходов, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, кассовые ордера, денежные чеки и т.п.

     Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого времени. Например, дневной заборный лист на отпуск сырья, лицевые счета по заработной плате, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.

по месту составления;

     По  месту составления документы  делят на внутренние и внешние.

Внутренние документы  составляют внутри предприятия. Ими  оформляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри предприятия. Эти документы не выходят за пределы  предприятия, например, расчетно-платежные  ведомости, приходные и расходные кассовые ордера и др.

     Внешние документы составляют вне данного  предприятия и ими оформляются  операции, осуществляемые между предприятиями. Например, счета, накладные, счета-фактуры  контрагентов.

Отдельные внутренние документы в результате совершаемых  хозяйственных операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.

по качественным признакам;

     По  качественным признакам документы  могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является такой документ, который составлен по установленной  форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию. Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным.

по степени  использования средств вычислительной техники.

     По  степени использования средств вычислительной техники при оформлении документов их подразделяют на документы, заполняемые вручную, частично заполненные на машинах (т.е. документы, составленные на фирменных бланках) и полностью выполненные на машинах (расчетно-платежная ведомость, накладная, счет-фактура, инвентаризационная опись и т.д.).

     Документация  по Пенсионному фонду – система  документации, используемая для решения  задач пенсионного обеспечения.

     Информационно-справочная документация – система документации, используемая для решения задач управления информационной базой и ее составными элементами (базы данных, унифицированные формы документов, информационные потоки, технико-экономические показатели и т.д.)

     Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

     Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

     Особенностью  этих документов является то, что они  идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к  руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

     В состав информационно-справочных документов входят:

*докладная записка – см. Организационно-распорядительная документация

служебная записка  – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу

*объяснительная записка – см. Организационно-распорядительная документация

*предложение - разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу

*представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

*заявление - документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

     Все разновидности переписки - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями

*протокол – см. Организационно-распорядительная документация

*акт – см. Организационно-распорядительная документация

*справка - 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

*заключение - документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу

*отзыв - документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы

*сводка - документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.)

*список - перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации

*перечень - систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

 

Заключение

     Документ, как носитель информации, выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

     Кроме того, документирование во многих случаях  является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

     От  четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

 

Список литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / 10 – е изд., перераб. и доп. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005.

2. Гутгорц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций. – М.: ИНФРА-М, 2001.

3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1997.

4. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.

5. Коммерческая корреспонденция на английском языке: Справочник / Сост. А.Р. Бердинский, А.В. Шапурко. – СПб., 2008.

6. Настольная книга секретаря-референта. Контракты, деловая корреспонденция, документация на английском и русском языках / Составлено Н.Я. Самуэльян. – М.: Менеджер, 2005.

7. Письмовник для ведения деловой корреспонденции (на русском и английском языках): Справочник / Коллектив авторов: А.П. Загорская, Н. П. Петроченко, П.Ф. Петроченко. – М.: Моск. рабочий, 2002.

8. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. - Саратов, 2005.

9. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М.: ПРИОР, 2007.

10. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру / Пер. с англ. – М.: Аудит. ЮНИТИ, 2007.

11. Тэйлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. – М.: Сол Систем; Финансы и статистика, 2007.