Делопроизводство и нормативная база Украины

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Державні стандарти  в галузі інформації та документації.

Поруч із законами важливу  роль  у регулюванні сфери діловодства  на державному рівні відіграють  державні  та  галузеві  стандарти,  які  сприяють  виробленню  однотипної  форми управлінських документів, процедури роботи з ними (від створення  до передачі на зберігання).

Серед  стандартів,  які  тією  чи  іншою  мірою  врегульовують  процеси  діловодства,  вирізняють національні  стандарти  України,  які  прийнято  Міждержавною  радою  зі  стандартизації, метрології  та  сертифікації  як  міждержавні  стандарти  (ДСТУ/ГОСТ);  національні  стандарти, через  які  впроваджено  міждержавні  стандарти  (ГОСТ)  методом  перевидання  (ДСТУ  ГОСТ); національні  стандарти,  через  які  впроваджено  стандарти  Міжнародної  організації  зі стандартизації (ISO) (ДСТУ ISO); державні класифікатори (ДК) та галузеві стандарти України (ГСТУ). До цієї групи нормативних документів в сфері діловодства слід віднести ДСТУ 2392–94.  “Інформація  та  документація.  Базові  поняття.  Терміни  та  визначення”, ДК  010–98 “Державний  класифікатор  управлінської документації”,  ДСТУ  3843–99.  “Державна уніфікована система документації.  Основні  положення”,  ДСТУ  3844–99.  “Державна уніфікована система документації. Формуляр – зразок. Вимоги до побудови”, ДСТУ 4163–2003  “Державна уніфікована система документації.  Уніфікована система організаційно-

розпорядчої  документації.  Вимоги  до оформлювання  документів” ,  ДСТУ  2732:2004 “Діловодство  й архівна справа.  Терміни  та  визначення  понять” ,  ДСТУ  4423-1:2005 “Інформація та документація. Керування документацією. Частина 1. Основні положення”, ДСТУ  ISO  5127:2007.  “Інформація і документація.  Словник термінів”,  ДСТУ  5034:2008 “Інформація та документація. Науково-інформаційна діяльність. Терміни та визначення понять”, ДСТУ  3719-1-98  (ISO  8613-1:1989)  Інформаційні  технології.  Електронний документообіг. Архітектура cлужбових документів (ODA) та обмінний формат. В 10 частинах, ГСТУ 08694-01- 97 “Інформаційні технології. Система електронного документообігу. Основні положення” та інші.

На подолання “понятійної  кризи”, що виникла в сфері діловодства  через брак оновлених термінологічних  словників та повільного реагування на суспільні зміни, були спрямовані ряд стандартів. Зокрема стандартом ДСТУ 2392–94 “Інформація та документація. Базові поняття. Терміни  та  визначення”  визначаються  основні  терміни  та  поняття  в  сфері  інформації, документації  та  діловодства  в  цілому,  які  є  обов’язковими  для  використання  в  усіх  видах нормативної  документації.  Перелік  термінів  та  понять  сфери  діловодства  та  архівної  справи було  поповнено  ДСТУ  2732:2004  “Діловодство  й  архівна  справа.  Терміни  та  визначенняпонять”,  який  було  введено  на  зміну  ДСТУ  2732–94.  Новим  стандартом  було  введено  в науковий  та  виробничий  обіг  сучасну  спеціальну  лексику  та  узгоджено  її  зі  змістом  інших національних  та  міжнародних  стандартів  у  сфері  інформації  та  документації.  Поряд  з вітчизняними  поняттями,  у  стандарті  наведені  англійські  (en)  та  російські (ги)  терміни-відповідники,  відповідно  до  міжнародних стандартів  та  наукової  літератури.  Терміни, встановлені цим стандартом,  обов’язкові для застосування  в усіх  видах нормативних документів  стосовно  діловодства й архівної  справи,  а також для робіт зі  стандартування.  До термінологічних стандартів,  що  мали  на  меті  адаптувати  вітчизняну  сферу діловодства до міжнародної практики,  належать  ДСТУ  4423-1:2005  “Інформація та документація.  Керування документацією.  Частина 1.  Основні положення”  (ISO  15489-1:2001,  MOD),  ДСТУ  ISO 5127:2007.  “Інформація і документація.  Словник термінів”.  Зокрема,  в передмові до  ДСТУ 4423:2005  зазначалося,  що  він є перекладом  міжнародного  ISO  15489-2001  з певними технічними  та  редакційними  змінами,  відповідно  до  нормативних вимог організації вітчизняного діловодства та архівної справи. 

Механізм  створення  уніфікованих  документів,  правила  їхнього  розроблення  (з урахуванням  визначених  форматів,  робочої  площі,  розмітки  формуляра-зразка  документа)  та процедуру  його  затвердження  і  реєстрації  визначено  стандартами  ДСТУ  3843–99  “Державна уніфікована  система  документації.  Основні  положення”  та  ДСТУ  3844–99  “Державна уніфікована система  документації. Формуляр – зразок. Вимоги до побудови”.

Особливе місце у врегулюванні питань діловодства посідає ДСТУ 4163–2003 “Державна уніфікована  система  документації.  Уніфікована  система  організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”, оскільки він поширюється на всі  класи уніфікованих  систем  документів  (за  винятком  електронних)  і  містить  загальні  вимоги  до бланків документа, складу та розташування реквізитів, до змісту та оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкарських  засобів. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Висновок

Проведений  огляд  нормативної  та  методично-правової бази  сфери діловодства дає підстави стверджувати, що навіть ця широка палітра не здатна забезпечити достатньою мірою сучасних  вимог правового регулювання.  Українське  інформаційне  законодавство в сфері діловодства,  як  і вся правова система в цілому,  досі  далеке  від  досконалості. А говорячи про сферу діловодства,  ми  можемо  констатувати  відсутність базового  закону.  З моменту проголошення незалежності України і до сьогодні “Закон про діловодство” перебуває в стадії проекту. Отже, на разі в країні склалася парадоксальна ситуація: в умовах актуалізації й зростання ролі сфери діловодства відсутній базовий галузевий закон, який покликаний на загальнодержавному рівні регламентувати  діловодну діяльність.  Відтак  провокується  ситуація,  коли  в діловодних інструкціях,  положеннях,  правилах,  які функціонують  у державі,  завідомо  закладено неузгодженості з проектом закону, що потребує його доопрацювання знову й знову.

Наявні  на  сьогодні  в діловодній  сфері  закони  лише  епізодично  підходять  до  вирішення питань організації діловодства. Приміром, Закон “Про Національний архівний фонд та архівні установи”  розглядає сферу діловодства  виключно через призму  архівної  справи, як цикл, що передує  передачі  документів  на  архівне  зберігання,  тоді  як  діловодство,  в  своїй  сутності, включає  архівне  збереження  документів  як  кінцевий  цикл  руху  документів;  Закон  “Про електронні  документи  та  електронний  документообіг”  також  не  включає  в  себе  регулювання діловодства  в цілому, а охоплює лише питання  роботи з електронними документами, тоді як робота з документами на паперових носіях залишається осторонь дії зазначеного закону і таке інше.

Такий  підхід  свідчить  про  необхідність  ухвалення  галузевого  закону  та  удосконалення  нормативно-правової бази в сфері  діловодства найближчим часом відповідно до потреб галузі та  викликів  часу,  забезпечивши:  приведення  наукової  термінології  до  єдиного  стандарту; узгодженість  та  співіснування  національного  та  європейського  стандартів  роботи  з документами в Україні; рівноправність функціонування електронних та паперових документів, скорочення  документального  масиву  шляхом  припинення  його  дублювання,  тиражування  і переведення в електронний формат; адміністративне покарання за недбале поводження з документами тощо.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Перелік літератури

1.  Іванова Т.В.  Діловодство   в  органах державного  управління  та  місцевого самоврядування :  підручник / Т.В. Іванова,  Л.П. Піддубна. – К., 2007. – 415 с.

2.  Савицький В.Т. Документ як базове поняття  документаційного  забезпечення управління [Електронний ресурс] / В.Т. Савицький // Університетські  наукові  записки. – 2005. – № 4(16).  – С. 313–318.  –  Режим  доступу: http:// www.univer.km.ua/visnyk/920.pdf.

3.  Про  інформацію :  Закон  України  від 02.10.1992 р. // Відомості Верховної Ради  України. – 1992. – № 48. – Ст. 650. 

4.  Про бібліотеки і  бібліотечну справу від 27.01.1995 р.  № 32/95-ВР // Відомості Верховної  Ради України. – 1995. – №  7. – Ст. 45. 

5.  Про  обов’язковий  примірник  документів :  Закон  України  від 09.04.1999 р. № 595-ХIV [Електронний ресурс] // Законодавство України. – Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main. cgi. 

6.  Дiловодство  й архiвна  справа.  Термiни та  визначення  понять :  Національний стандарт України ДСТУ 2732:2004. – К. : Держстандарт України, 2005. – 31 с.

7.  Державна уніфікована система документації. Основні положення : Національний стандарт  України  ДСТУ 3843–99. – К. : Держстандарт України, 2000. – 7 с.

8.  Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та  визначення : Національний стандарт  України  ДСТУ 2392–94. – К. : Держстандарт  України, 1994. – 52 с. 

9.  Видання.  Основні  види.  Терміни  та  визначення : Національний стандарт України ДСТУ 3017–95. – К. : Держстандарт України, 1995. – 47 с.

10. Савицький В.Т. Документ  як базове поняття  документаційного забезпечення управління [Електронний  ресурс] / В.Т. Савицький // Університетські  наукові записки. – 2005, №4 (16). с. 313-318 Режим  доступу: http://www. univer. km.ua/visnyk/920.pdf.

11. Савицький В.Т. Документ як базове поняття  документаційного  забезпечення управління. Університетські наукові записки, 2005, №4 (16). с. 313-318 [Електронний  ресурс] – Режим  доступу: http:// www. univer. km. ua/visnyk/920

12. Інформація та документація. Керування документаційними  процесами.  Основні положення :  Національний  стандарт України ДСТУ 4423-1:2005. – К. : Держспоживстандарт України, 2007. – Ч. 1. – 28 с.

13. Дiловодство  й архiвна  справа.  Термiни та  визначення  понять :  Національний стандарт України ДСТУ 2732:2004. – К. : Держстандарт України, 2005. – 31 с.

14. Бездрабко В.В.  ДСТУ 4423:2005 “Інформація та документація. Керування документацій  ними  процесами”. [Електронний  ресурс] – Режим  доступу: http://www.nbuv.gov.ua/portal/Soc_Gum/Sid/2010_16/11.pdf.

15. Про  Національний  архівний  фонд  і  архівні  установи :  Закон  України  від 24.12.1993 р. № 3814 – ХІІ // Відомості Верховної  Ради  України. – 1994. – № 15. – Ст. 86

 16. Бездрабко В.В. Діловодство – документаційне забезпечення управління – керування  документаційними  процесами: термінологічні  межі  та  розмежування значень. [Електронний ресурс] – Режим доступу: http://www.documentstudy. net