Аудит материальных запасов

     При  использовании  материальных  отчетов     отпадает   необходимость   в   составлении   других документов  на  расход  материалов.  Вместе  с  тем   упрощается  расчет  материалов   в  подотчете,  поскольку   в  качестве  регистров  аналитического учета используются  отчеты   материально-ответственных  лиц.

     Проверяя  состояние  учета   движения  материальных  ценностей   на  складах  предприятия,  аудитор   должен  обратить  особое  внимание  на  достоверность  записей   и  правильность  составления  ведомости  учета  движения  материалов  по  первичным  документам  на  прием    и  отпуск  материалов,   сданных  в  бухгалтерию  заведующими  складами  при  оперативно-бухгалтерском  методе  учета  материалов,  когда  работники  бухгалтерии    должны  систематически  контролировать  правильность  записей  в  карточках  складского  учета,  сделанных  материально-ответственными  лицами. 

     Важным  направлением  работы  аудита  является  анализ  производственных   запасов, определения  обеспеченности  предприятия  предметами  труда  для  осуществления  его  бесперебойной  деятельности.

     Для  анализа  запасов   материальных  ценностей  используют  карточки  складского  учета,  оборотные  (сальдовые)  ведомости   и  инвентаризационные  описи,   а  также  первичные  документы. 

     Проводя  аудит  производственных  запасов,  следует  иметь   в  виду,  что  первичные   документы  по  поступлению   и  расходу  производственных  запасов  играют  важную  роль  в  организации  материального  учета,  так  как  являются  его  основой.  Непосредственно  по  первичным  документам  осуществляют  предварительный,  текущий  и  последующий  контроль  за  движением,  сохранностью  и  рациональным  использованием  материальных  ресурсов.

     Первичные  документы  по  движению материалов  должны  тщательно  оформляться,  обязательно   содержать  подписи  лиц,  совершающих  операции,  и  коды  соответствующих   объектов  учета.  Контроль  за  соблюдением  правил  оформления  движения   материальных  ресурсов  возложен   на  главного  бухгалтера   и  руководителя  соответствующих  подразделений  предприятия.

     При   аудиторской  проверке   составом  материальных  запасов   на  последнюю  отчетную  дату   необходимо  установить   обеспеченность  предприятия  теми  или  иными  видами  производственных  запасов   для  осуществления   бесперебойной  работы  предприятия   и  установить  достоверность  учетных  данных  об  остатках   материальных  ценностей   по  счетам  подраздела  20  «Материалы».  Достоверность  учетных  данных  об  остатках  материалов  и  других  ценностей  по  каждому  счету  и  в  целом  по  подразделу  20,    согласованность  данных  аналитического  и  синтетического  учета  проверяют  по  оборотным  или  сальдовым  ведомостям,  составляемым   по  каждому  материально-ответственному  лицу (складу),   ведомости  по    учету   движения   материалов,   журналу-ордеру   № 6,  по  главной  книге и  балансу.  При  необходимости  проводит  инвентаризацию  отдельных  видов  материальных  ресурсов  с  участием  работников  проверяемого  предприятия.

     Как  известно,  сырье  и   материалы  поступают  от  поставщиков,  подотчетных  лиц,  закупивших  материалы  за  наличный  расчет,  от  списания пришедших  в  негодность  основных  средств.

     Для  выполнения  производственной  программы  бизнес-плана  предприятия  определяют  погрешность  материальных  ресурсов  и  приобретают  или  производят  их.  На  поставку  материала  предприятия  заключают  с  поставщиками  договоры,  в  которых  определяют   права, обязанности  и  ответственность  сторон  по  поставкам  продукции.

     Контроль  за  выполнением   плана  материально-технического  обеспечения  по  договорам,   своевременностью  поступления  и  оприходования  материалов  осуществляет  отдел  материально-технического  снабжения.  С  этой  целью  в  отделе  ведут  ведомости  оперативного  учета  выполнения  договоров  поставки.  В  ведомости  отмечают  выполнение  условий  договоров   о  поставке  материалов  по  ассортименту,  их  количеству,  цене,  сроком  отгрузки  и др.  Бухгалтерия  осуществляет  контроль  за  организацией  этого  оперативного  учета. 

     Поступающие  на  предприятие   материалы  оформляются  бухгалтерскими документами.

     В  отделе  снабжения  по  поступающим  документам    производят  проверку  соответствия  объема,  ассортимента,  сроков  поставки,  цен,  качества  материалов  договорным  условиям.  В  результате  такой  проверки  на  самом  расчетном  или  другом  документе  делают  отметку  о  полном  или  частичном  акцепте (согласии  на  оплату). Кроме  того,  отдел  снабжения  осуществляет  контроль  за  поступлением  грузов,  и  при  необходимости  их  розыск.   С  этой  целью  в  отделе  снабжения  ведут  журнал  учета  поступающих  грузов.  В  нем  указывают  регистрационный  номер,  дату  записи,  наименование  поставщика,  дату  и  номер  транспортного  документа,  номер,  дату   и  сумму  счета,  род  груза,  номер  и  дату  приходного  номера  или  акта  о  приемке,  запроса  о  розыске  груза.  В  примечаниях  делают  отметку  об  оплате  счета  или  отказе  от  акцепта.

     Проверенные  платежные  требования  передают  из  отдела  снабжения   в  бухгалтерию, а  квитанции   транспортных  организаций –  экспедитору  для  получения  и  доставки  материалов.

     Экспедитор  принимает  на  станции  прибывшие  материалы   по  количеству  мест  и массе.  Принятые  грузы  экспедитор  доставляет  на  склад  предприятия  и  сдает   заведующему  складом,  который  проверяет  соответствие  количества  и  качества  материала  данным  счета  поставщика.  Принятые  кладовщиком  материалы  оформляют  однострочными  или  многосрочными  приходными  ордерами.  Первый  из  них  составляет  только  на  один  определенный  вид  материала,  во  втором  записывают  все  принятые  материалы  независимо  от  их  количества.

     Материальные  ценности  приходуют   в  соответствующих  единицах.  Если  материалы  поступают,  а  одной  единице,  а  расходуются  в  другой,  то  учет  производится  в  двух  единицах  измерения  одновременно.

     При  отсутствии  расхождений   между  данными  поставщика  и  фактическими  данными  разрешается  оприходовать  материалы  без  записки  приходной  накладной.  В  этом  случае  на  документе  поставщика  ставится  штамп,  в  оттиске  которого  содержаться  основные  реквизиты  приходной  накладной.  Количество  первичных  документов  при  этом  сокращается.

     В  случае,  когда  количество  и  качество  прибывших  на  склад  материалов  не  соответствуют  данным  счета  поставщика,  приемку  материалов  производит  комиссия  и  оформляет  акт  о  приемке  материалов,  который  служит  основанием  для  предъявления  претензий  поставщику.  В  состав  комиссии  приглашают  представителя  поставщика  или  представителя  незаинтересованной  организации.

     Акт  составляют  также  при   приемке  материалов,  поступивших   на  предприятие  без  счета   поставщика  (неотфактурованные  поставки).

расхождения  количества  поступивших  грузов  с  данными  накладной.

     Хорошо  зная  принятый  порядок  оформления  бухгалтерскими  документами  поступающих  на  предприятие  производственных  запасов,  аудитор  должен  проверить  полноту  их  оприходования  и  правильность  при  этом  бухгалтерских  записей.

     Обычно  контроль  за  оприходованием  ценностей  осуществляется  путем  анализа  расчетных  документов,  поступающих  от  поставщиков.  Прибывшие  на  предприятие  ценности  должны  своевременно  приходоваться  на  соответствующий  склад  или,  если  они  сразу  же  переданы  в  цех,  оформляться  как поступившие на  склад и отпущенные  затем в цех,  о чем в документах  делается  специальная отметка.  В этом  случае  работник  склада  подтверждает  наличие и передачу  в цех материальных  ценностей.

     Одновременно  по  этим  же  документам  аудитору  следует  проконтролировать  правильность  записей  на  счетах  бухгалтерского  учета  хозяйственных  операций  по  оприходованию  материалов.

     В  ходе  документальной  проверки  операций  по  приходу  материальных  ценностей  устанавливают:  соблюдение  правил  их  количественной  и  качественной  приемки;  правильность  составления  актов  приемки  или  приходных  накладных;  своевременность  представления  в  бухгалтерию  отчетов  по  материалам  или  регистров  оправдательных  документов;  списание  недостач  материалов  вследствие  несвоевременного  составления  актов  приемки  ценностей  при  выявлении  на  складе  расхождений  с  сопроводительными  документами  поставщиков.

     При  проверке  правильности  ведения  журнала  учета   поступающих  грузов  выясняют,  используется  ли  этот  журнал  для  контроля  поступления  и  оприходования  материальных  ценностей;  передаются  ли  оперативным  работникам  расчетно-платежные  документы  для  их  акцепта  с  соответствии  с  договорами  на  поставку  материалов;  имеются  ли  расписки  должностных  лиц  в  получении  транспортных  и  сопроводительных  документов  для  контроля  прибытия  иногородних  грузов;  делаются  ли  отметки  с  указанием  количества  и  даты  документа  на  прием  и  оприходование  материалов;  указываются  ли  в  журнале  даты  и  номера  запасов  о  розыске  грузов,  не  поступивших  в  установленные  сроки.

      Наиболее  тщательно  аудитор   должен  проверить  полноту  и  своевременность  оприходования  поступивших  материальных  ценностей.  Для  этого  необходимо  сравнить  даты  и  номера  документов,  наименования,  единицы  измерения,  количество,  цены  и  стоимость  материалов,  показанные  в  приемных  актах  или  приходных  накладных  складов,  в  карточках  складского  учета,  с  этими  же  показателями  счетов-фактур,  товарно-транспортных  накладных  и  других  сопроводительных  документов  поставщиков.  В  случае  выявления  каких-либо  расхождений  аудитор  делает  встречную  проверку  у  поставщиков  или  запрашивает  копии  расчетно-платежных  и  других  сопроводительных  документов.  Ему  следует  обратить  внимание  на  оприходование  материальных  ценностей  в  соответствующих  единицах измерения и в размерах  их  фактического  приема. 

     При  поставке  материалов  от  местных  поставщиков   аудитор  проверяет  правильность  оформления  их  приемки  по  товарно-транспортным  накладным,  а  в  случае  получения  ценностей  на  складе  поставщика  по  доверенности  контролирует  также  правильность  ведения  журнала  выдачи  доверенностей  на  получение  материальных  ценностей  и  своевременность  их  оприходования.

     Проверяя  акты  и  другие  документы  на  покупку  у   физических  лиц  материальных  ценностей  по  рыночным  ценам,  оплаченных  наличными  деньгами  из  кассы  или  из  подотчетных  сумм,  аудитор  устанавливает  достоверность  этих  операций  и  правильность  оформления  актов:  наличие  в  них  паспортных  реквизитов,  адресов  и  расписок  граждан  в  получении  денег,  достоверность  подписей  сотрудников  предприятия,  подтверждающих  факт  покупки  материалов  по  рыночным  ценам;  наличие  подписи  у  руководителя  предприятия,  утвердившего  акт  совершения  покупки;  полноту  оприходования  закупленных  ценностей  под  отчет  материально-ответственных  лиц.  По   этим  операциям  необходимо  выяснить,  не  допускалось  ли  списание  закупленных  материалов  на  издержки  производства  или  обращения  без  их оприходования,  соответствующего  документального  обоснования  и  соблюдения  установленных  норм  расходования.

     По  неотфактурованным  поставкам   материалов  аудитор  должен  проверить  соблюдение  порядка  составления  приемных  актов,  полноту  оприходования  ценностей,  правильность  установления  цен,  их  стоимости  и  записей  в  журнале-ордере  №6  по  кредиту  671  «Расчеты  с  поставщиками  и  подрядчиками»,  а  также  правильность  корректировки  этих  записей  после  получения  счетов-фактур  и  других  документов  поставщиков.

     Поступившие  в  отчетном  месяце  неотфактурованные  материальные  ценности,  по  которым  поставщики  не  предъявили  к  оплате  счетов-фактур,  отражаются  в  журнале - ордере  №6  по  условной  оценке  раздельно  по  каждой  поставке,  причем  вместо  номера  счета  ставится  буква  «Н»  (неотфактурованные).  В  следующем  месяце  по  поступлении  счетов  эти  записи  сторнируются  с  одновременным  оприходованием  материалов  по  фактической  их  себестоимости  на  основании  расчетных  документов  поставщиков.

     Существенную  роль  играет  контроль  за  достоверным  отражением  в  бухгалтерском  учете   стоимости  материалов,  находящихся   в  пути,  т.е.  грузов,  оплаченных,  но  еще  не  прибывших   к  концу  отчетного  периода.  Этому  вопросу  необходимо  уделить  достаточно  внимания,  так  как  иногда  допускаются  случаи  неправомерного  отражения  некоторыми  предприятиями  в  стоимости  материальных  ценностей  в  пути  выявленных  при  приемке  материалов  недостач,  различных  претензионных  сумм  по  расчетам  с  поставщиками,  дебиторской  задолженности  за  оплаченные  и  длительное  время  не  оприходованные  (а  подчас  и  похищенные)  ценности.  Поэтому  объектами  аудиторского  контроля  должны  стать  учетные  записи  в  журнале-ордере  №6    в  части  расчетов  за  оплаченные  материальные  ценности,  находящиеся  в  пути.

     Значительное  место  в  аудиторской   проверке  производственных  запасов  занимает  контроль  обоснованности  операций  по  отпуску  материальных  ценностей  со  складов  предприятия  на  изготовление  готовой  продукции,  хозяйственные  нужды,  на  сторону,  для  переработки  и  в  порядке  реализации  излишних  или  неликвидных  запасов  и  проверка  правильности  списания  материальных  ценностей.  Для  обеспечения  контроля  за  расходованием  материалов  и  правильного  документального  его  оформления  предприятие  осуществляет  соответствующие  организационные  мероприятия.  Важным  условием  контроля  за  рациональным  использованием  материалов  является,  например,  их  нормирование  и  отпуск  на  основе  установления  лимитов.  Лимиты  рассчитываются  отделами  снабжения  на  основе  данных  планового  отдела  об  объеме  выпуска  продукции  и  норм  расхода  материалов  на  единицу продукции.