Аудит учета материально-производственных запасов

     Материально-производственные запасы, находящиеся в пути, либо переданные покупателю под залог, учитываются  в бухгалтерском учете в оценке, предусмотренной в договоре с  последующим уточнением фактической себестоимости.

     Списание  материально-производственных запасов  в производство осуществляется по их фактической себестоимости.

     Сумма уценки материально-производственных запасов, которые морально устарели, полностью или частично потеряли свое первоначальное качество, либо текущая стоимость, стоимость продажи которых снизилась, являются внереализационными расходами.

     Суммы дооценки материально-производственных запасов являются внереализационными доходами.

     Для ведения бухгалтерского учета в ОАО «Тайфун» используется утвержденный рабочий план счетов.

     В основу модели заготовления материально-производственных ресурсов положено перемещение материалов относительно структурной единицы. Модель движения материально-производственных ресурсов в ОАО «Тайфун» показана на схеме:

     Рис. 1. Модель движения производственных ресурсов на ОАО «Тайфун»

     Отражение в бухгалтерском учете хозяйственных  операций по движению материалов производится на основании первичных документов по учету материалов.

     В соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» все  хозяйственные операции, проводимые организацией, должны отражаться в  бухгалтерском учете на основании  первичных документов. В п. 12 и 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации также предусмотрено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами.

     Первичные учетные документы должны содержать  следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код  формы; дата составления; наименование организации, от имени которой составлен  документ; содержание, измерители (в  натуральном и денежном выражении) хозяйственной операции; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. Данные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации по учету материалов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. №71а (в редакции с изменениями и дополнениями).

     К ним, в области  учета материально-производственных запасов относят:

     М-2а  – доверенность;

     М-4 – приходный ордер;

     М-7 – акт о приемке материалов;

     М-8 – лимитно-заборная карта;

     М-11 – требование-накладная;

     М-15 – накладная на отпуск материалов на сторону;

     М-17 – карточка учета материалов;

     М-35 – акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений. 

     2.2.  Проверка операций по движению МПЗ.

     Проведение  аудиторской проверки начинают с  обследования складских помещений  и мест хранения материальных ценностей.

     На  проверяемом предприятии материалы распределены по кладовым, каждой из которых присвоен свой порядковый номер, который затем указывается во всех расходных и приходных документах. По данному порядку в каждой кладовой сосредоточены материалы определенных групп. На «базовом» предприятии существуют склады спецодежды, металла, стройматериалов и другие. В самих складах ТМЦ размещены по секциям, а внутри секций по группам, типам в штабелях, мешках, контейнерах, ящиках, поддонах и т.д. Это обеспечивает быструю их приемку и отпуск, а также дает возможность контролировать фактическое наличие материальных ценностей и наличие по документам. Также склады «базового» предприятия обеспечиваются исправными весами, измерительными приборами и тарой.

     Следует отметить, что соблюдаются правила охраны складов, в частности по окончании рабочего дня на наружные запоры складов накладываются пломбы, а перед открытием помещения проверяется состояние замков и пломб.

     При осуществлении контроля за вывозом  материально-производственных запасов  со склада на «базовом» предприятии выдаются пропуска на вывоз товарно-материальных ценностей, которые сдаются работнику охраны и регистрируются в книге регистрации пропусков, что позволяет проверить полноту их возврата.

     На  проверяемом предприятии установлен список должностных лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей (инженеры, экономисты, кладовщики).

     Учет  материалов на складе осуществляет приемосдатчик (кладовщик), который является материально-ответственным лицом. С кладовщиком заключается типовой договор по установленной форме о полной материальной ответственности. В штатном расписании «базового» предприятия предусмотрены должности инженера (товароведа). На них возложены обязанности по оприходованию поступивших товарно-материальных запасов, осуществлению общего руководства кладовой.

     Управление  производственными запасами требует  рациональной организации их аналитического учета, на основе предварительно разработанной  номенклатуры. Номенклатура составляется на основе технических характеристик материалов, топлива и других материальных ресурсов. Она позволяет легко и быстро находить нужные наименования материалов, способствует ведению учета с наименьшими затратами труда, повышению его оперативности и достоверности. Номенклатурный номер материала проставляется на всех документах на поступление и расходование материалов, а также в регистрах бухгалтерского учета. На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов.

     Учет  движения товарно-материальных ценностей  на складах осуществляют в карточках  складского учета, которые открывают  на каждый номенклатурный номер. Записи в карточках складского учета  кладовщики делают на основании первичных документов (приемных актов и счет фактур) в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому кладовые располагают оперативными сведениями  о состоянии запасов материалов. В них на основании первичных документов  отражаются те же данные, что и в карточках складского учета. Ведомости составляют по складам и используют для контроля за движением и состоянием производственных запасов на складах и для оперативного управления. Ежемесячно инженеры кладовых составляют справки о залежалых и ходовых товарах, о невыполненных нарядах, что позволяет руководителю предприятия  и транспортной группе более эффективно координировать погрузку материалов. 

     Первичные документы после записи их в карточках  складского учета передают в бухгалтерию на проверку. Если документы по каким-либо причинам возвращаются в кладовую, то возврат оформляется реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов. Приемосдатчики расписываются в реестре и берут обратно документы на переоформление. Переоформленные документы повторно записываются в книгу сдачи документов и сдаются в бухгалтерию. Это говорит об усилении контроля за проверкой первичных документов в бухгалтерии.

     По  результатам проверки состояния  складского хозяйства и сохранности товарно-производственных запасов устанавливается необходимость проведения внезапной выборочной или сплошной инвентаризации в целом по складу или у отдельных материально-ответственных лиц. Также это достигается путем изучения слабых и сильных сторон внутреннего контроля и системы бухгалтерского учета. 

     2.3. Инвентаризация, проверка поступления и отпуска материально-производственных запасав.

     На  предприятии инвентаризация производственных запасов  проводится в соответствии  с «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (приказ от 13.06.95 №49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»). Для проведения инвентаризации на данном предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Инвентаризация товарно-материальных ценностей производится по их местонахождению и материально-ответственному лицу. Проверка фактического наличия производственных запасов производится при обязательном участии материально-ответственных лиц. На проверяемом предприятии инвентаризация, проводилась с 10.01.06 по 25.01.06 на основании приказа №339 от 08.12.05 о результатах которой, составлен акт после заседания инвентаризационной комиссии. По результатам инвентаризации недостач и излишков комиссией по инвентаризации не обнаружено. Была проверена вся документация, отражающая проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей за проверяемый период. Инвентаризационные описи были заполнены без помарок и пометок, незаполненные строки в них были перечеркнуты.

     Таким образом, в ходе проверки документации по инвентаризации материально-производственных запасов нарушений не было.

     Поступление материалов на проверяемом предприятии  начинается с заключения договора. Для оплаты отгруженных материалов поставщики предъявляют покупателям счета, к которым прилагают документы, подтверждающие отгрузку. На  складе счета поставщиков записывают  в журнал учета поступающих грузов, по которому контролируют своевременность оприходования материально-производственных запасов. После заполнения счета передают  кладовщику для приемки материалов. При поступлении материально-производственных запасов от поставщиков кладовщик проверяет соответствие фактического их количества данным документов поставщика. Если расхождений не обнаружено, то на заводе выписывается приемный акт на все количество поступаемого груза. Затем приемные акты записываются в книгу сдачи документов и передаются в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет правильность оформления, количество и сумму приемного акта, сверяя его с копией счета.

     Основным методом проверки операций по поступлению материально-

производственных  запасов является сопоставление  сопроводительной документации поставщика  с приходными документами  склада и записями  в карточках складского учета.

     В ходе проведения проверки (арифметической проверки, сверки приемного акта со счетом-фактурой, накладной и с договором на поставку) операции по поступлению огнетушителей ОП-5 нарушений выявлено не было.

     Следует отметить, если при приемке материально-производственных запасов от поставщиков установлено расхождение с данными сопроводительных документов, то кладовщик составляет акт о приемке материалов. При проверке своевременности и правильности составления этого акта по приемке материалов нарушений не выявлено.

     Тщательной  проверке подлежат операции отражающие поступления товарно-материальных ценностей, приобретенных подотчетными лицами. На ОАО «Тайфун» приказом утвержден список лиц, которым разрешено приобретать товарно-материальные ценности за наличный расчет. После осуществления покупки подотчетным лицом составляется авансовый отчет, прикладываются документы, подтверждающие покупку. В ходе проведения проверки (законности, необходимости приобретения, полноты оприходования, правильности, правильности оформления оправдательных документов) операции по поступлению запчастей к ксероксу, приобретенных подотчетным лицом, выявлено, что в авансовом отчете не проставлен его номер, а срок предоставления отчета не соответствует положенному сроку (в течение 3-х дней). А в другом авансовом отчете  не проставлен его номер и указана сумма (остаток) предыдущего аванса.

     При проверке операций по поступлению материально-производственных запасов необходимо проверить действующий  на предприятии порядок выдачи доверенностей на их получение. На предприятии этим занимается материальный отдел, который оформляет доверенность и выдает под расписку получателю. Выдача этих доверенностей регистрируется  в журнале учета выданных доверенностей и допускается только лицам, работающим на ОАО "Тайфун". Использованные доверенности оправдываются приходными документами, а неиспользованные возвращаются обратно в материальный отдел. Также на проверяемом предприятии соблюдается срок выдачи доверенностей (15 дней).

     Правильная  организация отпуска материально-производственных запасов со складов служит немаловажным фактором эффективности производственно-финансовой деятельности предприятия.