Архивная эвристика как технологический процесс в деятельности государственного архива – на примере Дзержинского городского архива

      На  базе исследования поиск документов осуществляется в четыре этапа как  следует  по стандартам.

      На  первом этапе информационного поиска следует установить, в фондах каких учреждений, организаций или хранилищ могли отложиться документы. Для этого необходимо разделить документы по  принципу классификации.

      На  втором этапе информационного   поиска следует выяснить номера и названия архивных фондов, хранящих нужные документы, Если, круг необходимых фондов уже намечен, следует внимательно изучить последнее издание путеводителя (или краткого справочника) по фондам нужного архива. Затем в архиве необходимо узнать, возможен ли доступ к фондам и научно-справочному аппарату к ним.

       На  третьем этапе информационного поиска необходимо выяснить последний элемент архивного шифра, который необходим для заполнения требования, — номер единицы хранения. Это очень трудоемкая работа, в процессе которой предстоит изучить многочисленные описи, состоящие из тысячи заголовков. Облегчить работу могут указатели к описи, например внутрифондовый указатель, хотя они, как правило, содержат лишь рубрику, подрубрику и шифр, а также обзоры к интересующим фондам. Выяснив номер фонда, описи и дела, можно составить требование на выдачу дел.

      Однако  третий этап поиска этим не ограничивается. Во-первых, описи далеко не всегда достаточно информативны. Во-вторых, помимо номера дела необходимо знать номера листов, количество которых в деле может достигать значительного количества, и если не знать номера листа, необходимо будет ознакомиться с каждым из них. Это также трудоемкая работа, для избежание которой следует обратиться к системе каталогов архива — систематическому, предметному, именному, географическому, каталогу по истории государственных учреждений.

      На  четвертом этапе  информационного поиска (на уровне группы документов дела, документа и части документа) особое значение имеют 'вспомогательные справочники – указатели к документам, предметный каталог, тематические обзоры, перечни картотеки. Осуществляя поиск на этом уровне, следует помнить о том, что даже в пределах одного архива качество, информативность, набор элементов описания, наполнение справочного аппарата могут быть неравноценными. Даже отдельные части фондов, имеющие самостоятельные описи, могут иметь различный набор элементов описания и справочный аппарат. Это объяснятся дифференцированным подходом к описанию документов. 
 

 

3. Выводы  по курсовой работе

 
 
         

1. На базе государственного архива г. Дзержинска имеется, и проводиться такая процедура, как архивная эвристика. Методикой поиска документа владеют все работники архива, хотя каждый из них закреплен как ответственный за конкретное архивохранилище, за пределы которого они практически не выходят.
2. Технология информационного поиска строится на типовых нормативных документах:
• Основах Федерального Законодательства об Архивном фонде РФ;
• Указах Президента и Распоряжениях Правительства РФ;
• На нормативно – методических документах Федерального архивного агентства (Росархива).

 
       

3. Архивная  эвристика ведется по профилю  архива, то есть по тематике хранимых фондов.
4. Поиск документов ведется по научно – справочному аппарату:
• Описям;
• Каталогам;
• Путеводителям;
• Обзорам.

 
       

5. Для организации  поиска дел в хранилище на полках и стеллажах используются топографические указатели, ярлыки.
6. Помимо традиционного поиска документов осуществляют и поиск в базах информационной сети архива, через компьютеры. 

 

IV. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 

7. Опубликованные  источники 

 
   

1. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах «Отечественные архивы. – 1993. - № 5.
2. Постановления Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в дело производстве» Отечественные архивы. – 1993. - № 3.
3. Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждение положения о лицензировании деятельности по обследованию состояния архивных фондов, экспертизе, описанию, консервации и реставрации архивных документов» Отечественные архивы. – 1995. - № 5.
4. Постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждение Положения о Федеральной архивной службы России»//
5. Положение «Об архивном фонде Российской Федерации»// Отечественные архивы. – 1994. - № 3.

 

                  Основная  литература  

            2.1. Нормативная литература 

1. Квалификационный  справочник должностей служащих. –  М., 2001

 

2. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р51 141 – 98. –М., 1998.
3. Основные правила работы государственных архивов СССР.-М., 1984.
4. Основные правила работы ведомственных архивов. – М., 1986.

 

2.2 Методическая литература 

   1. методические рекомендации по работе с документами личного происхождения (литература и искусство). – М., 1990.

   2. методические рекомендации по проведению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах. – М., 1998.

   3. Перечень  документов, подлежащих приему в  государственные архивы СССР. –  М., 1973.

   4. Перечень  типовых документов, образующихся  в деятельности госкомитетов, министерств,  ведомств и других учреждений, организаций, предприятий  с указанием сроков хранения. М., 1989.    

2.3. Архивоведческая литература 

   1. Архивная реформа: проблемы пути развития (расширенное заседание коллегий Роскомархива)// Отечественные архивы. – 1992. - № 3.

   2. Жукова  М.П. Экспертиза ценности документов  современных учреждений, предприятий, организаций – Отечественные архивы.

   3. Павлова  Т. Ф. Рассекречивание документов  государственных архивов: некоторые  итоги, законодательная база, проблемы// Вестник 

   2.4. Дополнительная литература  

1. Архив и  тайна личной жизни, // Отечественные архивы. – 1995. - № 2.
2. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: комплектование архива Е.В.       Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина //Секретарское дело. -1998. - № 4 
3. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: Экспертиза ценности  Е.В.       Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина //Секретарское дело. -1999.№ 1 (14)
4. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: Создание описи Е.В.Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина //Секретарское дело. -1999. -№ 2 (15)
5. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: Справочный аппарат к описи Е.В.       Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина //Секретарское дело. -1999. - № 3 (16)
6. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: Описание документов и дел  Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина //Секретарское дело. -1998. - № 4.