Экспертиза ценности документов

ify">     Критерий  происхождения позволяет разделить  все организации, учреждения и предприятия  примерно на три группы:

1. Организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность; это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики, и др.
2. Организации местного значения – это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.
3. Организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

     К критериям содержания относятся:

• значимость отраженных в документе событий;
• значение информации, содержащейся в документе;
• повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;
• вид документа;
• подлинность документа.

     Наиболее  полно основную деятельность организации  отражают следующие виды документов:

1. организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы, и др.), а также планы и отчеты. Это документы постоянного хранения.
2. справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например, значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период – от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению, и по многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.

     Такой критерий, как повторение и поглощаемость  информации, применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и  отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов  поглощается годовым отчетом. Отчеты структурных подразделений поглощаются  отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным  отчетом вышестоящей организации, и т.д.

     К критериям внешних особенностей относятся:

• форма фиксирования и передачи содержания;
• удостоверение и оформление документа;
• физическое состояние документа.

     Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии их оценки: значение информации для развития науки  и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия и другие [7] .

2 ПРОВЕДЕНИЕ  ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Система экспертных органов

 

     Для организации и проведения работ  по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации, независимо от формы собственности  или функций, приказом директора (президента, начальника) создается постоянно  действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (не менее трех-девяти человек).

     В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а при необходимости и экспертные комиссии структурных подразделений.

     Председателем ЭК (ЦЭК) назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем – сотрудник службы ДОУ.

     Примерный состав экспертной комиссии:

• зам. директора (главный бухгалтер);
• ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива);
• секретарь-референт.

     В связи с тем, что учетно-финансовая документация составляет значительный процент в общей массе документов, в состав ЭК (ЦЭК) обычно входит экономист или работник бухгалтерии. В состав ЭК (ЦЭК) также целесообразно включить специалиста по защите информации.

     ЭК и ЦЭК – совещательные органы при руководителе организации, заседания которых проводятся по мере необходимости. Все решения ЭК (ЦЭК) фиксируются в протоколах, которые подписывают председатель и секретарь комиссии. Эти решения вступают в силу после утверждения протоколов ЭК и ЦЭК руководителем организации.

     В государственных архивах есть экспертно-методические комиссии (ЭМК), в ведении которых  находятся:

• экспертиза ценности документов внутри госархива;
• рассмотрение разработанных в архиве методических пособий;
• работа по комплектованию госархива.

     Таким образом, система экспертной службы состоит из архивных учреждений (ЦЭПК, ЭПК, ЭМК) и прочих учреждений (ЭК, ЦЭК).

     Основными функциями ЦЭК и ЭК являются:

• рассмотрение, вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов сводной номенклатуры дел организации, если архив организации является источником комплектования Архивного фонда РФ;
• организация и проведение совместно с делопроизводственной и архивной службами ежегодного отбора дел для дальнейшего хранения или выделения к уничтожению;
• рассмотрение, представление на утверждение руководителю организации и на одобрение ЭПК описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
• рассмотрение и согласование с госархивом графиков передачи документов из структурных подразделений в архив организации и графиков передачи дел постоянного хранения из архива организации в госархив;

     рассмотрение  вопросов приема на ведомственное хранение документов личного происхождения [8] .

 

2.2  Этапы и  порядок проведения экспертизы  ценности документов

       Экспертиза  ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

       1) Первый этап экспертизы ценности  документов проводится в текущем делопроизводстве:

• при разработке и составлении номенклатуры дел;
• при регистрации документов;
• при направлении исполненных документов в дела;
• при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

       Самым важным и значимым на первом этапе  экспертизы ценности документов является разработка и составление номенклатуры дел –систематизированного перечня наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме [9]. Она разрабатывается с целью корректного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, организации хранения, быстрого поиска документов, проведения экспертизы их ценности, планирования и передачи дел в архив. Номенклатура дел отражает систему делопроизводства организации и является основным справочником по документообороту всего предприятия в целом. Номенклатура сопровождает документ на всех этапах его жизненного цикла: с момента создания или даже планирования, до сдачи в архив или уничтожения в структурном подразделении.

       Сводная плановая номенклатура дел организации  готовится на следующий год, но согласовать  и утвердить ее необходимо в конце  текущего года.

       При составлении номенклатуры частично решается вторая задача экспертизы ценности документов – определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. Документы при этом разделяются на несколько групп – постоянного хранения и временного хранения [10].

       Первой  графой в номенклатуре является индекс дела (цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку), который формируется в зависимости от принятых в организации принципа и схемы систематизации номенклатуры. Индекс обычно состоит из кода структурного подразделения и номера дела внутри подразделения. Например, «01.1. Приказы по основной деятельности», где 01 – код Управления делами, 1 – номер дела в номенклатуре.

       Второй  графой в типовой форме номенклатуры является заголовок дела (краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле). Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела («Приказы по основной деятельности», «Бухгалтерские и финансовые отчеты за I квартал 2008», и т.д.).

       Третья  графа – количество томов дел – заполняется в конце делопроизводственного года в итоговой номенклатуре дел. В ней указывается реально заведенное количество дел (томов, частей).

       В четвертой графе указываются  срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии – на типовую или примерную номенклатуру или другое основание для установления срока хранения дела (протокол, решение Экспертной комиссии). Таким образом, в делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».

       В пятой графе – примечания – в течение всего срока действия номенклатуры службой ДОУ проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения, и др. В этой графе также делаются отметки о существовании дел в электронном виде.

       После сведения номенклатур подразделений  в итоговую номенклатуру дел организации, в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) в течение года. При этом подсчитываются отдельно дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

     Срок  хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку  хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях [11].

     Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному Росархивом 6 октября 2000 г.

     Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению  сроков хранения документов отраслевые перечни (например, перечень Министерства финансов, перечень Министерства здравоохранения, и т.п.)

     В зависимости от значимости документов, в перечнях устанавливаются следующие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет, постоянно [12].

     Срок  хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не может быть менее одного года.

     При исчислении сроков хранения учитываются  только годы. День и месяц составления  документа значения не имеют. Так, например, переписка за 2000 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2004 г.

     По  документам, сроки хранения которых  не предусмотрены перечнями, экспертная комиссия выносит свое заключение о  продолжительности их хранения с  учетом:

• важности документов;
• необходимости их использования в справочных целях;
• обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.