Анализ деятельности кадровой службы и ее автоматизации на примере открытого акционерного общества «Уральский научно-исследовательский и

Первую группу образуют свободно распространяемые программы («WDATEOK», «Кадры», «Отдел кадров и ДОУ», «Табель»). Они обеспечивают автоматизацию отдельных функций и не сопровождаются авторами.

Во вторую группу входят программы, которые разрабатываются собственными программистами для своей организации («SLS-Кадры», «STAFF-Кадры», «Triamant» и др). Такие программные продукты, с одной стороны, уменьшают затраты на приобретение, но поддержка и сопровождение обычно стоят немалых денег.

Третья группа образована бухгалтерскими системами, в состав которых включен функциональный модуль «Кадры». Основной целью программ данной группы является обеспечение бухгалтерского учета, где наличие некоторых функций кадрового модуля необходимо для их полноценной работы. Кадровые модули могут отличаться между собой полнотой учетной карточки, наличием тех или иных выборок. («1С Зарплата и кадры», «Platinum», «Ultima-S», «Scala», «Галактика», «БОСС-Кадровик» и др). Для систем этой группы характерна узость базовой версии, что требует достаточно большой доработки и ведет к несовместимости с новыми версиями системы.

Четвертая группа представлена комплексными системами автоматизации деятельности предприятия, основанными на использовании системы баз данных, охватывающих все сферы деятельности предприятия. Среди предлагаемых на рынке систем на первый план выдвигаются «Orakl-Кадры» и «NS2000», представляющие собой системы четвертого поколения и достаточно полно отражающие современный уровень развития программно-аппаратного обеспечения автоматизации деятельности предприятий.

Фирмы и люди, разрабатывающие  различные программы автоматизации  кадрового документооборота, ориентируются  на определенные задачи, на какой-то круг пользователей со своими потребностями, предпочтениями и вкусами. С потребительской  точки зрения, автоматизированные системы  управления предприятием различаются  своей направленностью. Например, для  «Бэст» или «Парус-5» приоритетной является сфера торговли; «Инфософт» – один из лидеров в области автоматизации учета на производстве. Кроме того, существуют универсальные системы управления предприятием: «Парус-4», «Инфин», «Абакус», «БОСС», «Галактика», «Supermanager-6-7» и др.

Для долговременной удобной работы необходима многофункциональная, самостоятельная сетевая кадровая программа, с развитым сервисом и возможностью стыковки с другими системами, мощным штатным расписанием, комплектом шаблонов и простым интерфейсом.

7. Теоретические аспекты автоматизированного рабочего места

На современном этапе  автоматизации управления производством  наиболее перспективным является автоматизация  планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных  непосредственно на рабочих местах специалистов. Эти системы получили широкое распространение в организационном  управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ). Автоматизированное рабочее место (АРМ) в основном ориентировано на пользователя, не имеющего специальной подготовки по использованию вычислительной техники. Основным назначением АРМ можно считать децентрализованную обработку информации на рабочих местах, использование соответствующих «своих» баз данных при одновременной возможности вхождения в локальные и глобальные сети. Для каждого объекта управления необходимо предусматривать АРМ, соответствующие их значению. Однако принципы создания любых АРМ должны быть общими:

• системность(структура системы определяется функциональным назначением);
• гибкость (система приспособлена к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов);
• устойчивость (система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема);
• эффективность (интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы).

Функционирование АРМ  может дать желаемый эффект при условии  правильного распределения функций  и нагрузки между человеком и  машинными средствами обработки информации, ядром которой является компьютер. При этом человек в системе АРМ должен оставаться ведущим звеном.

Автоматизированное рабочее место - это специализированния система, представляющая собой комплекс технических средств и программного обеспечения, ориентированного на конкретного специалиста - администратора, экономиста, инженера, конструктора, архитектора, дизайнера, врача, библиотекаря, музейного работника, и т.д. Автоматизированное рабочее место кадровика является автоматизированной системой управления и документооборота, ее предполагается использовать для автоматизации функций управления кадровика: анализа, планирования и учета.

К АРМ любой деятельности можно предъявить ряд общих требований, которые должны обеспечиваться при его создании, а именно:

• непосредственное наличие средств обработки информации;
• возможность работы в диалоговом (интерактивном) режиме;
• выполнение основных требований эргономики: рациональное распределение функций между оператором, элементами комплекса АРМ и окружающей средой, создание комфортных условий работы, удобство конструкций АРМ, учет психологических факторов человека-оператора, привлекательность форм и цвета элементов АРМ и др.;
• достаточно высокая производительность и надежность персональных компьютеров, работающего в системе АРМ;
• адекватное характеру решаемых задач программное обеспечение;
• максимальная степень автоматизации рутинных процессов;
• оптимальные условия для самообслуживания специалистов как операторов АРМ;
• другие факторы, обеспечивающие максимальную комфортность и удовлетворенность специалиста использованием АРМ как рабочего инструмента.

Структура АРМ включает совокупность подсистем - технической, информационной, программной и организационной.

Техническая подсистема представляет собой комплекс технических средств, основой которого служит персональный компьютер,  предусматривающий работу специалиста без посредников (программистов, операторов и др.). К техническим средствам, непосредственно образующим АРМ, надо еще добавить средства связи с другими АРМ, работающими в общей сети объекта, а также другие средства связи (телефон, телекс, телефакс). Одним из важнейших факторов, определяющим эффективность работы на АРМ, является наличие «дружественных» средств интерфейса по отношению к сотруднику отдела кадров, создающих комфортность работы на машине.

К информационной подсистеме относятся массивы информации, хранящейся в локальных базах данных, как правило, на дисковых накопителях. Сюда же относится и системы управления базами данных.

Программное обеспечение включает операционные системы, сервисные программы, стандартные программы пользователей и пакеты прикладных программ, выполненные по модульному принципу и ориентированные на решение определенного класса задач, обусловленного назначением АРМ. По мере необходимости в программное обеспечение включаются также пакеты программ для работы с графической информацией.

Организационное обеспечение АРМ имеет своей целью организацию их функционирования, развития, подготовки кадров, а также администрирования. К последнему относятся: планирование работы, учет, контроль, анализ, регулирование, документальное оформление прав и обязанностей пользователей АРМ.

Если устройство АРМ достаточно сложно, а пользователь не имеет  специальных навыков, возможно применение специальных обучающих средств, которые позволяют постепенно ввести пользователя в среду его основного  автоматизированного рабочего места.

АРМ могут быть индивидуальными, групповыми, коллективными. Применительно к групповым и коллективным АРМ в целях эффективного функционирования системы ЭВМ - специалистам (коллективу) необходимо ужесточить требования к организации работы АРМ и чётко определить функции администрирования в такой системе. Система АРМ, являющаяся «человеком – машиной», должна быть открытой, гибкой, приспособленной к постоянному развитию и совершенствованию. В такой системе должны быть обеспечены:

• максимальная приближённость специалистов к машинным средствам обработки информации;
• работа в диалоговом режиме;
• оснащение АРМ в соответствии с требованиями эргономики;
• высокая производительность компьютера;
• максимальная автоматизация рутинных процессов;

моральная удовлетворенность  специалистов условиями труда,стимулирующая  их творческую активность, в частности, в дальнейшем развитии системы;

• возможность самообучения специалистов.

Задачи, решаемые на АРМ, условно  можно разделить на информационные и вычислительные.

К информационным задачам относятся кодирование, классификация, сбор, структурная организация, корректировка, хранение, поиск и выдача информации. Часто информационные задачи включают несложные вычислительные и логические процедуры арифметического и текстового характера и отношения (связи). Информационные задачи являются, как правило, наиболее трудоемкими и занимают большую часть рабочего времени специалистов.

Вычислительные  задачи являются как формализуемыми, так и не полностью формализуемыми. Формализуемые задачи решаются на базе формальных алгоритмов и делятся на две группы: задачи прямого счета и задачи на основе математических моделей. Задачи прямого счета решаются с помощью простейших алгоритмов. Для более сложных задач требуется применять различные математические модели.

Автоматизированное рабочее  место кадровика является автоматизированной системой управления и документооборота; её предполагается использовать для  автоматизации функций управления кадровика: анализа, планирования и  учёта.

К основным причинам необходимости  создания автоматизированного рабочего места кадрового работника относятся:

• увеличение объёмов информации и необходимость сократить сроки её разработки;
• повышение производительности труда за счёт интенсификации;
• усложняющиеся требования к деятельности аппарата управления и необходимость сокращения его численности;
• совершенствование форм и методов управления;
• накопление, хранение, обработка и выдача достоверной и оперативной информации;
• сокращение времени на обработку информации;
• уменьшения затрат времени на обработку информации (ввод, обработка информации);
• улучшения качества контроля и учёта обрабатываемой информации;
• повышение эффективности работы отдела кадров.

ГЛАВА 2 ВОЗМОЖНОСТИ ПРОГРАММЫ  АВТОМАТИЗАЦИИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ «СОТРУДНИКИ  ПРЕДПРИЯТИЯ»

Спецификой кадровой деятельности является то, что значительная часть  документации должна иметь наряду с  электронным экземпляром экземпляр, выполненный на бумаге и имеющий  собственноручные подписи. Поскольку  основная документация по личному составу  имеет долговременный срок хранения, важна с юридической точки  зрения и может быть необходима в  случае правовых конфликтов, то документы, формирующие личные дела сотрудников  обязательно хранятся в бумажной форме. Однако при использовании  программ автоматизации кадровой службы некоторые документы значительно  легче первоначально создавать  в компьютере и только потом выводить на бумагу. Ввод сведений о сотрудниках  в компьютерную базу данных значительно  ускоряет поиск и подбор необходимой  информации по личному составу. Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного отражения  продвижения работника по службе, корректировки, что значительно  легче делается в программах автоматизации  кадровой службы, построенной на основе баз данных. Рынок информационных технологий предлагает широкий выбор  программных продуктов для решения  актуальных проблем управления персоналом в компаниях разного уровня и  разных направлений деятельности.

В ОАО «Уральский научно-исследовательский институт композиционных материалов» (ОАО «УНИИКМ») установлена программа автоматизации кадровой службы «Сотрудники предприятия». Во время прохождения практики по Правилам внутреннего трудового распорядка (Приложение 1), действующим на предприятии, нам было запрещено проносить на территорию ОАО «УНИИКМ» телефоны, ноутбуки. А также в соответствии со статьей 7 «Конфиденциальность персональных данных» Федерального закона «О защите персональных данных» сотрудникам кадровой службы ОАО «УНИИКМ» запрещено раскрывать третьим лицам и распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных. В связи с этим, для изучения возможностей программы автоматизации кадровой службы «Сотрудники предприятия» мы использовали метод моделирования, т.е. создание для исследования копии программы на домашнем компьютере.

Программа «Сотрудники предприятия» предназначена для кадрового учета сотрудников предприятия. Разработчик- AraX Group, фирма по разработке программных продуктов для бизеса.

2.1. Установка программы и требования к системе

1.Для установки программы  необходимо скачиваем установочный архив EXE или RAR с официального сайта AraX Group http://araxgroup.ru/content/view/30/72/ (рисунок 1)

Рисунок 1

2.Следуя Мастеру установки «Сотрудники предприятия» устанавливаем программу (рисунок 2).