Экспертиза ценности документов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ  РФ

Государственное  образовательное учреждение

высшего  профессионального  образования

«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» 

Кафедра общего, стратегического, информационного  менеджмента

и бизнес-процессов 

Допустить к защите

«__»декабря 2011г.

Преподаватель кафедры

Общего, стратегического,

 информационного  менеджмента

 и  бизнес-процессов

________________ 

                            Е.П. Селиванова 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

Проблемы  экспертизы ценности документов в делопроизводстве 

Работу выполнила                       Валеева Гюзель Исламовна

Группа 1 курс 4 факультет управления и психологии

Специальность: документоведение и документационное обеспечение управления

Руководитель: преподаватель Селиванова Елена Петровна 
 

Оценка:

__________________

Дата______________

Подписи членов комиссии

       ______________

       ______________ 
 

Краснодар 2011

 

СОДЕРЖАНИЕ 
 

Введение

1 СУЩНОСТЬ  ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Понятие экспертизы ценности документов

1.2 Задачи и критерии экспертизы ценности

2 ПРОВЕДЕНИЕ  ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Система экспертных органов

2.2 Этапы  и порядок проведения экспертизы  ценности документов

3 ПРОВЕДЕНИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В УФСР ПО КРАСНОДАРСКОМУ КРАЮ

3.1 Установленные проблемы и пути их решения существующих в УФСР по Краснодарскому краю

Заключение

Список  используемой литературы

 

     ВВЕДЕНИЕ

 
 

     Управленческая  деятельность осуществляется с помощью  документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. На сегодняшний  день документ является основным способом представления информации на любом  современном предприятии.

     Документы, содержащиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой  различна. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале – бессрочно, а точнее – постоянно.

     Именно  для установления ценности различных  документов и целесообразности дальнейшего  их хранения проводится экспертиза ценности документов, проблематика которой рассматривается  в данной курсовой работе.

     К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы  с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

     Вместе  с тем, правильное составление и  оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая  обязанность работников делопроизводственных служб.

     Работа  с документами должна иметь настолько  отработанный порядок, чтобы работники  не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

     Методика  экспертизы складывалась в течение  длительного периода времени. Основы начали закладываться в ХIV-ХVШ вв. Более бурное развитие экспертиза получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в. Ученые еще в XIX веке указывали на необходимость выработки научных основ экспертизы и законодательной защиты документальных богатств от уничтожения. Окончательно теория экспертизы документов оформилась в 20 веке.

     Актуальность темы данной курсовой работы объясняется тем, что в любой организации или на предприятии всегда скапливается большое количество документов, проблема для любой организации состоит в определении значимости документа для организации.

     Целью данной курсовой работы является изучение проблем экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

     Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

1. рассмотреть теоретическую основу экспертизы ценности документов экспертизы ценности документов;
2. охарактеризовать процесс экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
3. определить проблемы возникающие при проведение экспертизы ценности документов в УФСР по Краснодарскому краю;
4. предложить пути решения выделенных проблем.

     Объектом данной работы выступает экспертиза ценности документов.

     Предметом – проблемы экспертизы ценности в  УФСР по Краснодарскому краю.

     Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

     Во  введении обосновывается актуальность работы, также рассмотрены объект, предмет и задачи исследования.

     В первой главе рассматриваются теоретические  вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

     Во  второй главе рассматривается организация  проведения экспертизы ценности документов.

     В третьей главе рассматривается  проведение экспертизы ценности документов в УФСР по Краснодарскому краю, проблемы, возникающие при проведение экспертизы и предлагаемые пути их решения.

     В заключении даются краткие выводы, которые были сделаны после проведенного исследования.

     Список  используемых источников включает статьи и книги ведущих специалистов документоведческой сферы деятельности.

     В ходе работы над были изучены и  проанализированы работы таких специалистов-документоведов, как В.А. Кузнецова [1], Е.В. Алексеева [2], Л.П. Афанасьева [3], Е.М. Бурова [4], Г.А. Осичкина [5] и др.

     В работе так же были использованы законодательные  и нормативные источники по обеспечению  процесса делопроизводства, в работе проанализированы существующие законодательные  и нормативные акты, которые регламентируют организацию экспертизы ценностей  документов. 
 
 
 

 

1 Сущность экспертизы ценности документов

1.1 Понятие экспертизы  ценности документов

 

     Документы как источники информации не равноценны. Одни документы содержат информацию о политической, культурной и научной  жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата. В  других документах отражается работа конкретных организаций. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются.

     Особое  значение имеют документы «личные», содержащие информацию о выдающихся государственных и общественных деятелях, деятелях литературы и искусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное хранение.

     Документы «по личному составу», которые  содержат информацию о трудовой деятельности граждан, об их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных людей. Такие документы имеют  длительный срок хранения, а потом  уничтожаются.

     С экономической точки зрения хранить  все документы нецелесообразно, так как для них потребуются  большие помещения, оборудование, штаты  специальных работников. К тому же найти нужный документ в большом  количестве бумаг будет очень  сложно. Именно поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов – определение политического, экономического, социально-культурного, практического  и иного значения документов «с целью  отбора документов на государственное  хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев» [6] .

     По  срокам хранения документы подразделяются на три группы:

• документы постоянного хранения;
• документы длительного (свыше 10 лет) хранения;
• документы временного хранения (до 10 лет включительно). [6] .

     При проведении экспертизы ценности документы  изучаются на основании принципов  и критериев ценности в целях  определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

     Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

В результате проведения экспертизы ценности:

• устанавливается комплекс документов постоянного хранения;
• производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;
• определяются уникальные и особо ценные дела;
• осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.

 

1.2 Задачи и критерии экспертизы ценности

 
 

     Существуют  следующие задачи экспертизы ценности документов:

       Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву. 

       Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

• для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет);
• для временного хранения.

       Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

       Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов. [7] .

     Критерии  экспертизы ценности – это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.

     К критериям происхождения относятся:

• роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых были созданы документы;
• значимость выполняемых ими функций;
• время и место образования документов.