Бухгалтерлік есепті ақпараттық қамту

Ендігі жерде есеп жүйесінде қолданылатын құжаттарға түсінік беру қажеттілігі туындайды. Құжаттар деп - әр түрлі үлгідегі қағаздарды, жазбаша куәліктерді, орын алған  фактіні анықтайтын құқықтық қатынастарды растайтын іс-қағаздарын айтады.

Қандай да болмасын құжататрдың  өзіне тән заңмен немесе арнайы ережелермен  белгіленген деректері (реквизиттері) болады. Реквизит – латын сөзі. Бұл сөз қажетті деген ұғым береді. Реквизиттер барлық құжаттарға түсірілуі керек. Құжатардың деректері арнайы мақсаттарға қарай толтырылады. Құжаттар үлгісін пайдаланып, мұның деректерін толтырушы адамдардың заң алдында, кәсіпорын қабылдаған өз ережесінің және құжат айналысын бұзбау үшін жауап береді.

Құжатардың деректеріне мыналар жатады: құжатардың аталуы, үлгінің коды. Құжаттардың жасалған күні, шаруашылық фактісінің мазмұны, өлшеу бірлігі, аталмыш фактіге жауап берушілердің аты-жөні, бұлардың қойған қолы, кәсіпорынның аталуы. Құжат деректері толық толтырылмаған немесе қате толтырылып, бұрмаланған жағдайда, мұндай құжаттардың заң күші болмайды. Сонымен қатар шаруашылық операцияларын жүргізуге болмайды.

Бухгалтерлік есеп шоттарын жүргізу үрдісінде ақпараттар жүйесі де кеңінен қолданылады. Кәсіпорынның күнделікті болып отыратын шаруашылық өмірін құжаттау үшін басқа да ақпараттық құралдар қолданылады. Құжататр қайта өңделіп, басқадай мақсаттарға қолданылуы мүмкін. Мысалға, бастапқы құжат қайта өңделіп, автоматтандыру және машиналық тасымалдау жүйесіне түсірілуі мүмкін. Қазіргі заманғы компьютерлік технологияның кеңінен қолданылуына байланысты магнитті дискілер, ленталар, перфоленталар, т.с.с. ресми құжаттар қатарында қолданылатын болды.

Бухгалтерлік есеп тәжірибесінде  аса жоғары бағаланатын құжаттар бір ғана данада жасалынады. Алайда көптеген құжаттардың көшірмелері жасалып, бірнеше дана орындалады. Мысалға, кәсіпорын кассасына кіріске алынатын ақша қаражаттарына арналған «кіріс ордерін» бірнеше рет қайталап кіріске алып жасауға болмайды. Егер әр құжат тиісті мақсатқа ғана арналып, әрбір көшірмеге жеке қол қойылып, әрбір дана құжат өз қызметі мен атқаратын міндетіне арналған жағдайда, әрбір дана құжат, көшірме емес, түбіртекті құжат болып есептелінеді. Мысалға, сатылатын тауарларға екі дана наклодной қағазы жазылып, бірінші данасы жөнелтілген тауарлармен бірге сатып алушыға жіберіледі, ал екінші данасы тауар сатушы мекемеде қалады. Егер заңдылық жағынан қарағанда құжаттарға жазылатын жазулар тек қана бір ғана жазулар болып танылса, экономикалық жағынан қарағанда құжаттар бірнеше дана болып қаралуы да мүмкін. Экономикалық өмірде қолданылатын құжаттарды заңдылық құқысы бар және экономикалық маңызы бар құжаттар деп қарауға болады. Қандай дәрежеде болмасын құжаттарға жазылатын жазулар шындық пен дұрыстықты ғана көрсетуі керек. өкінішке орай бухгалтерлі кесеп тәжірибесінде дәлме-дәл өлшеу дәрежесін қоя алмайтын да жағдайлар кездеседі. Мысалға, негізгі құралдардың тозу дәрежесін таразыға салып, тозу құнының сомасын лабораториялық құралмен қойғандай есептеп, арнайы құжатқа түсіру қиынға түседі.

Сондықтан, құжаттарды бухгалтерлік есеп өрістерінің негізгісі деп  қарап, счеттар жүргізудің бастапқы ақпараттарын қалыптастыратын үрдісі деп те таныған жөн. Бухгалтерлі  есеп құжаттарының атқаратын рөлі мен  маңызы жоғарығдағыдай сипаттай келіп, құжаттау үрдісі бухгалтерлік есептің тіркеу принципіне жататындығын айтуға болады. Яғни құжаттарға нақтылы фактілер түсіріледі.

Тірке принципі үш кезеңнен:

1) бастапқы құжаттарды  бақылау мен талдаудан; 

2) журналдарға екі  жазудан; 

3) Бас кітапқа түсіріп,  екі жақты жазудың хронологиялық жағынан тұрады. әсіресе, шағын кәсіпорындарда шаруашылық операциялары сомаларын бірден шоттарға түсіруге болар.

 

 

1.3. Құжаттарды өңдеу  және олардың классификациясы

 

Қандай да болмасын кәсіпорынның барлық объектілері бойынша жасалған құжаттар бухгалтерияғатапсырылады. Барлық құжаттар өңделеді, тексеріледі, бағаланады, қажеті болған жағдайда тіркеу журналдарына жинақталады. Кәсіпорын бухгалтериясында құжаттар шаруашылық операциялары шындығымен сәйкес келуі жағынан, заңдылығ жағынан, қажеттілігі мен тиімділігі жағынан, қойылған бағаның дұрыстығы жағынан мұқият тексеріледі. Құжаттарды орындаушы жауап адамдардың қойған қолдары, реквизиттердің толығымен жазылуы, жазу тексттерінің, қойлыған сандардың анықтығы, шығарылған жинақтардың дұрыстығы толығымен тексеріледі. Егер тексеру нәтижесінде қателер жіберілсе, онда мұндай құжаттар осы құжаттарды жасаған жауапты адамдарға қайта жасау үшін қайтарылады.

Жоғарыда айтылған талаптар толығымен  орындалған жағдайда кәсіпорын бухгалтериясында қызмет атқарушы жауапты бухгалтерлер әрбір құжаттарға одтар белгілеп жазады. Мысалға, операциялардың орындалған жеріне қарай қоймаларға, цехтарға аналитикалық жіктеу шоттарына кодтар белгіленеді. Кодтар белгілеу құжаттардың үлгі пішіміне сай жазылады. Осылайша өңделіп, жинақталған құжаттардағы сандық көрсеткіштер ақшалай өлшемге айналдырылып, бухгалтерлік есеп шоттарына жазылады. Шоттарға жазылған операциялардың мұқият дұрыстығы жөніндегі арнайы белгі қойылады. Құжаттарды өңдеу жұмысы шаруашылық операциялары мазмұны мен мәліметтерін көрсетуші шоттар корреспонденциясын жасаумен аяқталады.

Сонымен, бастапқы құжаттар, есеп регистрлары, тіркеу журналдары, бухгалтерлік қорытынды  есеп (отчет) пен баланс, жыл бойы жасалған барлық құжаттар арнайы тәртіппен  қабылданған мерзімге қарай міндетті түрде сақтауға қойылады.

Құжаттар – басқару шешімдерін қабылдау кезіндегі бухгалтерлік ақпарат ретінде алатын орны ерекше. Сондықтан да олардың түрлерін ажырата білу қажет, яғни құжаттарды белгі бір атқаратын маңызы қарай жіктеуіміз қажет.

Құжаттардың құрамы мен маңызына қарай: келіп түскен, ішкі, тұрақты жаңаланып  тұратын, сыртқа жіберілетін құжаттар болып жіктелінеді.

Атқаратын міндетіне қарай құжаттар - әміршілік етуші, орныдаушы, бухгалтерлік есеп жүргізуші болып бөлінсе, кәсіпорынға қатыстылығына байланысты құжаттар – ішкі және сыртқы болып бөлінеді.

Құжаттар көлеміне қарай бастапқы және жинақтаушы құжаттар болып ажыратылады.

Жоғарыдағыдай классификациялық топтарға бөлінген құжаттардың әр тобына түсінік  берілуі керек.

Келіп түскен құжаттар деп – сыртқы субъектілерден түскен, бұлардың шаруашылық өмірінде орын алған нақтылы фактілері жөніндегі ақпараттардан айтады.

Ішкі құжаттар деп  – шаруашылық субъектісініңөзінде  жасалған, осында қызмет атқарушы жауапты адамдарға арналған бастапқы құжаттарды айтады.

Тұрақты жаңаланып тұратын  құжаттарға бухгалтерлік есеп жүйесінде  жүргізілетін бастапқы құжаттардағы көрсеткіштерді жинақтап тіркеуші регистрлар жатады. Тіркеуші регистрларға жазылған мәліметтер негізінде бухгалтерлік қорытынды есеп жасалынады.

Сыртқа жіберілген құжаттарға осы кәсіпорында жасалып, сыртқы пайдаланушыларға арналған құжаттарды айтады.

Әміршілік етуші құжаттарға шаруашылық операцияларын жүргізу  мен тексеру жұмыстарын орындау жөніндегі бұйрық түріндегі құжаттар жатады. Фактілердің орындалғандығын растайтын құжаттарды орындаушы құжаттар деп атайды. Мысалға, кассаның кіріс және шығыс ордерін алуға болады. Операция орындалғанға дейінгі жазылған ордер әміршілік етуші құжат болып танылса, ақшаның берілгендігі немес кіріске алынғандығы жөніндегі кассалық ордер орындаушылық рөл атқарады.

Бухгалтерлік есеп жүргізуші  құжаттарға атқарушы бухгалтерлердің  өздері жасаған құжаттары жатады. Мысалы: есеп жүргізу әдістерін тәжірибеде қолдану үшін есептеу, тіркеу, жетілдіру мен талдау жөніндегі қолдан жасалған құжаттарды айтуға болады. Егер таза пайданың көлемін, бұларға әсер етуші сандық көрсеткіштерді есептеу кәсіпорынның шаруашылық операцияларына жататын болса, онда бұл көрсеткіштер не әміршілік етуші, не орындаушы құжаттар тобына жатады. әр кезеңде жасалған қорытынды есепті (отчет) бухгалтерлік есеп жүргізуші құжаттар тобына жатқызуға болады. Шаруашыылқ операцияларын байланысты көптеген әдістемелік есептер орындау кәсіпорындағы бухгалтерлерге байланысты. Мұндай жағдайда ресми түрде қолданылатын құжаттар үлгісі пайдаланылмайды.

Кәсіпорынға қатыстылығы  жағынан қарағанда құжаттар екі  үлкен топқа – ішкі және сыртқы құжаттар болып бөлінеді. Ішкі құжаттарға кәсіпорынның өз қызметкерлері мен әкімшіліг жасаған құжаттары жатады. Ал, сыртқы құжаттарға кәсіпорынның сыртта жүрген уәкілдері мен басқа да кәсіпорындарға жасалынып, осы кәсіпорынға берілген құжаттар жатады. Мысалы: акционерлердің қолындағы акциялары бухгалтерлік есеп құжаттарына жатпағанымен, кәсіпорынның бухгалтері бұл құжатты тіркеуге міндетті.

Бухгалтерлік есеп жүйесіндегі  құжаттарды іс-тәжірибеде пайдалану  үшін әрбір кәсіпорын ішкі құжаттарды жетілдіріп отыруы керек.

Мазмұн көлеміне қарай  құжаттар бастапқы және жинақтаушы болып  екіге бөлінеді. Бастапқы құжаттар шаруашылық операцияларының орындалған сәтінде (бірінші кезеңінде) жасалынуы керек. Бастапқы құжаттар бухгалтерлік жүргізудің ең басты кезеңін сипаттайды. Бұларға касса ордерлері, чектер, шот-фактуралар, қабылдап өткізу актілері, материалдарға тапсырыс беру сияқты бастапқы құжаттар жатады.

Жинақтаушы құжаттар көптеген бастапқы құжаттар негізінде (екінші кезеңде) жасалынады. Мұнда  бірнеше құжаттарға жекелей жазылған мәліметтердің саны мен сомалары жинақталып көрсетіледі. Жинақтаушы құжаттарға кассирдің есебі (отчеты), тауарлы-материалдық құндылықтар бойынша жасалған есеп, жауапты адамдардың іс-сапарға барғандығы жөніндегі аванстық есебі мысал бола алады.

Жинақтаушы құжаттардың  мысалына тіркеу журналдарын келтіруше  болады. Негізінен тіркеу журналдары бухгалтерияда жүргізіледі. Тіркеу журналдарына бірнеше және біртектес шаруашылқ операцияларының мәліметтері сабақтастық жолмен тізбелеп жазылып отырады. Тіркеу журналдары бір айға, он күнге арнап ашылады. Белгіленген кезеңнің аяқталуына қарай тіркеу журналындағы мәліметтердің жинағы шығарылып, бухгалтерлік есеп шоттарына түсіріледі. Тіркеу журналын жүргізудің негізінде күнделікті бақылау жұмысын іске асыруға мүмкіндік туады. Сонымен қатар, құжаттар саны азаяды, есеп жұмысы біршама жеңілденіп үнімделеді.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ІІ. БАСҚАРУ  ШЕШІМДЕРІН ҚАБЫЛДАУ КЕЗІНДЕГІ БУХГАЛТЕРЛІК АҚПАРАТТЫҢ АЛАТЫН ОРНЫ

2.1. Басқару  шешімдерін қабылдау кезіндегі  ақпараттарға қойылатын талаптар

 

Бухгалтерлік есеп өрісіндегі көрсеткіштер жүйесін қалыптастырып, бұл үрдісті дұрыс ұйымдастырудың басты мақсаты – сыртқы пайдаланушылары мен кәсіпорын басшыларын ақпараттармен қамтамасыз ету. Ақпараттармен қамтамасыз ету басқару жүйесінің элементіне жатады. Басқару дегеніміз – шешім қабылдау, ал тиімді басқару үшін ақпараттар қажет. Басқару деп «көрегендікті» айтса керек. Ақпараттар жүйесін жинақтау арқылы көптеген берекесіздіктерді, түсінбеушілік пен орын алған қарама-қайшылықтарды дұрыс шешуге болады. Яғни ақпараттар өз бетінше қалыптаспайды, мұның үшін мәліметтер қажет, ал мәліметтер аұпараттар жүйесін құрайды. Ақпараттар деп шаруашылық өміріндегі фактілердің орын алғандығын хабарлау дейміз. Кез келген кәсіпорын өз қызметін тұрақты түрде басқа да көздерден қаржыландырып отырғысы келетіндігі рас. Қаржы көздері капитал рыногында болатындығы түсінікті. Міне, осыдан барып кәсіпорындар потенциалды инвесторлар мен басқа да қаржы салымшыларын және сыртқы несиелендірушілер мен құқылы тұлғалардың қаражаттарын іске қосып, түпкі мақсат таза пайда көлемін арттыру үшін бухгалтерлік есеп жүйесіндегі  ақпараттарды басқаларға хабарлап отыруы қажет.

Сонымен, бухгалтерлік есеп жүйесіндегі ақпараттар, біріншіден сыртқы тұлғалардың талабын қанағаттандырады, екіншіден кәсіпорындарындағы бухгалтерлер мен басқарушылардың талабын  қанағаттандырады. Яғни бухгалтерлік есеп ақпараттарын пайдаланушылар есептің мақсатын, мұның өрісіндегі мәліметтер мен бастапқы құжаттарды ұйымдастырудың сипаттамасы мен сапасын, бухгалтерлік есепті толығымен аяқтаудың сатылары мен принциптерін, есеп жүргізудің техникалық әдістерін, шаруашылық операцияларының мазмұнын білген жөн. Түптің түбінде мұның барлығы да басқару үрдісін күнбе-уүн жетілдіріп отырумен қатар, экономикалық талдау жүйесіне негіз бола алады. Кәсіпорын деңгейінде талдау жүргізген кезде тек қана бухгалтерлік  қорытынды есеп көрсеткіштеріне өзара салыстыра салмай, бұған қосымша сүлбе, графикалық әдістерді, диаграмма жасау арқылы да орындауға болады. Мұндай қосымшалар жасау бухгалтерлік қорытынды есептің құрылымы мен маңызын тереңдете түседі.

Нарықтық қатынастар жағдайында бухгалтерлік есеп ақпараттары мен мәліметтерін пайдаланушылардың мақсаты бәсекелестік тұрғыда болатындығынан ақпараттарды пайдаланушылар арасында қарама-қайшылықтар да болуы мүмкін. Сондықтан ақпараттар жүйесі түсінікті әрі қарапайым жолдармен аса бір сапалы және жоғары деңгейде орындалуы керек.  Ақпараттардың мағынасы мен көрсеткіштері логикалық санаға сиятындай болуы жөн. Осылайша қалыптасқан ақпараттар жүйесі тиісті агенттіктер арқылы жарияланған кезде капитал рыногының және қаржы салымшыларының экономикалық мүмкіндіктерін білуге болады.

Сонымен бухгалтерлік есеп аса көп ақпараттардан тұрады. Көптеген ақпараттарды жинақтап жүйеге түсіру кәсіби мамндардың ғана қолынан  келеді. Ақпараттарды жинақтап, бухгалтерлік есеп жүйесіне түсіру үшін көптеген талаптар мен арнайы ережелер қажет. Бұларға: шындық, өз уақытында, қажетті дәлділік т.б. талаптар қойылады. Қойылған әрбір талаптардың өзіндік бағыты мен маңызы бар. Мысалға, шындық түсінігі жүргізілген эксперимент және санадан ауытқымайтын, логикаға жататын негізден қалыптасады. Бұл бағыттағы талапқа сай ағымдағы және септі жалдағы бухгалтерлік есеп мәліметтері нақтылы шындықты көрсетуі үші бухгалтерлік есеп өрісіндегі мәліметтердің барлығы да бастапқы  құжаттар арқылы жүргізілуі керек. Яғни құжаттарсыз шындық болмайды, шындық құжаттардан туындайды.

Ақпараттар жүйесіне қойылатын талаптардың ең маңыздысы - өз уақытысындағы дер кезіндегі  орындалатын талап. Бухгалтерлер мен  басқа да басқарушы тұлғалар үшін тек жалпы мерзім ғана емес, дәлме-дәл  осы күні орындалған бухгалтерлік операциялары қажет. Мұның үшін қажетті көлемдегі және дәл осы күні орындалған операциялар ғана шындық талабымен ұштасады. Айта кететін бір жайт – бұл экономикалық немесе қаржылық талдауға байланысты. Ағымдағы талдау мәліметтері және статистикалық мәліметтер жинақталған күндерден соң мүмкін көптеген уақыт өткеннен соң да пайдаланылуы мүмкін.Сонжықтан қандай да болмасын мәліметтерді пайдаланып экономикалық өмірге қосқан күнді өз уақытында орындалған күн деп анықтауға болады.