Экспертиза ценности документов

     2) Второй этап экспертизы ценности  документов

     В течение года весь комплекс дел минувшего  года должен находиться в структурном  подразделении, так как эти документы  могут быть нужны в процессе деятельности организации. В это же время в  структурных подразделениях проводится подготовка и передача дел к последующему хранению в ведомственном архиве – второй этап экспертизы ценности документов. Он состоит из:

• подготовки дел к последующему хранению в архив,
• выделения дел к уничтожению,
• передачи дел к хранению в архиве.

     На  втором этапе экспертизы ценности документов частично решается четвертая задачи экспертизы ценности документов – отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

     Сдача дел в архив организации проводится не позднее, чем через год после  окончания их делопроизводством. То есть, второй этап экспертизы ценности документов проводится через два  года после первого этапа –  составления номенклатуры дел. Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние  документы за истекший год. Еще в  течение года к делу обычно часто  обращаются, и затем оформляют  для последующего хранения или передачи в ведомственный архив. Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения», п. 43). В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

     Второй  этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с  разделения годового комплекса дел  на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно). Ответственным  моментом экспертизы является выявление  документов, содержащих повторяющуюся  информацию: на постоянное хранение оставляют  документы, которые содержат наиболее полную информацию.

     Если  в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности, и, следовательно, с разными сроками  хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, в  деле документы годичного, трехгодичного  и пятилетнего хранения – все  дело хранится пять лет.

     Не  допускается отбор документов для  хранения и выделения к уничтожению  только на основании заголовка дела. Необходимо просмотреть полистно все  дела постоянного хранения и с  отметкой ЭПК, в целях выявления  и изъятия ошибочно попавших в  дело малоценных документов. Такие  документы нужно выделить к уничтожению  или обосновать их хранение.

     В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры. При отборе дел на хранение уточняется также  характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при  этом учитывается вид, форма и  полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения  по архивным документам сведений социально-правового  и имущественного характера.

     Определенную  группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения. Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного  хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные  дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

     Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК (ЦЭК) организации. Результатом  экспертизы ценности документов в структурном  подразделении являются годовые  разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному  составу, а также акты о выделении  к уничтожению дел данного  структурного подразделения. В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже  истек.

     Отбор документов на хранение и уничтожение  должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений  организации или на обложках дел  без просмотра самих документов.

     На  дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к  уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.

     Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК (ЦЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет  право уничтожить дела, включенные в акт.

     В соответствии с «Основными правилам работы государственных архивов  РФ», «Акт о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению …  вступает в силу после утверждения  описей дел документов постоянного  хранения и описей дел по личному  составу».

     По  утвержденным актам, дела с истекшими  сроками хранения сдаются в конторы  вторсырья. Сдача документов оформляется  приемо-сдаточными накладными, в которых  указывается дата, количество сданных  дел и их вес. Накладная и акт  о выделении дел к уничтожению  подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения.

     В небольших учреждениях, не сдающих  свои документы на государственное  хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения  дел, с согласия вышестоящих организаций  составляется акт о выделении  к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и их уничтожение производится только после составления годовых  разделов сводных описей дел по личному  составу за соответствующий период и их утверждения руководителем  данной организации. Организация обязана  систематически описывать документы  по личному составу и документы  временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет.

     Перед передачей дел в архив организации дела постоянного и длительного срока хранения должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточные описи).

     Полное  оформление дела включает в себя:

• оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
• пересистематизация документов в деле (первый документ должен быть в начале дела);
• нумерация листов дела;
• составление листа-заверителя дела;
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
• подшивка или переплет дела.

     Оформление  дел проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих подразделений, при методической помощи и под  контролем ЭК организации (а если документы в дальнейшем поступят на государственное хранение – то и под контролем гос. архива).

     Порядок передачи документов в архив организации  установлен  «Основными правилами  работы архивов организаций». Дела постоянного и долговременного  хранения передаются в архив не позднее, чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.

     В ходе подготовки к передаче дел из структурных подразделений в  архив организации, зав. архивом (ответственный за архив) проверяет качество их формирования и оформления; соответствие количества дел, включенных в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

     Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

     Прием каждого дела проводится сотрудником  архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи  указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив  дел; дата приема-передачи дел и подписи  сотрудника архива и лица, передававшего  дела. При приеме особо ценных дел  проверяется количество дел в  делах. Вместе с делами в архив  передаются регистрационные картотеки  на документы.

     Итак, в ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документов временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с ЭК (ЦЭК).

     3) Третий этап экспертизы ценности  документов – передача документов  на государственное хранение.

     Документы Архивного Фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в  архиве организации, после истечения  сроков ведомственного хранения передаются на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация является источником комплектования (фондообразователем).

     Передача  документов постоянного хранения в  государственный архив осуществляется в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации  и соответствующего архива. Документы  передаются по утвержденным ЭРК архивного  учреждения описям дел.

     При первой передаче дел в государственный  архив передается историческая справка  на архивный фонд организации. При последующих  передачах документов в случае необходимости  делают дополнения к исторической справке  о произошедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности  организации, составе и состоянии  документов.

     Историческая  справка состоит из трех разделов:

1. история фондообразователя;
2. история архивного фонда;
3. характеристика документов архивного фонда.

     В первом разделе отражаются в хронологической последовательности следующие сведения:

• распорядительные акты о создании, преобразовании (ликвидациях) организации;
• крайние даты деятельности организации;
• задачи и функции организации, их изменения;
• масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;
• изменения в названии и подчиненности организации;
• структура организации, ее изменения.

     Во  втором разделе исторической справки  указываются:

• количество дел в фонде и крайние даты фонда;
• время поступления фонда в архив организации;
• изменения в составе и объеме фонда и их причины;
• степень сохранности документов

     В третьем разделе справки приводится:

• обобщенная характеристика фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию, наличию документов, выходящих за хронологические границы фонда;
• научно-справочный аппарат (НСА) к фонду;
• цель (цели) использования документов фонда.

     В исторической справке к архивной коллекции указывают сведения по истории создания коллекции, ее составителе, а также о местонахождении  коллекции до поступления в архив.

     Передача  дел производится поединично. На всех экземплярах описи делают отметки о приеме документов в государственный архив и оформляют акт приема-передачи дел.

     Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки  дел, физического состояния документов. При обнаружении дефектов об этом составляется акт, а устранение дефектов производится силами организации.

     В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.