Бухгалтерский учет денежных средств

 

1. Бухгалтерский учет денежных средств

Для отражения в бухгалтерском  учете сведений о наличии и  движении денежных средств в российской и иностранных валютах, находящихся  в кассе, на расчетных, валютных и  других счетах, открытых в кредитных  организациях на территории страны и  за ее пределами, а так же ценных бумаг, платежных и денежных документов используются счета раздел V Плана счетов "Денежные средства". Денежные средства в иностранных валютах и операции с ними учитываются на счетах данного раздела в рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты в установленном порядке. Одновременно эти средства и операции отражаются в валюте расчетов и платежей. К разделу V "Денежные средства" относятся счета:

- 50 "Касса";

- 51 "Расчетные счета";

- 52 "Валютные счета";

- 55 "Специальные счета  в банках";

- 57 "Переводы в пути";

- 58 "Финансовые вложения";

- 59 "Резервы под обесценение  финансовых вложений".

Счет 50 "Касса" предназначен для обобщения информации о наличии  и движении денежных средств в  кассах организации. В дебет этого  счета записывают поступление денежных средств и денежных документов в  кассу организации, а в кредит - выплату денежных средств и выдачу денежных документов из кассы организации.

К счету 50 могут быть открыты  субсчета:

- 50/1 "Касса организации";

- 50/2 "Операционная касса";

- 50/3 "Денежные документы"  и др.

Если организация производит кассовые операции с иностранной  валютой, к счету 50 должны быть открыты  соответствующие субсчета для обособленного  учета движения каждой наличной иностранной  валюты.

На субсчете 50/2 учитывают  наличие и движение денежных средств  в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Этот субсчет  открывается организациями (в частности, транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50/3 учитывают  находящиеся в кассе организации  почтовые марки, марки государственной  пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Следует отметить: денежные документы  учитывают на счете 50 в сумме фактических  затрат на приобретение. Аналитический  учет денежных документов ведется по их видам.

На практике для работы с наличными деньгами организация  должна иметь кассу и соблюдать  требования, установленные Порядком ведения кассовых операций. Ответственность  за сохранность ценностей, находящихся  в кассе организации, несет кассир. С кассиром должен быть заключен договор  о полной индивидуальной материальной ответственности. В небольших организациях функции кассира может выполнять  главный бухгалтер.

Сумма наличных денег, которую  компания может оставлять в кассе  на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом  остатка наличных денег в кассе или просто лимитом остатка кассы. Размер лимита устанавливает банк, обслуживающий организацию. Лимит согласовывается банком с руководителем организации и при необходимости может быть пересмотрен. Сверх лимита компания может хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты зарплаты и пособий. Но даже в этом случае срок хранения сверхлимитной наличности составляет не более трех рабочих дней (включая день получения денег в банке). Для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера, - не более пяти дней.

Лимит устанавливается ежегодно. Для этого в банк необходимо представить  соответствующий расчет. Бланк расчета  можно взять в банке. Размер лимита может быть пересмотрен и в  течение года. Чтобы установить новый  лимит, надо написать в банк письмо в произвольной форме с указанием  причин, по которым вы хотите изменить лимит. К письму прилагается новый  расчет на установление лимита.

Если у организации  несколько расчетных счетов в  разных банках, она может подать расчет на установление лимита остатка  кассы в любой из них. После  того как лимит будет установлен, необходимо письменно сообщить об этом в другие банки.

Если организация не согласовала  с банком сумму лимита остатка  кассы, он считается равным нулю. В  этом случае компания будет обязана  сдавать в банк всю денежную наличность. Порядок ведения кассовых операций строго регламентирует расход наличных денег из кассы. Указанием Центрального банка РФ от 20.06.2007 № 1843-У утвержден  перечень выплат, на которые можно  расходовать выручку. Фирмам и предпринимателям позволено тратить кассовую наличность:

- на заработную плату  и другие выплаты работникам, в т.ч. социального характера,  выплату стипендий, командировочные  расходы; 

- на оплату товаров  (кроме ценных бумаг), работ, услуг,  возврат сумм, полученных ранее  наличными, в случае возврата  товаров; 

- на выплату страховых  возмещений по договорам страхования  работников.

Если в кассе компании скопилась сверхлимитная наличность, а сдавать деньги в банк не хочется, выдайте их под отчет своим  работникам. В дальнейшем эти деньги можно либо использовать на приобретение товарно-материальных ценностей, либо вернуть в кассу.

Однако и здесь есть свои нюансы. Так, выдать деньги под  отчет можно только работнику, который  отчитался по ранее выданным деньгам. При этом законодательство не устанавливает  ограничения на суммы, выдаваемые под  отчет. Однако следует помнить: предельный размер расчетов наличными деньгами по одному договору между фирмами, предпринимателями, фирмами и предпринимателями  составляет 100 000 руб. Если это условие  не будет соблюдено, компанию могут  оштрафовать. Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 руб. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен  административный штраф в сумме  от 4000 до 5000 руб. Таким образом, если организация заплатит поставщику наличными  по одному договору 100 001 руб., ее оштрафуют. Если же сумму, превышающую 100 000 руб., внести в кассу поставщика не по одному, а по двум разным договорам (например, по одному договору - 100 000 руб., а по второму - 1 руб.), никакого нарушения не будет.

Приход наличных денег  в кассу отражается по дебету счета 50 на основании приходного кассового  ордера. Деньги, снятые с расчетного счета, следует оприходовать проводкой:

Д-т 50 К-т 51 - поступили с  расчетного счета денежные средства в кассу организации.

Если организация за получение  наличных денег с расчетного счета  уплачивает банку определенный процент, делается запись:

Д-т 91/2 К-т 51 - учтены расходы  на оплату услуг банка.

Расход наличных из кассы  отражайте по кредиту счета 50 на основании расходного кассового  ордера, например:

Д-т 70 (71) К-т 50 - выдана работникам заработная плата (подотчетные суммы).

В кассе могут храниться  не только наличные деньги, но и денежные документы, например почтовые марки, оплаченные авиабилеты, проездные билеты, оплаченные путевки, приобретенные за счет средств  социального страхования. Для их учета к счету 50 открывается отдельный  субсчет 50/3 "Денежные документы".

Счет 51 "Расчетные счета" отражает наличие и движение денежных средств в валюте Российской Федерации  на расчетных счетах организации, открытых в кредитных организациях.

По дебету счета 51 отражают поступление денежных средств на расчетные счета организации, по кредиту - списание денежных средств  с расчетных счетов организации. Суммы, ошибочно отнесенные в кредит или дебет расчетного счета организации  и обнаруженные при проверке выписок  кредитной организации, отражают на счете 76 "Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по претензиям").

Операции по расчетному счету  отражают в бухгалтерском учете  на основании выписок кредитной  организации по расчетному счету  и приложенных к ним денежно-расчетных  документов.

Аналитический учет счета 51 ведется по каждому расчетному счету.

Чтобы открыть расчетный  счет, необходимо представить в банк следующие документы:

- заявление (бланк заявления  можно получить непосредственно  в банке);

- нотариально заверенные  копии учредительных документов  и свидетельства о государственной  регистрации организации; 

- справку о постановке  организации на учет в налоговой  инспекции; 

- нотариально заверенную  карточку с образцами подписей  руководителя (первая подпись), главного  бухгалтера (вторая подпись) и  оттиском печати организации; 

- копию справки о присвоении  организации статистических кодов. 

Компания может открыть  столько расчетных счетов, сколько  необходимо для ее работы. Законодательно количество расчетных счетов не ограничено. Об открытии банковского счета организация  обязана в течение семи дней сообщить в налоговую инспекцию (ст. 23 НК РФ). В противном случае она может  быть оштрафована на 5000 руб. (ст. 118 НК РФ). За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен  административный штраф от 1000 до 2000 руб.

Если договор с банком предусматривает плату за открытие расчетного счета, она учитывается  в составе прочих расходов:

Д-т 91-2 К-т 51 - уплачены банку  денежные средства за открытие расчетного счета (если такая плата предусмотрена  договором банковского счета).

Деньги, поступающие на расчетный  счет, необходимо записать в дебет  счета 51:

Д-т 51 К-т 62 (76) - поступили  на расчетный счет денежные средства.

Некоторые банки выплачивают  организациям вознаграждение за использование  средств, остающихся на расчетных счетах этих организаций. Поступившую сумму  надо отразить как прочие доходы:

Д-т 51 К-т 91/1 - начислен банком процент на остаток по расчетному счету.

Банк может списать  деньги с расчетного счета только по вашему поручению или с вашего согласия. В бесспорном порядке (т.е. без вашего согласия) банк может  сделать это только в исключительных случаях:

- по решению суда;

- по требованию налоговой  инспекции об уплате налоговых  недоимок, пеней и штрафов, начисленных  по результатам проверки.

Пени и штрафы списывают  со счета нарушителя в очередности, установленной гражданским законодательством  Российской Федерации (п. 6 ст. 114 НК РФ).

Если при проверке банковской выписки вы обнаружили, что какая-то сумма списана с расчетного счета  ошибочно, немедленно сообщите об этом в операционный отдел банка. Пока причины ошибки не будут выяснены, спорную сумму отнесите в дебет  субсчета 76/2 "Расчеты по претензиям":

Д-т 76/2 К-т 51 - отражена сумма, ошибочно списанная с расчетного счета.

Аналогичным образом следует  поступить и в случае, если на расчетный счет ошибочно были зачислены  деньги, предназначенные не для вашей  организации. Только в этой ситуации спорную сумму следует отразить по кредиту субсчета 76/2:

Д-т 51 К-т 76/2 - отражена сумма, ошибочно зачисленная на ваш расчетный  счет.

Счет 52 "Валютные счета" применяется для учета наличия  и движения денежных средств в  иностранных валютах на валютных счетах организации, открытых в кредитных  организациях на территории Российской Федерации и за ее пределами.

По дебету счета 52 отражают поступление денежных средств на валютные счета организации, по кредиту - списание денежных средств с валютных счетов организации. Суммы, ошибочно отнесенные в кредит или дебет валютных счетов организации и обнаруженные при  проверке выписок кредитной организации, отражают на счете 76 "Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по претензиям").

Операции по валютным счетам отражают в бухгалтерском учете  на основании выписок кредитной  организации и приложенных к  ним денежно-расчетных документов.

К счету 52 могут быть открыты  субсчета:

- 52/1 "Валютные счета  внутри страны";

- 52/2 "Валютные счета  за рубежом".

Субсчет 52/1 открывают для  учета средств в иностранной  валюте, остающихся в распоряжении организации после обязательной продажи валюты и совершения иных операций в соответствии с валютным законодательством, субсчет 52/2 - для  отражения движения денежных средств  в иностранной валюте по валютному  счету, открытому в банке за пределами  Российской Федерации.

Аналитический учет по счету 52 ведется по каждому счету, открытому  для хранения денежных средств в  иностранной валюте.

Счет 55 "Специальные счета  в банках" предназначен для обобщения  информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранных валютах, находящихся на территории Российской Федерации и за ее пределами в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, а также о движении средств целевого финансирования в их части, подлежащей обособленному хранению.