Аудит цикла реализации и формирования фин результатов

     Подготовка  к поставке продукции

     Процедуры контроля за подготовкой к поставке продукции покупателям должны заключаться в следующем.

     Выписка товарно-транспортных накладных и  санкционирование отгрузки во избежание злоупотреблений (согласно принципу внутреннего контроля «разделение обязанностей») производится разными должностными лицами. Выписанные экземпляры товарно-транспортных накладных регистрируются в специальном журнале. Например, должностным лицом отдела сбыта, санкционирующим отгрузку, по установленному порядку осуществляется контроль правильности оформления выписанных товарнотранспортных накладных: заполнения реквизитов, соответствия указанных цен условиям договора, соответствия характеристик продукции (наименование изделия, количество и т.д.) и других данных условиям договора и графикам отгрузок. Кроме того, он производит контрольное сличение суммы, указанной в товарно-транспортной накладной, с данными по фактическому уровню дебиторской задолженности покупателя (при ее наличии) в целях предотвращения превышения установленного данному покупателю критического уровня задолженности. При наличии отклонения (если в результате отгрузки будет превышен лимит задолженности из-за того, что покупатель имеет просроченные долги) отгрузка санкционируется им только на сумму, в результате добавления которой к фактическому уровню дебиторской задолженности данного покупателя не будет превышен установленный ему лимит задолженности, а покупатель ставится об этом в известность соответствующим уведомлением.

     Для того чтобы удостовериться в присутствии  вышеуказанных процедур контроля на предприятии, аудитор может выбрать несколько товарнотранспортных накладных и проконтролировать наличие следующих параметров контроля:

• все четыре экземпляра товарно-транспортных накладных имеют одинаковые номера;
• все реквизиты заполнены в соответствии с действующими правилами и являются верными;
• указанные в товарно-транспортных накладных характеристики продукции соответствуют условиям договора и взаимоувязаны;
• суммы правильно подсчитаны;
• лимит коммерческого кредита, установленный покупателю по условиям договора, не превышен;
• на каждом экземпляре товарно-транспортной накладной имеется санкция на отгрузку уполномоченного лица отдела сбыта.

     Выписанные  товарно-транспортные накладные передаются на склад готовой продукции. Получив  экземпляры товарно-транспортной накладной, заведующий складом проверяет наличие на них соответствующей подписи (санкции) уполномоченного лица отдела сбыта и при ее наличии организует отборку продукции из мест хранения, комплектацию партии отправки.

     При прибытии автомобиля в зону погрузки склада готовой продукции заведующий складом (кладовщик), сверяя соответствующие реквизиты путевого листа и транспортного раздела товарно-транспортной накладной, проверяет соответствие прибывшего под погрузку автомобиля параметрам данной поставки. Принимающий груз водитель-экспедитор также осуществляет контроль за соответствием характеристик отгружаемой в автомобиль продукции данным товарно-транспортной накладной, исправностью тары, наличием надлежащей маркировки грузовых единиц, соблюдением правил погрузки и крепления груза. После проведения погрузки заведующий складом в соответствующих разделах товарно-транспортной накладной проставляет номер путевого листа, указывает наименования документов, следующих с грузом (паспорт, сертификат и т.п.), вид упаковки, количество мест (товарных мест или грузовых единиц) и скрепляет экземпляры товарно-транспортной накладной штампом склада и своей подписью с указанием фамилии и должности. Принявший груз водитель-экспедитор также указывает свои данные и расписывается о приемке груза. Первый экземпляр товарно-транспортной накладной остается на складе готовой продукции и служит основанием для списания готовой продукции из подотчета.

     При получении данных об отгрузке продукции  покупателю, уполномоченное лицо отдела сбыта в журнале ежедневного учета отгрузки проставляет следующие данные:

• наименование покупателя;
• дата и номер договора поставки;
• дата выписки и номер соответствующей товарно-транспортной накладной;
• дата и время фактического осуществления отгрузки;
• фактические данные по отгрузке (по данным третьего экземпляра товарно-транспортной накладной) в стоимостном и натуральном выражении по каждому наименованию отгруженной продукции.

     По  данным вышеуказанного регистра ежедневно  составляются отчеты, содержащие сведения по отгрузкам за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады или месяца, т.е. соответственно календарным графикам отгрузки).

     На  основе ежедневных отчетов составляются рапорты о выполнении оперативно-календарных  планов (графиков) отгрузок. Полученные отчеты (рапорты) анализируются начальником отдела сбыта и устанавливаются причины отклонений, выявляются виновники, принимаются меры в пределах своей компетенции. Затем эти отчеты (рапорты) и объяснительные записки с указанием причин отклонений, выявленных виновников и принятых мер передаются дирекции организации. На производственных совещаниях дирекции принимаются соответствующие управленческие решения.

     Проверяя  данный участок процедур внутреннего  контроля, аудитор, проводит опрос руководства  отдела сбыта в целях выявления наиболее часто возникающих причин отклонений от заданных объемов реализации и принятых по отклонениям управленческих решений (мер).

     На  основании полученного от водителя-экспедитора экземпляра товарно-транспортной накладной с отметками покупателя о приемке продукции (данные отметки являются свидетельством отгрузки) работником бухгалтерии выписывается счет-фактура в двух экземплярах, первый из которых представляется покупателю. Второй экземпляр счета-фактуры подшивается и хранится в составе учетной документации (в журнале учета выдаваемых счетов-фактур). При этом данные счета-фактуры сверяются с данными товарно-транспортной накладной и условиями договора (заказа).

     Бланки  счетов-фактур должны быть заранее  пронумерованы. Последовательность нумерации проверяется главным бухгалтером.

     Счет-фактура  является основным документом, по которому объем реализации отражается в бухгалтерском  учете. На основе выписанных счетов-фактур работник группы учета готовой продукции  бухгалтерии в соответствующих  регистрах ведет аналитический и синтетический учет реализации готовой продукции.

     Выписанная  счет-фактура - основа для регистрации  дебиторской задолженности покупателей, опираясь на которую работник бухгалтерии заполняет регистры аналитического учета покупателей. Указанным работником также ведется книга продаж, в которой он в хронологическом порядке регистрирует выписанные счета-фактуры.

     Книга продаж должна быть прошнурована, а  ее страницы пронумерованы и скреплены печатью. Контроль за правильностью оформления счетов-фактур и ведения книги продаж методами проверки документов осуществляет главный бухгалтер организации или другое, уполномоченное директором организации, должностное лицо (внутренний аудитор).

     Для ознакомления с вышеприведенными процедурами  внутреннего контроля клиента аудитор проводит анализ процесса подготовки счетов- фактур. Он может выборочно взять несколько заказов на существенную сумму и сканировать соответствующие им товарно-транспортные накладные и счета-фактуры для определения недостающих (пропущенных) номеров в целях проверки полноты учета отгрузок, проследить проводки в регистрах и Главной книге, а также точность счетов покупателей.

     Контроль  оплаты продукции  покупателями

     Ежедневно работник бухгалтерии получает из банка  выписки с текущего счета, в которых указаны все данные о движении и остатках денежных средств на счетах организации, в том числе поступившие от покупателей за день денежные суммы в оплату отгруженной продукции. К банковским выпискам прилагаются оправдательные документы (отражаемые в выписке приходные и расходные документы). Получив банковскую выписку, работник бухгалтерии осуществляет контроль полноты указания в выписках перечисленных покупателями сумм, сверяя поступившие от покупателей суммы по выписке с суммами, указанными в прилагаемых к ней оправдательных документах (в платежных поручениях, спецификациях к ним и т.п.).

     Бухгалтер по расчетам с покупателями ведет  оперативный учет и методом документальной сверки осуществляет контроль за своевременностью и полнотой оплаты продукции покупателями. На основании банковских выписок и оправдательных документов он делает соответствующие отметки об оплате в регистрах расчетов с покупателями. Им также ведется учет отказов (полный отказ или частичный отказ) от оплаты с указанием даты поступления отказа, его суммы и причин.

     Бухгалтер по расчетам с покупателями представляет главному бухгалтеру ежедневные отчеты по выполнению плана поступления денежных средств за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады, месяца, квартала, года) в разрезе покупателей и заключенных с ними договоров; к данным отчетам прилагаются расшифровки по отклонениям, в которых отклонения разбиваются по календарным датам их возникновения.

     Бухгалтерией  устанавливаются причины и выявляются виновники отклонений. Причинами могут быть: несвоевременное поступление в бухгалтерию документов, подтверждающих отгрузку; несвоевременное предоставление их в банк для получения платежа; несвоевременная сдача в банк (или высылка покупателю) платежных поручений; несвоевременная выписка и высылка покупателям счетов-фактур; ошибки в планировании продолжительности документооборота; ошибки в планировании поступлений от просроченной дебиторской задолженности; отказ (частичный отказ) покупателей от оплаты; их неплатежеспособность или платежная недисциплинированность и другие причины. О факте возникновения отклонений от планируемых поступлений денежных средств главный бухгалтер или его заместитель по установленному порядку (оперативно, ежедневно) уведомляет начальника отдела сбыта соответствующими докладными записками, в которых, кроме расшифровки отклонений (сумма, покупатель, договор, счет-фактура, длительность просроченной задолженности, т.е. период времени от момента ее возникновения), указывает установленные причины и выявленных виновников.

     Проведя анализ полученных данных по отклонениям, главный бухгалтер принимает меры в пределах своей компетенции (по виновникам, по оперативной корректировке бюджетов движения денежных средств и т.д.).

     Отчеты  о движении денежных средств (в разрезе  установленных отчетных периодов), а также докладные записки с расшифровкой отклонений, указанием их причин, виновников и принятых мер главный бухгалтер представляет на ежедневных оперативных совещаниях руководителей организации.

     Аналитический учет расчетов с покупателями должен вестись по каждому покупателю и каждому договору с учетом каждого предъявляемого к оплате счета и должен обеспечить получение данных по возникновению задолженности, срокам и способам ее погашения (в том числе по задолженности, обеспеченной векселями).

     Одновременно  с занесением данных по оплате работником группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами осуществляется бухгалтерский контроль методом сверки оплаченных сумм и числящейся задолженности. Такой контроль позволяет выявить: уложился ли покупатель в срок, на который ему была предоставлена скидка (при ее предоставлении); полноту и своевременность погашения задолженности; неверные записи по статьям дебиторов (ошибки при вводе данных по дебиторской задолженности покупателей); неучтенную ранее дебиторскую задолженность покупателей (и, соответственно, неучтенные поставки).

     Периодический контроль регистров аналитического учета покупателей (дебиторов), проводимый главным бухгалтером организации методами документальной проверки (сверки), позволяет выявить превышение критического уровня дебиторской задолженности покупателя, неучтенное при санкционировании отгрузки, а также просроченную задолженность, по которой не приняты меры к взысканию.

     Для проведения проверки внутреннего контроля по оплате счетов покупателями аудитор выборочно изучает поступление денег в регистрах аналитического учета по каждому покупателю и сравнивает с выписками банка, а также сопоставляет итоги регистров с данными по счетам ^Главной книги. Аудитор проводит опрос руководства финансовой службы для выяснения основных причин невыполнения планов денежных поступлений от покупателей.

     Контроль  дебиторской задолженности

     В целях повышения эффективности системы контроля за состоянием расчетов с покупателями должны быть формально определены, и фактически выполняться следующие процедуры, направленные на своевременное и полное погашение дебиторской задолженности покупателей: