Аудит кассовых операций

     После пересчета наличия денег и  ценных бумаг составляют акт проверки наличия денежных, средств и других ценностей в кассе. Сопоставляя фактическое наличие денежных средств с данными бухгалтерского учета, выявляют результат инвентаризации.

     Если  в кассе имеются бланки строгой  отчетности и ценные бумаги, то их проверяют после проверки наличия денег и результаты отражают в этом акте.

     По  недостачам или излишкам денег аудитор  выясняет причины их образования, принимает  меры ко взысканию недостач с виновных лиц, а если она составляет значительную сумму, рекомендует отстранить кассира от занимаемой должности.

     В операционных кассах магазинов и  столовых инвентаризацию наличия денег  производят, как правило, одновременно с инвентаризацией ценностей  этих предприятий. При инвентаризации подсчитывают наличие денег и определяют остатки денег по данным книги кассира - операциониста, для чего аудитор вместе с заведующим магазина (столовой) и в присутствии кассира снимает показания суммирующих счетчиков кассового аппарата на момент проверки и вычитает показания счетчиков на начало дня (смены). Эту сумму (с учетом использования кассовых чеков, возвращенных покупателями в установленном порядке, и остаток денег по данным кассовой книги на начало работы кассира) сравнивают с фактическим наличием денег, выявленных при инвентаризации.

     При инвентаризации кассы необходимо проверить: имеется ли приказ о назначении кассира, заключен ли с кассиром и раздатчиками (если таковые имеются) договора о  полной индивидуальной материальной ответственности  установленной формы. Соответствует  ли  помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств, по технической укрепленности и оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации.

       При аудите проводится также  инвентаризация денежных документов, находящихся в кассе и иностранной валюты.

     После инвентаризации кассы необходимо проверить, соответствует ли ведение кассовых операций на предприятии Порядку  ведения кассовых операций,  а именно: созданы ли условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк (охрана, автотранспорт и т, п.).

     Основную  часть расчетов наличными деньгами предприятие осуществляет через  кассу. В кассу поступают наличные деньги для выплаты заработной платы, выдачи премий и пособий, на командировочные, хозяйственные и прочие расходы, а также суммы, поступившие в погашение различного рода задолженности, торговая выручка коммерческих структур.

     При аудите кассовых операций используются следующие материалы: «Приходный кассовый ордер» (ф. № KO-I), «Расходный кассовый ордер» (ф. № КО-2), «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» (ф. № КО-3 и КО-За), «Кассовая книга» (ф. N° КО-4), «Книга учета принятых и выданных кассиром денег» (ф. № КО-5), книги аналитического учета прочих денежных средств и бланков строгой отчетности, журнал-ордер № 1 и ведомость № 1, в которых на основании данных отчетов кассира и приложенных к ним документов производятся записи по кредиту и дебету Счета 50 «Касса», машинограммы аналогичного содержания при автоматизации бухгалтерского учета, Главная книга, балансы на соответствующие даты и др⁵.

     Проверяя  кассовые операции, необходимо установить, как соблюдается порядок ведения  кассовых операций в народном хозяйстве, законность и целесообразность совершенных  операций с наличными деньгами.

     Одной из задач проверки соблюдения порядка  ведения кассовых операций является установление правильности оформления документов, по которым производились  операции, связанные с получением и выдачей наличных денег. Осуществляя  эту проверку, необходимо убедиться, что все кассовые приходные и расходные ордера и другие документы заполнены чернилами, четка, ясно, без помарок (никакие подчистки и исправления в этих документах не допускаются), а приложения, послужившие основанием для приема или выдачи денег,  погашены путем наложения штампов «Получено» или «Оплачено» с указанием даты и подписью кассира (отсутствие штампов погашения создает условие для повторного их использования).

     Следует проверить, имеются ли на платежных  ведомостях разрешительные надписи на выплату денег с указанием срока выплати, а в самих ведомостях — росписи лиц, получивших деньга, или отметка «Депонировано», если деньги не получены. Особенно внимательно необходимо проверять достоверность подписей распорядителей кредитов, кассира и получателей денег. Кассовые приходные и расходные документы имеют раздельную порядковую  нумерацию. Пропуск номеров, обнаруженных ярм проверке, может натолкнуть на случаи уничтожения документов с целью сокрытия злоупотреблений, поэтому каждый такой случай: подлежит тщательной проверке. Эти факты также можно выявить по данным журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, в которых бухгалтерия регистрирует выписанные и переданные для исполнения в кассу документы.

     В процессе аудита  нужно также проверить, не совмещали ли  выполнение обязанностей кассира бухгалтеры и другие работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, осуществляющие учет кассовых и  банковских операций или  связанные с учетом расчетов с разными дебиторами и кредиторами по заработной плате, по возмещению материального ущерба; не получали ли выручку от реализации материальных ценностей лица, связанные с их производством или ответственные за их хранение.

     Согласно  п. 36 Порядка ведения кассовых операций  в РФ, на малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с  ним договора о материальной: ответственности.

     При проверке соблюдения кассовой дисциплины следует установить:

     - использование полученных из банка наличных денег по целевому назначению;

     - не превышают ли остатки наличных денег установленного банком лимита;

     - своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, полученных для выплаты заработной платы, премий, пособий, а также сдачу в банк сумм по прочим поступлениям;

     - соблюдаются ли установленные правила расчетов наличными деньгами;

     - не производилась ли выдача наличных денег взаймы другим предприятиям, организациям и учреждениям;

     - полноту и своевременность оприходования денег, полученных по чекам из банка. Сверка производится с выписками банка. В случае выявления в выписках исправлений, подчисток и т. д. необходимо провести встречную проверку в банке (либо сделать письменный запрос в банк);

     - полноту оприходования других поступлений (квартплата, плата родителей за содержание детей в детских учреждениях и т. д.). Сверка производится по данным бухгалтерского учета (по лицевым счетам квартиросъемщиков и т. гг.);

     - правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

     - имеются ли подписи в получении денег, выборочно (в случае необходимости сплошным порядком) проверить соответствие подписей на получение денег в расходных ордерах и ведомостях подписям в других документах (заявление о приеме на работу,  трудовые соглашения и т. п.), особое внимание следует обратить на соответствие подписей при выплате депонированных сумм;

     - правильность ведения кассовой книги и выведение в ней остатков денег на конец дня.

     Проверку  целевого использования поступивших  в кассу денег производят на основании  данных ведомости о поступлении  и расходе наличных денег, составляемой в процессе аудита кассовых операций. Основанием для составления этой ведомости служат данные отчетов кассира и приложенных к ним документов, а также учетных регистров по дебету и кредиту счета 50 «Касса». По данным указанной ведомости можно сделать выводы не только об использовании наличных денег по целевому назначению, но и полноте взносов поступивших и неиспользованных денег, о соблюдении установленного лимита остатка денег в кассе и др. 

     Соблюдение  лимита денет в кассе проверяется  главным образом в течение месяца по данным кассовой книги путем сопоставления установленного банком лимита с остатками денег в кассе на конец каждого дня.

     Одновременно  особое внимание обращают на возможные  случаи несвоевременной сдачи выручки  в банк, расходования ее не по назначению, несвоевременного возврата в банк неиспользованных денежных средств и нарушения правил расчетов наличными деньгами. В случае грубых нарушений требуют объяснения от должностных лиц и добиваются устранения недостатков.

     Своевременность и полнота возврата денег в банк проверяется путем сопоставления данных квитанций банка, где приводятся сумма и дата приема денег и выписок банка по счетам с датой окончания массовых выплат денег, указанной в разрешительной надписи на платежных ведомостях, и суммой депонированной заработной платы и других невыплаченных сумм, а также с датой и суммой  оприходования денег в кассу  по прочим поступлениям.

     Все эти суммы должны быть внесены  в банк на следующий день. 

     Предприятия, учреждения и организации имеют  право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи заработной платы и стипендий в течение трех дней со дня получения этих денег в банке. Не использованные в этот срок на указанные цели денежные средства возвращаются в банк и выдаются по первому требованию предприятий, учреждений и организаций для расчетов по заработной плате и стипендиям.

     Соблюдение  действующих правил расчетов наличными  деньгами устанавливается при проверке содержания кассовых операций по документам. Оправдательными документами для таких расходов являются счета мелкооптовых баз и специализированных магазинов; копии товарных чеков, выдаваемых магазинами, а также документы об оприходовании приобретенных материальных ценностей.

     Если  есть случаи неправильного приобретения материальных ценностей, то нужно установить, кто разрешил совершить эти операции.

     Одним из серьезных нарушений кассовой дисциплины является выдача наличных денег взаймы другим предприятиям, организациям и учреждениям. Такие  факты устанавливаются по кассовым документам на выдачу денег и записям на счетах бухгалтерского учета. Аудитор обязан установить, чем вызвано заимствование денег, по чьему разрешению.

     Проверяя  кассовые операции, аудитор должен установить их законность, достоверность  и целесообразность по  приложенным оправдательным документам к приходным и расходным кассовым ордерам .

       При проверке достоверности проведенных  денежных операций встречаются,  например, такие злоупотребления  оплачивают фиктивные счета или  документы, изъятые из архива  прошлых периодов, т. е. ранее оплаченные; подделывают подписи получателей денег; изменяют текст документов и оттисков печати, штампа; включают в платежные документы вымышленных лиц; безосновательно увеличивают выплачиваемую сумму по ведомостям на выплату заработной платы, отпускных, премий, пособий и т. п.; безосновательно начисляют и выплачивают суммы за невыполненные работы путем применения завышенных расценок, пониженных норм выработки или путем неправильного подсчета причитающихся сумм; не приходуют деньги, полученные кассиром по чекам в банке, и др.

     Фиктивность счета можно установить при встречной  проверке содержания этих счетов. Изъятые  из архива документы могут отличаться по цвету, виду (пожелтевшие, выцветшие, помятые, проколотые), форме, подтертым  или скрытым какими-нибудь надписями датам, подписям и т. п. При подделке документов злоумышленники прибегают к травлению, подчистке, дописке и другим приемам. С помощью лупы или на просвет аудитор может обнаружить сделанные исправления в документах. Чтобы убедиться окончательно в подозреваемой подделке, следует произвести встречную проверку содержания поддельного документа. В сомнительных случаях нужно опросить получателей денег. Если деньги выплачены по доверенности, нужно убедиться в ее подлинности.

     При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует выборочным путем установить, все ли внесенные в них лица являются работниками проверяемого предприятия, нет ли среди них подставных лиц. Такие факты можно установить, сопоставляя фамилии лиц, внесенных в платежную ведомость, с данными учета личного состава, табелей и других документов. Следует иметь в виду, что для предупреждения подобного рода злоупотреблений платежные ведомости должны визироваться после их составления и до выплаты по ним денег отделом кадров.

     Правильность  сумм, выплачиваемых отдельным лицам, и итога по платежной ведомости  в целом устанавливается путем  сличения этих данных с соответствующими данными расчетной ведомости. Если в расчетной ведомости указан общий итог без подразделения по платежным ведомостям за данный период, то проверяется общая сумма всех платежных ведомостей за данный период. Правильность суммы итогов платежных ведомостей определяют путем прямого подсчета, а затем сверяют ее с итогом соответствующей графы расчетной ведомости (например, по графе «К выдаче»). При этой проверке также обращают внимание на величину выплаченных сумм отдельным лицам (особенно депонентам) с последующей проверкой их реальности, на достоверность подписей лиц, подучивших деньги, на дописанные суммы, подчистки, неоговоренные исправления, некачественно оформленные доверенности и т, д. Если у аудитора возникли сомнения, то нужно провести соответствующие встречные и другие проверки и получить по интересующим вопросам объяснения у должностных лиц.