Автоматизовані програми з управління персоналом

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Доповідь на тему:

«Автоматизовані програми з

управління  персоналом»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

       ЗМІСТ

Введення 

Автоматизовані  систем для управління персоналом

 Що дає автоматизація  управління персоналом 

 Необхідні функції  HR-систем 

 Рішення від західних  розробників 

 Російські HR-системи 

 Українські HR-системи 

 Реальність автоматизація  обліку персоналу 

 ОфісМонітор 2.0: облік  персоналу і корпоративна культура 

Висновки 

Література 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введення 

 

Головне завдання управління персоналом полягає у визначенні кількісного та якісного складу працівників, необхідних для виконання поставлених  цілей у встановлені терміни. Це завдання щоденно вирішує керівництво  підприємства, а служба управління персоналом або відділ кадрів, співробітників яких з радянських часів називають  кадровиками, повинні готувати рекомендації та надавати необхідну інформацію для  прийняття своєчасних і компетентних рішень. Важлива роль в оптимізації  управління співробітниками підприємства належить автоматизованих системах управління персоналом, які дістали  на Заході назву HR-систем (Human Resource Systems).

Завдання, які вирішуються  відділом кадрів, можна розбити на дві великі групи. Перша група  пов'язана з безпосередньою роботою  з людьми, а друга - з інформацією  про них. Щоб безпосередня робота з людьми була більш плідною і  на неї залишалося більше часу у  співробітників відділу кадрів, друга  група завдань повинна бути максимально  автоматизована.

В першу чергу слід автоматизувати завдання підбору та найму, а також  поточного обліку кадрів. До задачі підбору і найму кадрів відносяться  аналіз резюме, співбесіда та відбір претендентів на вакантні робочі місця. У коло завдань  поточного кадрового управління входять облік персонального  складу, переміщення персоналу, його навчання і перенавчання, просування по службі, трудова дисципліна, складання  посадових інструкцій, формування звітності.

Крім того, вимагають автоматизації  робота зі штатним розкладом і  планом підприємства, оперативний облік  робочого часу і розрахунок зарплати, хоча це належить до компетенції інших  підрозділів підприємства. Але дуже часто завдання табелювання (обліку відпрацьованого часу) покладається на відділ кадрів.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Автоматизовані  систем для управління персоналом

З появою перших коштів автоматизації  були розроблені і перші програми обліку і управління персоналом. Вони були реалізовані на різних апаратних  платформах, починаючи від великих  ЕОМ і закінчуючи ПК. Сучасні автоматизовані системи управління персоналом призначені для оптимізації роботи в першу  чергу керівництва і персоналу  кадрових служб підприємств і  відіграють велику роль у підвищенні продуктивності їх праці. Існуючі в  даний час на ринку автоматизовані системи управління персоналом за їх функціональної спрямованості можна  розділити на наступні основні групи:

- Багатофункціональні експертні  системи, що дозволяють проводити  профорієнтацію, відбір, атестацію  співробітників підприємства;

- Експертні системи для  аналізу персоналу, виявлення  тенденцій розвитку відділів  і підприємства в цілому;

- Програми розрахунку  зарплати;

- Комплексні системи управління  персоналом, що дозволяють формувати  і вести штатний розклад, зберігати  повну інформацію про співробітників, відображати рух кадрів всередині  фірми, розраховувати зарплату.

За допомогою експертних систем зіставляються особистісні, професійні та психофізіологічні якості кандидата на зайняття вакансії з  аналогічними параметрами кращих фахівців підприємства. З формальної точки  зору такі програми дозволяють досить ефективно відбирати перспективних  фахівців. Ці системи не дозволяють автоматизувати повсякденні рутинні  операції персоналу кадрових служб.

Комплексні системи управління персоналом використовуються для автоматизації  кадрової роботи на будь-якому підприємстві. У першу чергу такі системи  необхідні керівництву для отримання  оперативної інформації з будь-якого  питання, пов'язаного зі структурою підприємства, штатним розкладом, вакансіями та інформацією про співробітників. Оперативно прийняти правильне рішення  зможе лише керівник, здатний швидко оцінити ситуацію, що склалася на основі аналізу актуальної інформації про  стан справ на підприємстві. Тому важливим фактором умов використання HR-систем є  також можливість інтеграції системи  кадрового обліку з системами  бухгалтерського обліку та управління підприємством.

 

Що дає автоматизація  управління персоналом

Зараз важливість якісної  роботи з персоналом зростає як ніколи. Так, наприклад, прийом на роботу некомпетентного  співробітника або необгрунтований  переклад службовця з однієї посади на іншу може призвести до прямих фінансових втрат, не кажучи про непрямий збиток (погіршенні психологічного клімату), який проявляється не відразу і майже  не піддається обліку.

Незаперечним фактом є  те, що процес управління персоналом вимагає  серйозної інформаційної підтримки. Справа ускладнюється тим, що все, пов'язане  з відносинами між людьми, слабко піддається формалізації. Якщо розглядати проблему масштабно, то персоналу, хоча для вітчизняних підприємств  саме з цього починається впровадження комп'ютерних систем управління людськими  ресурсами.

Використовуючи програмне  забезпечення для управління персоналом, менеджери по кадрах скорочують до мінімуму рутинні операції і значно підвищують частку інтелектуальної  праці у своїй роботі. Вони переходять на нові технології та методи роботи, абсолютно  неможливі при «паперовому» діловодстві. За допомогою аналітичних звітів вони можуть виробляти рекомендації з переміщення, підготовці та перепідготовці персоналу, з кадрового резерву, з прийому на роботу кандидатів і  т. д.

Керівництво підприємства може не тільки оперативно отримувати від  служби управління персоналом необхідну  інформацію, але також мати можливість безпосереднього доступу до бази даних зі своїми співробітниками. Це дозволяє конфіденційно готувати і  проводити деякі кадрові рішення, отримувати оперативний доступ до особистих  справ співробітників та іншої інформації. Крім того, оперативне отримання аналітичної  звітності по персоналу полегшує прийняття правильних управлінських  рішень.

Прийнято вважати, що ефект  від впровадження систем управління персоналом спостерігається при  чисельності персоналу підприємства більше 100 чоловік, а при чисельності  до 100 ефективність облікових завдань  має місце лише при великій  плинності кадрів. Відчутний ефект  спостерігається при автоматизації управління персоналом, чисельність якого перевищує понад 1000 осіб. Впровадження автоматизованих систем управління персоналом дозволить підприємству отримати організаційні, економічні та соціальні ефекти.

Організаційні ефекти дозволяють:

- Скоротити час прийняття  рішень на всіх рівнях управління  підприємством; 

- Підвищити якість кадрових  рішень;

- Оперативно готувати різні звітні документи.

Економічні ефекти дозволяють:

- Знизити витрати на  управління персоналом;

- Підвищити продуктивність  праці персоналу; 

- Оптимально використовувати  професійні якості конкретного  співробітника підприємства.

Соціальний ефект полягає  в:

- Персональному обліку  пенсійних накопичень співробітників  підприємства;

- Веденні повної індивідуальної  трудової історії персоналу підприємства;

- Підготовці керівного  резерву та просуванні по службі  найбільш перспективних співробітників  підприємства.

У цілому, автоматизація  процесів управління персоналом призводить до збільшення загальної культури роботи з співробітниками підприємства і збільшення достовірності даних  і оперативності їх обробки.

 

Необхідні функції HR-систем

HR-програми повинні забезпечувати  ведення баз даних, в яких  зберігається інформація про  співробітників та їх властивості,  в тому числі наказах і кар'єрі,  організаціях та їх властивості,  а також різна часто використовувана  інформація довідкового характеру.  При цьому важливо, щоб в  одній базі даних можна було  вести облік по декількох філіям  корпорації і мати консолідований  облік. 

Ця найважливіша частина  кадрового діловодства повинна  забезпечуватися HR-системою, причому  вона повинна бути легко налаштовується під будь-яку організаційну структуру, так як саме з нею пов'язані  кадри підприємства. Необхідно забезпечувати  не тільки можливість формування дерева штатного розкладу будь-якої складності, але й відображати займані  співробітниками позиції. Зі штатним  розкладом пов'язані різні види звітності: вакансії, плинність кадрів, штатно-посадова книга, алфавітна книга  і ін

Так як в базі даних зберігаються величезні масиви відомостей про  співробітників та їх властивості, наказах, посадах, організаціях, то в HR-системі  повинні підтримуватися хороші пошукові механізми. Для швидкого отримання  аналітичних даних повинні бути передбачені засоби, що дозволяють отримувати дані по контексту «на  льоту».

У діяльності кадрової служби використовується безліч документів: документи по співробітниках (накази, контракти, посадові інструкції, довідки, виписки) і звіти (встановлених форм і довільні списки). Ці документи  необхідно отримувати як в електронному вигляді, так і друк на принтері, щоб зберігати паперові копії. Тому генерування та друк документів і  звітів є важливою функцією кадрової програми.

Інструменти і засоби для  налаштування модулів HR-програми необхідні  для обслуговування як створюваних  баз даних, їх резервного копіювання і відновлення, так і для попередніх налаштувань параметрів.

Хоча табельний облік  є необхідним компонентом (функціональністю) систем розрахунку заробітної плати, тому що забезпечує облік відпрацьованого  часу, тим не менше, все більше число  розробників включає цей модуль в свої HR-системи. Це обумовлено тим, що табельний облік стає функція  деяких відділів кадрів.

 

Рішення від західних розробників 

Більшість автоматизованих  систем управління підприємством, створених  західними розробниками, побудовані за модульним принципом і мають  у своєму складі модуль управління персоналом, який реалізує облік і  управління кадрами, а також розрахунки з персоналом.

Незважаючи на те, що західні  розробники вклали в створення модулів  управління персоналом величезні кошти  і накопичили величезний досвід впровадження в тисячах організацій розвинених країн, тим не менш, на вітчизняних  підприємствах вони зустрічаються  дуже рідко. Як правило, вони впроваджуються тоді, коли власниками підприємства є  західні інвестори, а впроваджувана  система прийнята в якості корпоративного стандарту.

Серед основних «обмежують»  чинників для поширення цих модулів  на українських підприємствах слід зазначити наступне:

- Висока ціна.

Крім вартості програмного  забезпечення в кілька десятків тисяч  доларів, до цих сум необхідно  додати вартість передпроектних робіт, навчання та супроводження. Так, за приблизними  підрахунками спочатку вкладення в  західну систему управління персоналом, навіть з модулем розрахунку заробітної плати, може скласти $ 30-50 тисяч;

- Орієнтація тільки на  великі підприємства.

У силу охоплення великої  кількості функцій з управління персоналом і високої вартості програмних рішень західні HR-системи можуть використовуватися  тільки на великих підприємствах. Власне кажучи, ці системи так позиціонуються і самими розробниками;

- Недостатня повнота локалізації. 

Іноді це має місце, що викликає явне роздратування вітчизняних  кадровиків;

- «Сторонні» моделі.

В основі західних модулів  лежать моделі західної бізнес-культури та ментальності, не дуже зрозумілої і  сприйманої вітчизняними користувачами;

- Функціональна надмірність. 

Західні модулі включають  функції, поки незатребувані на українських  підприємствах. Це, наприклад, індивідуальне  планування кар'єрного зростання працівника, відображення довгострокових тенденцій  в потенціалі співробітника, облік  зниження (або підвищення) його кваліфікації, планування заходів щодо підвищення кваліфікації персоналу, мотиваційні  компоненти та ін;

- Недостатня швидкість  адаптації до українського законодавства. 

Через те, що в України  немає достатнього числа продажів західних HR-систем, то їх розробники не витрачають гроші на утримання українських  програмістів, які могли б оперативно вносити необхідні зміни в  локалізовану версію програмного продукту.