Кроме того, согласно статьям 2 и 7 Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц», такие подотчетные суммы подлежат включению в совокупный облагаемый доход работника. Так, в частности, в письме Госналогинспекции по г. Москве от 15 декабря 1994 г. № 11-13/16157 указано, что суммы подотчетных средств, на которые отсутствуют документы, подтверждающие расходы, включаются в совокупный облагаемый доход работника.

     Особое  внимание организациям следует обратить на представление подотчетными лицами чеков контрольно-кассовых машин при покупке материальных ценностей у юридических лиц в розничной торговле. (15)

     По  мнению Госналогинспекции по г. Москве (письмо от 8 сентября 1997 г. № 11-13/21380), подотчетные лица должны предъявлять не только товарные, но и кассовые чеки в качестве первичных документов, подтверждающих расходование полученных сумм в розничной торговле.

     Во-первых, ни Законом РФ от 30 декабря 2001 г. № 5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», ни принятыми позже нормативными документами, например, положением по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 7 августа 1998 г. № 745, не установлена обязательность расчетов торговых организаций с юридическим лицами за приобретаемые товары с применением контрольно-кассовых машин.

     Во-вторых, статьей 492 Гражданского кодекса РФ содержание договора розничной купли-продажи  определяется как приобретение покупателем в розничной торговле товаров, предназначенных для личного, семейного или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью.

     Подотчетное лицо приобретает материальные ценности в розничной торговле по поручению  и для нужд предприятия, то есть в целях предпринимательской деятельности. Следовательно, такие расчеты можно производить без применения контрольно-кассовых машин, а в качестве документа, подтверждающего расходование подотчетных сумм принимать товарный чек. (17)

     Ошибка: расчет с другими юридическими лицами выданными под отчет наличными  деньгами в размерах, превышающих  установленные лимиты.

     Расчеты между юридическими лицами за приобретенные  для производственных целей товары (работы, услуги) наличным деньгами, в том числе и выданными из кассы организации под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов. В соответствии с разъяснениями Центрального банка РФ от 28 января 1997 г. № 14-4/95 термин «один платеж» означает расчеты наличными деньгами одной организации с другой в один день по одному или нескольким денежным документам в рамках утвержденных лимитов.

     Нарушение установленного порядка расчетов наличными  деньгами на основании пункта 9 Указа  Президента РФ от 25 июля 2000 г. № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» приводит к наложению штрафов на юридическое лицо — плательщика в двукратном размере суммы произведенного платежа.

     Ошибка: внесение на расчетный счет в банк другого юридического лица наличных денежных средств, полученных под отчет на приобретение материальных ценностей для хозяйственных нужд.

     Указом  Президента РФ от 8 апреля 2003 г. №1212 «О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения» запрещены расчеты наличными деньгами между организациями, в том числе посредством полученных под отчет денежных средств путем их прямого внесения на расчетный счет путем их прямого внесения на расчетный счет другого юридического лица — контрагента, минуя свой расчетный счет.

     Наличные  денежные средства в оплату за товары (работы, услуги) можно вносить только в кассу организации, реализующей  продукцию (товары), выполняющей работы, оказывающей услуги.

     За  несоблюдение установленного порядка, согласно пункту 9 вышеназванного Указа  Президента РФ, на организации налоговыми органами налагается штраф в двукратном размере внесенной на расчетный  счет суммы.

     Ошибка: бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

     Принцип временной определенности фактов хозяйственной  деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

     На  основании этого Положения даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовыми ордерам  и т.п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.

     Противоречие  в указанных датах свидетельствует  о следующих фактах:

• в первом случае — об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм;
• во втором — о возмещении организацией затрат своих работников.

     Последствия, возникающие в первом случае уже  подробно рассмотрены.

     Остановимся на втором случае, когда даты, указанные на первичных оправдательных документах, более ранние, чем на расходном кассовом ордере на получение подотчетных средств. Такой случай может быть расценен как возмещение за счет подотчетных сумм расходов работников, произведенных на хозяйственные нужды организации, в том числе на приобретение горюче-смазочных материалов.

     Приобретенные физическим лицом за свой счет материальные ценности являются собственностью этого  физического лица. Поэтому оплата организацией работнику приобретения товаров (работ, услуг) для производственных целей в этом случае должна оформляться договором купли-продажи.

     При этом в соответствии с подпунктом «т» пункта 8 Инструкции Госналогслужбы России от 29 июня 1995 г. № 35 «По применению закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"» (в редакции последующих изменений и дополнений) с суммы, получаемой физическим лицом от продажи имущества, принадлежащего ему на праве собственности, в части, превышающей тысячекратный установленный законом размер минимальной месячной оплаты труда, организация должна удержать подоходный налог.

     Кроме того, по мнению Госналогиснпекции  по г. Москве (письмо от 1 марта 1995 г. № 11-13/3206), стоимость горюче-смазочных материалов относится на издержки производства и обращения организации только при условии их приобретения непосредственно самой организацией, в том числе при оплате наличными деньгами через подотчетных лиц, выданных в установленном порядке.

Заключение

    В результате проделанной работы была раскрыта тема аудита расчетов с подотчетными лицами, а также подробно разобраны поставленные задачи.

     Существует  множество определений аудита - одни из них закреплены в официальных  нормативных документах, как международных, так и национальных, другие определения даются специалистами в области аудита.

    Федеральный закон Российской Федерации “Об  аудиторской деятельности” от 30.12.2008 г. N 307-ФЗ определяет понятие аудиторской  деятельности: “Аудиторская деятельность - деятельность по проведению аудита и  оказанию сопутствующих аудиту услуг, осуществляемая аудиторскими организациями, индивидуальными аудиторами.

    Аудит согласно того же закона – это независимая  проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица в целях выражения  мнения о достоверности такой отчетности.

    Основной  целью аудита является установление достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности экономических субъектов  и соответствия совершенных ими  финансовых и хозяйственных операций нормативным актам. Цель аудита определяется законодательством, системой нормативного регулирования аудиторской деятельности, договорными обязательствами аудитора и клиента.

     Цель  аудита расчетов с подотчетными лицами — установление правильности и достоверности  данных операций и определение их влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность, установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения по этим операциям нормативным документам, действующим в Российской Федерации.

    При аудите учета расчетов с подотчетными лицами аудитору необходимо руководствоваться  нормативными документами, а именно:

1. Закон РФ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. (ред. от 03.11.2006)
2. Закон РФ «Об аудиторской деятельности» от 7 августа 2001 № 119-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 02.02.2006 № 19-ФЗ, от 03.11.2006 № 183-ФЗ, от 30.12.2008 № 307-ФЗ)
3. Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (в ред. Федеральными законами от 30.12.2008 № 309-ФЗ и от 30.12.2008 № 313-ФЗ)
4. Налоговый кодекс РФ часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ (ред.26.11.2008 г.), и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ (в ред. От 30.12.2008 г.).

   Также аудиторы руководствуются рядом  положений, указаний и планом счетов.

   Состав  первичных документов по расчетам с  подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета.

     Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с  подотчетными лицами, являются:

• авансовые отчет;
• приказы о направлении сотрудников в командировки;
• командировочные удостоверения;
• копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;
• список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
• сметы представительских расходов;
• приказы об утверждении смет представительских расходов;
• оправдательные первичные документы.
• операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:
• журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);
• главная книга;
• иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.

   Для проведения проверки существует план ее проведения. Выглядит он следующим  образом:

   - ознакомление с клиентом

   - ознакомление с учредительными документами

   - изучение материалов заседаний акционеров и отчетности по хозяйственной деятельности

   - уяснение направления и масштабов работы

   - получение необходимой информации  от банков, налоговой и других  служб

   - в результате ознакомления аудитор делает вывод о степени деловой безупречности клиента и принимает решение о проведении аудиторской проверки или отказе от нее.

       При аудиторской проверке расчетов с  подотчетными лицами используются различные  методы получения аудиторских доказательств:

• наблюдение или участие в инвентаризации;
• наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;
• устный опрос;
• получение письменных подтверждений;
• проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;
• проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;
• проверка арифметических расчетов;
• анализ.