Бухгалтерские компьютерные системы

      Функциональные  возможности типовой системы представлены на рисунке 1. Используемая в системе форма учета содержит всю необходимую бухгалтеру информацию.

      Функциональные  возможности типовой бухгалтерской  системы  включают в себя следующие  компоненты.

      Журнал  проводок. Регистрация всех финансово-хозяйственных операций предприятия, составление и обработка бухгалтерских про­ водок, их печать помесячно или за любой другой период времени в хронологическом порядке.

      Касса, банк. Составление, печать и хранение кассовых и банковских документов (приходный ордер, расходный ордер, платежное поручение, платежное требование-поручение), автоматическая регистрация проводок по этим документам, составление накопительных  ведомостей операций по кассе и банку, печать кассовой книги.

      Рисунок 1 – Функциональные возможности  типовой бухгалтерской мини-системы

      Валютные  операции. Полноценный учет валютных операций с отражением суммы в любой валюте, ее рублевого эквивалента на дату совершения операции, автоматический пересчет курсовой разницы на отчетную дату, отнесение сумм переоценки валюты на счета, указанные пользователем.

      Расчеты с дебиторами и  кредиторами. Полноценный аналитический учет расчетов с контрагентами, накопительные ведомости по любому контрагенту: поставщику, покупателю, подотчетному лицу, прочим дебиторам и кредиторам. 

      Типовые сводные документы. Накопительная ведомость синтетического и аналитического учета по любому счету или субсчету, оборотная ведомость. Главная книга по дебету или кредиту счетов, развернутое и свернутое сальдо.

      Баланс  и отчетные формы. Автоматический расчет и печать баланса, отчетных форм для представления в ФНС России, в которых  используются данные из проводок, оборотов и сальдо, перенастройка на изменения законодательства с возможностью переопределить порядок расчета и заполнения баланса и отчетных форм. Создание и расчет любых новых форм.

      Налоговый календарь. Система содержит информацию о видах налогов и сроках платежей в бюджет, по желанию пользователя может напоминать о приближении сроков при входе в систему. Эти напоминания можно использовать для контроля сроков отчетности перед руководством, для постоянных платежей арендной платы и прочих регламентных работ в бухгалтерии.

      Быстрый ввод информации. Операции могут вноситься в систему любым удобным способом: выбором из перечня стандартных проводок, копированием аналогичных предыдущих записей по образцу, выбором с использованием блочных проводок либо путем регистрации ранее созданных в системе первичных банковских и кассовых  документов. 

      Подсчет сальдо и баланса. Сальдо по счетам и субсчетам на начало указанного пользователем месяца рассчитываются автоматически. При вводе новых проводок и при исправлении старых система автоматически перемещает дату контроля на самую раннюю дату из редактируемых записей. После этого проводится контроль, и затем вновь рассчитывается сальдо. На основании подсчитанного сальдо система заполняет баланс и составляет отчетные формы. Возможность произвести перерасчет сальдо после внесенных исправлений позволяет отказаться от использования красного сторно в пределах квартала.

      Главная книга, оборотная  ведомость. Если требуется больше информации, чем содержится в сальдо и балансе, то можно составить Главную книгу с суммами по различным корреспонденциям. Такая Главная книга более удобна, чем обширная по размерам шахматка или книга, составленная ручным способом. Оборотную ведомость можно использовать для просмотра оборотов по счетам: развернуто - по каждому счету и субсчету или в свернутом виде - по  синтетическим счетам. 

      Печать  бухгалтерских архивов. При ведении компьютерного учета не следует забывать, что некоторые документы должны храниться в бумажном виде, подписанными и подшитыми, как того требуют инструкции. Поэтому при завершении работ по отчетному кварталу целесообразно отпечатать такие документы, после чего можно приступать к работе в следующем квартале. 

      Работа со справочниками. Для обеспечения удобства конечному пользователю, поддержания работоспособности системы особое значение имеет порядок в справочниках. С настройки справочников начинается работа с системой после ее инсталляции, через справочники заносятся изменения в атрибуты организаций, справочники помогают поддерживать порядок в проводках за счет использования шаблонов.

      Поиск информации. Встроенный гибкий конструктор запросов обеспечивает достаточно сложный оперативный поиск информации по многим атрибутам. 

      Редактирование  шаблонов типовых  форм. Встроенный редактор  типовых форм выходных документов незаменим при настройке на привычный пользователю документооборот, а также в случае изменения отчетных форм для представления в налоговые и статистические органы. 

      Тщательный  контроль. Введенные записи перед расчетом сальдо  контролируются на правильность корреспонденции, на верное указание номеров счета и субсчета, на корректное отражение валютных  операций по текущему курсу.

      Учетная политика. Система должна позволять работать в рамках любой учетной политики и различных планов счетов. Можно настроить план счетов и другие разделы системы на самую специфическую учетную политику предприятия и затем перенастраивать их при изменении законодательства или особенностей предприятия. 

      Показатели  финансово-хозяйственной  деятельности. Предусматриваются расчет показателей деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета, содержащимся в системе, сопоставление показателей по периодам, возможность формирования плановых показателей и контроль выполнения. 

      Работа  с данными прошлых  лет. Обеспечиваются возможность исправления и перерасчета данных прошлого года, просмотр информации любого года из предыдущих лет, автоматический переход в новый год с переносом сальдо по счетам и субсчетам для контрагентов. 

      Контекстная помощь. Контекстные подсказки о режимах работы, о назначении функциональных клавиш, о возможных действиях, инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета с быстрым поиском необходимой информации. 

      Основные  эксплуатационные свойства системы  должны быть  ориентированы на массового  пользователя. Надежность, простота,  гибкость - это именно то, что требуется  бухгалтеру-профессионалу  от систем мини-класса.

      Система должна иметь дружественный интерфейс, встроенный  калькулятор, дизайн, пригодный для многочасовой работы перед экраном, набор сообщений, напоминаний, предостережений.

      Этот  класс систем ориентирован на бухгалтеров, не имеющих  расширенных навыков  работы с компьютером, однако практика показывает, что производительность труда работника зависит не только от  умения уверенно работать со специализированными программами, но и от степени общей компьютерной грамотности, что объясняется необходимостью применения достаточно широкого спектра программ.

     1.4 Комплексная автоматизация бухгалтерского учета

      Развитие  функциональных возможностей бухгалтерских  программ породило спрос на системы с расширенными возможностями. То, что несколько лет назад казалось труднореализуемым для массового пользователя, а для крупных предприятий недостаточно функциональным из-за проблем, связанных с адаптацией под быстротекущую российскую действительность, сегодня не кажется несбыточной мечтой. 

      С одной стороны, зарубежные фирмы  предлагают на российском  рынке  самые современные, построенные на новой технологической  основе комплексные решения для крупных предприятий (SAP, Oracle и  др.), с другой - российские разработчики лучше представляют отечественную специфику. Короче говоря, современный рынок комплексных решений для управления предприятием интенсивно развивается. 

      Российские  фирмы прежде всего уделяют внимание формированию комплексных бухгалтерских  систем с развитыми аналитическими возможностями. Комплексные решения  охватывают все участки  учета  и формируются, как правило, по модульному типу (рисунок 2).

      Рисунок 2 – Типовая структура комплексной  бухгалтерской системы

      При поставке конкретному пользователю возможна настройка на потребности  заказчика. При этом модули, за исключением  ядра системы, могут поставляться и  эксплуатироваться в различных конфигурациях. 

      Благодаря наличию метабазы данных достигаются  гибкость и настраиваемость решений  на конкретные применения. Все это  позволяет  быстро менять структуру  и функции конкретного приложения в условиях меняющейся среды. Как правило, возможны модификации сценариев диалога, переориентация "горячих клавиш", настройка выходных форм и схем расчета с использованием генераторов отчетов. Потенциальной особенностью таких систем является также включение в них  модулей финансового анализа предприятия и его партнеров, а также  планирования и анализа инвестиционных проектов. 

      Комплексные решения обеспечивают решение бухгалтерских  и  управленческих задач, включая  комплексный подход к финансовому  планированию и оценке исполнения бюджетов на предприятии. Бюджеты могут готовиться по разным направлениям: финансовому,  товарному, производственному.

      Отдельные бюджеты могут составляться на конкретные мероприятия или направления  деятельности: маркетинг, капиталовложения и пр. 

      Интеграция  информации достигается при учете и координации деятельности по центрам ответственности (прибыли, затрат, обслуживания) как в бухгалтерском, так и в аналитическом срезе. Сравнение с запланированными показателями осуществляется на регулярной основе, в том числе в рамках информационной системы руководителя вне зависимости от фактической технологии ее реализации. 

      Бюджетирование  должно быть увязано с прогнозированием. При этом хороший эффект дает использование  автоматизированных систем, обеспечивающих моделирование ситуационных (множественных) бюджетов в зависимости от вариантного и прогнозируемого развития и состояния ресурсной базы предприятия с учетом изменчивости внешней среды (на основе нескольких сценариев развития,  например пессимистического и оптимистического).

      Для крупных предприятий, по сути дела, целесообразно создание  ситуационных центров, обеспечивающих руководителей  необходимой информацией в тех  или иных условиях, в том числе  нестандартных и критических. 
2 Характеристика продуктов бухгалтерского программного обеспечения

     2.1 1С Бухгалтерия  8

      1С  Бухгалтерия 8 - универсальная программа  массового назначения для автоматизации  бухгалтерского и налогового  учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это  готовое решение для ведения  учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д. Кроме того, с помощью 1C Бухгалтерии 8 могут вести учет индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения. 

      Функциональные  возможности