Документ и системы документации

     Финансовая  документация – система документации, используемая для организации финансовых взаимоотношений субъектов экономики.

     Отчетно-статистическая документация – система документации, используемая для решения задач  государственной статистики и получения статистической информации.

     Отчет - документ, содержащий сведения о результатах  деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.

     Формы документов государственной статистической отчетности являются обязательными  для всех учреждений, организаций  и предприятий. Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Формы ведомственной отчетности готовят федеральные органы исполнительной власти, которые осуществляют отраслевое управление.

     Государственная статистическая и ведомственная  отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органом. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой.

     В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера.

     Государственная статическая и ведомственная  отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами.

     Плановая  документация – система документации, используемая для решения задач прогнозирования и планирования развития экономики.

     Результаты  планирования фиксируются в плановых документах, которые имеют следующие  названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема.

     Особенность плановых документов в том, что они  всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного  вида работ.

     Федеральные планы, программы, генеральные схемы  разрабатываются по решению Правительства одним или несколькими министерствами или ведомствами. Проекты до их представления в Правительство на утверждение в обязательном порядке проходят стадию согласования со всеми заинтересованными учреждениями. Утверждаются федеральные программы, планы и генеральные схемы постановлениями Правительства.

     Отраслевые  планы и программы разрабатываются  органом исполнительной власти, для  подведомственных учреждений и организаций. Утверждаются руководителем органа исполнительной власти (министерства или ведомства) и являются обязательными для выполнения. Контроль за их выполнением осуществляется соответствующим федеральным органом исполнительной власти.

     Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются  администрациями краев, областей, районов, городов, и других территориальных образований и действуют в рамках территории. Как правило, они касаются вопросов социального и экономического развития и благоустройства территорий.

     Планирование  деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий их деятельность также планируется.

     Разрабатываются плановые документы руководством с  привлечением квалифицированных специалистов и обязательно проходят стадию согласования и утверждения.

     Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем  вышестоящей или данной организации  или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.).

     План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных  исполнителей. Форма планов, как  правило, табличная.

Планы организаций  оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы структурных подразделений оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

     Планы работ или мероприятий подписываются  руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем  вышестоящего органа или данной организации.

     Ценовая документация – система документации, используемая для решения задач анализа цен и ценообразования.

     Ресурсная документация – система документации, используемая для решения задач  управления ресурсами.

     Торговая  документация – система документации, используемая для решения задач  управления торговлей.

     Все торговые операции, осуществляемые предприятиями, должны в обязательном порядке быть оформлены документально. Особенно внимание необходимо уделить юридическим  документам, так как без них  эти операции будут недействительны.

     Существующим  законодательством предусмотрены специальные правовые нормы для оформления торговых документов, то есть, если их не придерживаться, документ не будет иметь юридическую силу. К ним можно отнести: содержание, форма, порядок оформления и исполнения, также регламентируемые законодательством.

     В процессе своей финансово-хозяйственной  деятельности торговые предприятия  вступают со своими партнерами во взаимоотношения. Сперва следует заключение договоров, а потом производятся расчеты.

     В торговой деятельности предприятия  чаще всего употребляют договора купли-продажи. По договору купли-продажи продавец обязуется передать имущество (вещь, товар) в собственность, т.е. полное хозяйственное ведение или оперативное управление покупателя, а покупатель обязуется принять имущество и доплатить за него определенную цену.

     Составление договора является сложной и ответственной  частью заключения сделки.

Договор выполняет  следующие функции:

- юридически  закрепляет отношения между партнерами, придавая им характер, обязательность  выполнения которых защищено законом;

- определяет  порядок и способы выполнения  обязательств;

- предусматривает  способы защиты обеспечения обязательств.

     Долгосрочные  контракты позволяют предприятию  планировать деятельность, определять перспективы развития. Все аспекты  хозяйственных отношений, не отмеченные в договоре, регламентированы действующим законодательством, т.е. есть определенные требования к действию договоров.

     Документация  по труду, социальным вопросам и социальной защите населения – система документации, используемая для решения задач управления трудовыми ресурсами и социальной защитой.

     Документация  по бухгалтерскому учету – система  документации, используемая для решения  задач бухгалтерского учета бюджетных  и хозрасчетных учреждений и организаций.

     Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтерского учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

     Основные  признаки, по которым классифицируются бухгалтерские документы:

по назначению;

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

     Распорядительными называются такие документы, которые содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Их основное назначение - передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Многие операции совершаются только при наличии соответствующего распорядительного документа.

     К числу распорядительных документов относятся приказы, распоряжения, записи о приеме и увольнении с работы, об отпуске.

     Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе они не могут  служить основанием для отражения операций в учете.

     Оправдательными (или исполнительными) называются документы, оформляющие уже произведенные  операции. Они составляются в момент совершения операций и подтверждают факт выполнения приказа или распоряжения. Например, расчетные ведомости по заработной плате, накладные, акты, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и многие другие.

     Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются  аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних.

     Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании ранее  оформленных распорядительных и  оправдательных документов. Они предназначены  для отражения бухгалтерских записей в учетных регистрах с целью ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной операции и нет подтверждения факта ее совершения. Например, расчет суммы претензии по иску, расчет износа основных средств и нематериальных активов, расчеты товарных потерь и т.д.

     К документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские  справки. Они составляются в тех  случаях, когда нужно перенести  сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях, и т.п. Необходимость в этом возникает довольно часто, и поэтому справки такого рода в бухгалтерской практике весьма распространены.

     Комбинированными  называются такие документы, которые  сочетают признаки нескольких видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.д. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее в счетах. Например, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты, расчетно-платежные ведомости, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет и т.д.

     Сочетание в одном документе признаков  нескольких видов документов упрощает их учетную обработку, сокращает  количество документов и затраты  на их приобретение. Комбинированные  документы составляют для уменьшения числа документов по хозяйственным операциям, которые повторяются в организации многократно в течение короткого периода.

по способу (порядку) составления;

     По  способу (порядку) составления различают  первичные и сводные документы.

     Первичными  называются документы, которые отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п. Примером первичного документа может также служить приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.

     Сводными  называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них  отражаются операции, ранее уже оформленные  соответствующими первичными документами. Составление вторичных документов напрямую не связано с хозяйственными операциями, в них лишь регистрируются эти операции по данным первичных документов.

     Сводные документы позволяют уменьшить  количество записей в счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся  разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов, отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов, авансовый отчет и др. Авансовый отчет заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом. К числу сводных документов относятся также расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.

 

      Итак, сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных документов и получения  укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях.