Аудит в некоммерческих организациях

     Цель аудиторской проверки учета производственных запасов состоит в подтверждении достоверности данных по наличию и движению товарно-материальных ценностей, в установлении правильности оформления операций по производственным запасам в соответствии с действующими нормативными актами Российской Федерации. 
     Для достижения поставленной цели аудитор должен решить следующие задачи:

•  изучить  положения учетной политики по направлениям данного участка проверки;

•  реальность наличия и существования МПЗ, их состав;

•  ознакомиться с условиями их хранения;

•  подтвердить  правильность оценки МПЗ;

изучить порядок отражения в учете  операций по поступлению, использованию и реализации МПЗ;

• оценить  качество проводимых инвентаризаций МПЗ.

     В методике проверки основных комплексов работ по учету материально-производственных запасов прежде всего необходимо проверить положения учетной политики по учету товарно-материальных ценностей (ТМЦ), которые отражены в документе «Учетная политика». При этом особое внимание следует обратить на то: 
   – как учитываются материальные ценности – по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или по учетным ценам; 
  – какой метод используется для списания материальных ценностей на затраты производства; 
   – какой метод применяется для учета движения материальных ценностей на складе.                                                             

                                                                               

                                                                                                              Таблица 4.1  

           Элементы учетной политики, связанные  с учетом ТМЦ. 

 

     Уточнив выполнение положенной учетной политики, можно приступать к проверке соответствующих комплексов задач по учету материальных ценностей. К таким комплексам относятся: 
– учет поступления материальных ценностей; 
– аналитический учет движения материальных ценностей на складах предприятия; 
– учет использования материальных ценностей по направлениям затрат списания недостач, потерь и хищений материальных ценностей; 
– сводный учет материальных ценностей; 
– анализ использования материальных ресурсов. 
Удельный вес МПЗ может составлять до 25% текущих активов организации. Как правило, МПЗ организации достаточно неоднородны, объем операций по счетам их учета значителен, в связи с чем проверка достаточно трудоемка.

При проверке операций по учету МПЗ аудитору целесообразно  использовать тест внутреннего контроля, что позволяет оценить надежность учета и скорректировать программу проведения проверки.

     Значение аудиторской проверки операций с товарно-материальными ценностями организации велико. Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последовательный контроль за движением, сохранностью и последующим использованием материальных ресурсов. Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений рассматриваемого предприятия. 
     Приступая к проверке аудитору необходимо изучить все нормативные документы, касающиеся порядка приема, учета, хранения и отпуска материальных ценностей, в частности, положения по учету материалов, тары, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, о порядке выдачи доверенностей материально-товарных ценностей и другие. 
     Основной целью аудиторской проверки является получение достоверности информации: 
   – о наличии, движении и оценке имеющихся в наличии материальных ценностей; 
   – об обеспечении сохранности ценностей и соблюдении установленных нормативов их производственного потребления; 
   – о распределении стоимости израсходованных на производство материальных ценностей по объектам калькулирования. 
Методика аудита материальных ценностей содержит ряд этапов: 

     Этап 1. Проверку операций с материальными ценностями рекомендуется начинать с анализа их оценки, так как в фактическую себестоимость приобретения материалов помимо их стоимости по ценам приобретения включаются также: транспортно-заготовительные расходы; уплачиваемые снабженческим организациям комиссионные вознаграждения; таможенные пошлины; оплата услуг сторонним организациям по транспортировке, доставке и хранению ценностей. В то же время аудитор должен проверить, не включались ли в стоимость материалов расходы на содержание складов, отделов снабжения и сбыта производства или расходы на командирование работников для оформления и согласования договоров на поставку материалов, которые должны включаться в состав общехозяйственных расходов. 
    Этап 2. Он включает три основных вопроса: инвентаризация товарно-материальных ценностей; проверка полноты их оприходования; анализ правильности списания. 
     Проверка запасов рассматривается обычно как основная часть аудита на тех предприятиях, где их сумма является значительной величиной. Преднамеренное или непреднамеренное искажение количества или оценки данных по запасам мгновенно сказывается как на финансовых результатах предприятия (поскольку оказывает влияние на определение себестоимости реализованной продукции), так и на балансе в целом. 
     Отсутствие объективной информации о состоянии и стоимостной оценке товарно-материальных ценностей негативно отражается на финансовом состоянии предприятия, поскольку, во-первых, администрация предприятия не имеет возможности точно планировать деятельность предприятия, во-вторых, искажаются показатели финансового состояния предприятия, и внешние пользователи отчетности (кредиторы, банки, инвесторы) не могут объективно судить о рентабельности и платежеспособности предприятия, в-третьих, происходит искажение сумм налогов. 
     В функции аудитора при проверке товарно-материальных ценностей входят:  
   – присутствие при инвентаризации, если запасы значительны и аудитор относится с доверием к ожидаемым результатам;  
  – наблюдение за выполнением процедур инвентаризации и идентификации с целью определения степени соответствия их инструкциям, разработанным администрацией, или нормативным законодательным актам;  
   – их способности решить тройную задачу: 1) обеспечить точность результатов инвентаризации и отражения последних; 2) устранить двойной счет и обеспечить полноту охвата запасов; 3) выявить устаревшие, медленно оборачивающиеся и поврежденные запасы;  
   – проверка правильности подсчета на основе случайной выборки;  
   – проверка правильности отнесения операций к отчетному периоду на участках, где осуществляется движение запасов (это необходимо для подтверждения точности и полноты обхвата при инвентаризации);  
   – получение удовлетворительных объяснений по поводу несоответствий учетным данным и корректировка последних;  
   – проверка правильности оценки фактического объема запасов. 
     До проведения инвентаризации аудитору следует запросить документы о результатах инвентаризации за прошлые периоды, проанализировать изменения в количестве и структуре запасов, обсудить с администрацией вопросы организации и проведения контрольно-инвентаризационной работы; ознакомиться с номенклатурой и объемами товарно-материальных ценностей, а также получить информацию обо всех местах их хранения; выявить дорогостоящие объекты и методы их учета; проанализировать систему внутреннего контроля, хранения и документирования движения ценностей; договориться об участии в инвентаризации компетентных специалистов и проинструктировать их. 
    Сроки и частота проведения инвентаризаций предусмотрены Законом о бухгалтерском учете и отчетности. При смене материально-ответственных лиц, изменении формы собственности предприятия также требуется обязательное ежегодное проведение инвентаризации в конце года, но не ранее 1 октября отчетного года. 
     Особое внимание при проведении инвентаризации следует обращать на номера, марки, наименования товарно-материальных ценностей. Иногда при сличении номеров и марок, указанных в паспортах и данных приходных документов, обнаруживается замена нового автомобильного мотора бывшим в употреблении или дорогостоящего дешевым. 
      Если по результатам проведенной инвентаризации выявлены расхождения фактического и учетного количества, то необходимо выяснить:  
   а) насколько часто встречаются расхождения и какова их значимость;  
   б) влияние этих расхождений на план выборочной аудиторской проверки.  
     Если общая сумма превышает допустимую ошибку, то аудитор должен принять решение о том, как следует оценить сальдо отчетов товарно-материальных ценностей. Вероятнее всего аудитор увеличит объем выборки, однако, если очевидно что уровень ошибок слишком высок, то простейшим способом разрешения проблемы будет требование аудитора к клиенту сплошной инвентаризации запасов в ближайшие сроки и о совершенствовании системы внутреннего контроля. 
     Если по результатам проведенной инвентаризации выявлены расхождения фактического наличия и учетных данных, должен быть выпущен приказ руководителя предприятия и в соответствии с его предписаниями расхождение должно быть исправлено. Учетные данные следует заменить фактическими или же, если материально-ответственное лицо не согласно в недостаче, его доводы должны быть проанализированы и проведена повторная инвентаризация. Кроме того, проверяется своевременность и эффективность взыскания с ответственных лиц задолженности по недостачам ценностей, выявленные за прошлые периоды. 
     Практика показывает, что учет выявленных излишков и недостач ведет к отклонениям от предписанных норм бухгалтерского учета, например, часто недостачи засчитываются излишками в отношении разных товаров, излишки и недостача неверно отражаются на счетах бухгалтерского учета. 
Особенно тщательно аудитор должен анализировать документы на списание материалов в производство и их нормирование. Наибольшее распространение в качестве расходных документов получили лимитно-заборные (лимитные) карты. 
     Общие данные по учету материальных ценностей и производственных запасов проверяются по статьям раздела II «Оборотные активы» активы баланса (ф. 1) по строкам 210, 211, 212, 213, 218 и по таким бухгалтерским регистрам, как Главная книга, журналы-ордера №№ 6, 10, 10/1, вспомогательная ведомость № 10 при мемориально-ордерной форме учета или соответствующие машинограммы, полученные на персональных компьютерах. В МДОУ №58 учет материальных запасов полностью автоматизирован, все документы занесены в ПК.  
     Заключительным этапом проверки является контроль ведения сводного учета материальных ценностей. Эти данные проверяются по данным журнала-ордера ф. №10, ведомостей ф. № 10, 11, 10с, 14, 15с и Главной книги. 
     Кроме того, аудитор проверяет сводные данные по инвентаризации товарно-материальных ценностей и переоценке материалов в части из отражения в балансе. 
     При необходимости аудитор может провести анализ всей системы организации учета материальных ценностей и дать рекомендации по ее рационализации.

   К типичным ошибкам по учету  ТМЦ относят следующие:

   - не заключены договора о материальной  ответственности с кладовщиками (материально-ответственными лицами);

   - неправильно оформляются документы  по приходу и расходу товарно-материальных  ценностей;

   - не ведется аналитический учет  движения ТМЦ в бухгалтерии;

   - нерегулярно проводится сверка  данных по движению материальных  ценностей в бухгалтерии и  на складах;

   - не проводится ежегодная инвентаризация  ТМЦ;

   - на складах хранится большое  количество неиспользуемых ТМЦ;

   - неправильно производится списание ТМЦ по видам расходов;

   - неверно ведется учет НДС  по поступившим ТМЦ. 

     Подобных нарушений в МДОУ  №58 не выявлено. Учет ведется  правильно и своевременно.

     Анализ использования материальных  ресурсов нацелен на выявление  соответствия уровня запасов установленным нормам. В качестве путей рационализации учета можно предложить использование ПК, применение наиболее эффективных методов учета и оценки запасов, организации движения материальных ценностей на складах.

   К материальным запасам в МДОУ №58 относят в основном продукты питания и моющие средства. Поставщиками являются:

- ООО  «Молочный дом» - молоко;

- ООО  «Хлебзавод»- хлеб, выпечка;

- ОАО  «Искра» - молочная продукция;

- ООО  «ПЛЦ» - мясная продукция;

- ООО  «Рыбный дворик» - рыбная продукция;

- Прод  Торг Сервис» - моющие средства.

     В Учетной политике МДОУ №58 (приложение №6) об учете материальных  запасов говорится следующие:

1) к  материальным запасам относят  предметы, используемые в деятельности  учреждения в течении периода  не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости.

2) материальные  запасы учитываются по фактической  стоимости, в которую включаются:

- суммы,  уплачиваемые поставщику, в т.ч.  НДС; 

- суммы,  уплачиваемые за информационные  и консультативыне услуги, связанные с приобретением материальных запасов;

- регистрационные  сборы, гос. пошлины и другие  аналогичные платежи, произведенные  в связи с приобретением материальных  запасов;

- таможенные  пошлины;

- иные  затраты, непосредственно связанные  с приобретением материальных запасов.

3) Списание (отпуск) материальных запасов производится  по средней себестоимости. 

4) Оценка  МЗ по средней стоимости производится  по каждой группе запасов путем  делении общей фактической стоимости  группы запасов на их количество, складывающихся соответственно из средней стоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших запасов в течении данного месяца.

5) Аналитический  учет материальных запасов ведется  в оборотных ведомостях.

   При проверке документов нарушений,  злоупотреблений, хищений не выявлено.