Делопроизводство и нормативная база Украины

відповідно  до  ст.  144,  є  рішення,  що  мають  силу  обов’язкового  виконання  на  відповідній території. 

Наступного  року  окремі  положення  документаційної  діяльності  органів місцевого самоврядування  були  уточнені  законами  “Про  місцеве  самоврядування  в  Україні”, “Про  засади  державної регуляторної  політики  у сфері господарської діяльності” та законом “Про місцеві державні адміністрації”, за яким визначалися види документів, видання яких належить до повноважень місцевих державних адміністрацій.

Важливим кроком на шляху  удосконалення системи діловодства  стало ухвалення 1998 р. Закону  “Про  Національну  програму  інформатизації”  ,  в  якому  було  визначено  стратегію  розв’язання  проблеми  забезпечення  інформаційних  потреб  та  інформаційної підтримки  всіх  сфер  загальнодержавного  значення,  в  тому  числі  й  діловодної,  та  окреслено завдання,  серед  яких:  застосування  та  розвиток  сучасних  інформаційних  технологій  (ІТ), створення  загальнодержавних  систем  інформаційно-аналітичної  підтримки  діяльності  органів  державної влади та органів місцевого  самоврядування тощо.

Важливе  значення  у  створенні  державної  системи  електронних  інформаційних  ресурсів сфери діловодства мають і  Указ Президента України “Про заходи щодо розвитку національної складової  глобальної інформаційної  мережі  Інтернет та забезпечення широкого доступу  до цієї мережі в Україні”, Постанова КМУ “Про заходи щодо створення електронної інформаційної системи “Електронний уряд” та “Концепція формування системи національних  електронних  інформаційних  ресурсів”,  які сприяють використанню  Інтернет-технологій  у поточній  роботі  органів державної влади і місцевого самоврядування.

Саме  стрімким  розвитком  новітніх  ІТ  та  у  зв’язку  з  цим  інтенсифікацією  суспільно-інформаційних  відносин,  а  також  вище  окресленими  законами  та  указами  було  покладено початок  врегулюванню  на  законодавчому  рівні  сфери  інформаційних  відносин.  Приміром, 2002 р. було ухвалено Закон України  “Про Національну систему конфіденційного зв’язку”, наступного  року  окремі  аспекти інформаційного  забезпечення  діловодства були  врегульовані законом “Про телекомунікації” (2003 р.) .  

Важливим  кроком  на  шляху  інформатизації  суспільства  в  цілому  та  сфери  діловодства  зокрема стало ухвалення законів  “Про електронні документи та електронний  документообіг” та “Про  електронний  цифровий  підпис” ,  які визначили основні організаційно-правові засади електронного документообігу, використання електронних документів, правовий статус  електронного  цифрового підпису та  врегульовували  відносини,  що  виникають при використанні електронного цифрового підпису. Метою цих законів було надання електронним документам юридичної сили, рівної паперовим, а електронний цифровий підпис виступав тим інструментом, що дозволяє створити правові основи для електронного документообігу. 

Про підвищену увагу з  боку держави до питань переходу до електронного документообігу та використання електронного цифрового підпису  свідчить низка проектів Загальнодержавної  програми  впровадження  електронного  документообігу  з  використанням  електронного цифрового  підпису.  Проект  Закону  “Про  Загальнодержавну  програму  впровадження електронного документообігу з використанням  електронного цифрового підпису” № 2850 від 29.12.2006,  поданий  за  ініціативи  В.Ф.  Януковича  на  ознайомлення  ВРУ  V  скликання, передбачав  розроблення  нормативних  документів  для  впровадження  електронного документообігу  з  використанням  електронного  цифрового  підпису;  проведення  науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт із підготовки стандартів та технічних  документів у  сфері  послуг  електронного  цифрового  підпису,  електронного  документообігу  та  архівного  зберігання електронних документів, а також упровадження в органах  державної влади, органах місцевого  самоврядування,  на  підприємствах,  в  установах  та  організаціях  електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису.

За результатами відвідання Центру високих технологій Державного університету інформаційно-комунікаційних технологій Прем’єр-міністр України  Микола Азаров доручив уряду та іншим  центральним органам виконавчої влади здійснити низку заходів, спрямованих на реалізацію Концепції  електронного урядування в Україні  на 2011–2012 роки. Про це ІМК повідомили у прес-службі Держкомінформнауки.

Зокрема, йдеться про нормативне забезпечення проекту. Так, упродовж лютого 2011 року мають бути підготовлені та подані розпорядження Кабінету Міністрів  України "Про затвердження Концепції  Загальнодержавної програми впровадження електронного документообігу з використанням  електронного цифрового підпису" та постанова Кабінету Міністрів  України "Про затвердження технічного регламенту електронного документообігу в органах виконавчої влади". У  той самий термін необхідно затвердити план заходів щодо реалізації Концепції  електронного урядування в Україні  на 2011–2012 роки, а у квітні – подати проект Закону України "Про інформаційну систему "Електронний Уряд".

У листопаді в Україні були впроваджені стандарти ЄС щодо технічного регламенту електронного документообігу, а також забезпечено функціонування автоматизованої системи "Єдине вікно подання електронної звітності".

 Запропоновані технологічні  рішення допоможуть модернізувати  систему керування дорожнім рухом  у місті Києві. Цього року  в Україні буде створено національний  центр обліку комунальних платежів, що допоможе систематизувати  і зробити більш прозорими  розрахунки за послуги ЖКГ.

Таким чином вирішення  окремих питань сфери діловодства  на державному рівні поряд із ухваленими  законами  здійснюється  на  рівні  впровадження  цільових  загальнодержавних програмам.

Важливу  роль  у  становленні  законодавчої  бази  в  сфері  діловодства  відіграв  і  Закон  України  “Про  обов’язковий  примірник  документів”,  яким  передбачалося створення єдиного фонду документованої інформації, визначено окремі базові поняття, які безпосередньо стосувалися сфери діловодства (документ, виробник документів, патентний документ тощо) та визначено види документів, віднесених до обов’язкового примірника. 

Низкою  законів,  що  лише  побічно  висвітлюють  питання  сфери  діловодства, висвітлюються  питання  регулювання  діловодних  повноважень  посадовців  у  межах  їхніх повноважень. Зокрема, Законом  України “Про місцеве самоврядування в Україні”, зазначається, що  виконавчі  комітети  сільських,  селищних,  міських,  районних  у  містах  рад  у  межах  своїх повноважень  приймають нормативні та інші акти у формі рішень, сільський, селищний, міський голова,  голова  районної  у місті,  районної,  обласної  ради  у межах своїх повноважень видає розпорядження.  Голови  місцевих  держадміністрацій у межах своїх повноважень видають розпорядження,  а керівники управлінь,  відділів,  інших структурних підрозділів місцевих  державних  адміністрацій  –  накази.  Центральні  органи  державної виконавчої влади, відповідно до Указу Президента “Про Загальне положення про міністерство, інший центральний орган державної виконавчої  влади”  в межах своїх повноважень видають накази. 

Певною мірою питань діловодства  стосувався й Закон “Про стандартизацію”, який визначає  статус  стандартів  у системі нормативно-правових  актів,  які врегульовують процеси діловодства в Україні. 

Більшість  питань  діловодства  врегульовуються  підзаконними  актами.  Це  різного  роду інструкції,  правила,  положення,  покликані  адаптувати  загальні  законодавчі  норми  до  потреб, завдань, специфічних  особливостей органів влади і  апарату управління різних рівнів.

3. Правове регулювання архівного зберігання документів.

Протягом  90-х  рр.  ХХ  ст.  було  ухвалено  низку  підзаконних  актів,  які  врегульовували процеси  організації діловодства та зберігання документів. Така діяльність стала  необхідністю через  застарілість  радянських  нормативних  документів,  що  врегульовували  питання  переліку документів  та  термінів  їхнього  зберігання,  які  не  відображали  сучасних  процесів документоутворення. До таких нормативних актів слід віднести “Перелік типових документів, що  створюються в діяльності  органів державної влади та  місцевого самоврядування,  інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів”, який містить  перелік  видів  документів,  які  виникають  під  час  документування  однотипних управлінських функцій, що виконуються органами державної влади, місцевого самоврядування, підприємствами,  установами,  організаціями  в  процесі  своєї  діяльності,  а  також  документації, що  утворюється  в  результаті  виробничої  і  науково-технічної  діяльності  установ;  “Перелік документів  Національного  банку  України,  установ  і  організацій  його  системи,  акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням строків зберігання” , “Перелік документів що утворюються в установах Державної митної служби, із зазначенням строків їх зберігання” ,  “Перелік  спеціальної документації  з питань  гідрометеорології та  контролю природного  середовища,  що  утворюється в установах Комітету  України з питань гідрометеорології,  із  зазначенням  строків  зберігання” ,  “Перелік  документів,  що утворюються в процесі діяльності  внутрішніх  військ  Міністерства  внутрішніх  справ, навчальних закладів, підприємств, установ, організацій системи Міністерства внутрішніх справ України,  із  зазначенням строків  зберігання  документів”,  “Перелік  документів,  що утворюються в діяльності  Міністерства  оборони та  Збройних  Сил України,  із  зазначенням строків зберігання документів”, “Перелік документів, що утворюються в діяльності органів прокуратури України, із зазначенням строків зберігання документів”, “Перелік документів, що  утворюються в процесі діяльності  органів і установ кримінальної  виконавчої  системи,  із зазначенням строків зберігання документів” та інше.

Важливу  роль  у  діловодстві  відіграє  питання  визначення  цінності  документів,  їхньої систематизації,  підготовки  та  передачі  на  архівне  зберігання,  з  подальшим  використанням архівних  матеріалів.  Це  питання  діловодства  поруч  із  законами  також  регулюється  низкою підзаконних актів, до яких можна  віднести: “Типове положення про  архівний підрозділ органу державної  влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації” , “Типове  положення про державний архів  області, міста Києва і Севастополя”, “Типове положення про архівний відділ районної, районної у місті Києві і Севастополі  державної  адміністрації”,  “Правила  роботи  архівних  підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій”, “Типове положення про експертну комісію архівного відділу районної державної адміністрації, архівного  відділу  міської  ради”,  “Положення  про Державний комітет архівів України”, “Примірна номенклатура справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських  державних  адміністрацій”,  “Примірна номенклатура  справ апарату районної державної адміністрації області”  та інші.

Постановами  КМУ  та  Указами  Президента  врегульовано  окремі  аспекти  електронного документообігу  та  інформаційного  забезпечення  сфери  діловодства  різних  рівнів.  До  таких правових актів належать: “Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах виконавчої  влади” ,“Порядок  обов’язкової  передачі  документованої  інформації”  та деякі інші.

Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Саме правильно організований електронний документообіг в організації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Одним із головних етапів електронного документообігу є архівне зберігання електронного документу.

Система архівного зберігання електронного документа може сприяти  створенню нової організаційної культури в організації, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою  і значимою. Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями  не в останню чергу залежить від  коректного рішення задач оперативного і якісного формування архівного  зберігання електронного документу, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Проблемами впровадження електронного документообігу в організації  на сучасному стані займаються як російські, так і вітчизняні науковці, зокрема: Г. Г. Асеев, М. П. Бобильова, В. М. Боркус, Ю. Г. Вітін, М. В. Ларін, О. В. Матвієнко, В. І. Тихонов, І. Ф. Юшин. Так, директор ВНІІДАД (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела) М. В. Ларін займається питанням нормативно-методичного регулювання впровадження електронного документообігу. І. Ф. Тихонов та І. Ф. Юшин акцентують увагу на дослідженні збереження електронних документів на підприємстві.

В. М. Боркус займається питанням адаптації зарубіжного досвіду впровадження електронного документообігу на вітчизняний ринок. Архівним збереженням документів займались: Ж.Ф. Сергазин, С.Д. Пічькевич, К. Селіверстова, З.В. Крайская, Я.С. Калакура

Окрему групу нормативно-правових актів, поруч із законом “Про державну таємницю”, становлять накази, положення, рекомендації щодо роботи з конфіденційною інформацією або інформацією,  що  становить  державну  таємницю:  “Звід  відомостей,  що  становлять  державну таємницю”, який містить перелік таємної інформації державного значення; “Інструкція про порядок обліку,  зберігання  і використання  документів,  справ,  видань  та  інших матеріальних носіїв  інформації,  які містять конфіденційну інформацію,  що  є  власністю  держави” ,  яка регулює організацію роботи  з документами,  що  є власністю держави і містять таємну інформацію. 

Організація  діловодства  за  зверненням  громадян  врегульовується  “Інструкцією  з діловодства  за зверненнями громадян в органах  державної влади і місцевого  самоврядування, об’єднаннях  громадян,  на  підприємствах,  в  установах,  організаціях  незалежно  від  форми власності, в засобах масової інформації”, якою визначаються основні правила отримання, реєстрації,  виконання та  контролю  звернень,  обліку,  зберігання,  підготовки  і передачі документів  до  архіву,  їхнього знищення.  Діловодство за  цією  групою  документів  ведеться окремо від інших видів діловодства. 

Окрему  групу  нормативно-методичного  забезпечення  процесів  діловодства  становлять методичні  рекомендації,  які  мають  на  меті  надати  практичну  допомогу  фахівцям  діловодної сфери в питаннях організації  та ведення поточного діловодства. Ухвалення “Переліку типових  документів...”  значно  активізувало  нормативно-методичну  діяльність  в  даному  напрямку, оскільки  розробка  галузевих  (відомчих)  стандартів  була  невідкладною  вимогою  часу.  Значна роль  у  методичному  забезпеченні  законотворчого  підґрунтя  належить  УНДІАСДу.  Ним було підготовлено низку рекомендацій, зокрема, “Методичні рекомендації щодо складання відомчих (галузевих)  переліків документів  із  зазначенням строків їх  зберігання”,  “Методичні рекомендації  з  розробки  та  застосування  примірних  та  типових номенклатур  справ”, “Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфікована система документації.  Уніфікована  система  організаційно-розпорядчої  документації.  Вимоги  до оформлювання документів” та інше. 

Важливе значення мали “Методичні рекомендації з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ”, які містили детальний опис організації й методики процедур розроблення і застосування  зазначених  номенклатур  справ та  сприяли впорядкуванню практичної діяльності поточного діловодства. На їхній основі з’явилися посібники зі складання індивідуальних  номенклатур  справ конкретних  апаратів  обласних,  міських та  районних державних  адміністрацій.