Архивная эвристика как технологический процесс в деятельности государственного архива – на примере Дзержинского городского архива

       Дела долговременного или постоянного хранения в структурных подразделениях»; подразделении находятся временно — до передачи в архив учреждения, о период формирования любое дело имеет свой индекс по номенклатуре, который, как было сказано выше, состоит из двух или трех цифр, разделенных чертой.

     После окончания делопроизводством дела изымаются из скоросшивателей, переформировываются, переплетаются, нумеруются, уточняются данные как их обложках. На них составляются годовые описи дел структурного подразделения. Удела, включенного в годовую опись, кроме индекса по номенклатуре появляется еще и архивный номер.

    Дела  в описи дел структурного подразделения  нумеруются в валовом порядке (1, 2, 3 и т.д.). Однако в одном структурном подразделении ежегодно может быть составлено несколько описей, поэтому существенное значение имеет не только № дела, но и № описи.

    Описи дел структурных подразделений  нумеруются следующим образом, например 5п—81, где 5 — номер структурного подразделения; буква обозначает категорию документов (п — постоянною хранения, в — временного хранения, л/с — по личному составу и т.п.), а 81 — последние цифры года, когда дело было закончено делопроизводством. Номер дела ставится на обложке карандашом, так как, когда дела передаются в архив учреждения, то там, на основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел учреждения.

    После передач и дел в архив учреждения по описи, один экземпляр описи остается в структурном подразделении. В архиве учреждения ежегодно составляется также несколько сводных описей (дел постоянного хранения, долговременного хранения, по личному составу и т.д.), где дела всех структурных подразделений имеют общую валовую нумерацию, поэтому номер дела в описи дел структурного подразделения отличается от номера тогоже дела в сводной описи учреждения. Номер дела проставляется на обложке дела чернилами после утверждения сводной описи дел учреждения на ЭК организации и согласования ее с ЭПК архивного учреждения (для государственных и негосударственных учреждений, заключивших договор с государственным архивом). Однако и этот номер не является окончательным — на дела постоянного хранения и дела по личному составу составляются так называемые законченные описи дел. Количество дел в законченной описи, как правило, не должно быть меньше 1000, поэтому в законченную опись включаются дела учреждения за несколько лет. В законченной описи дела учреждения за несколько лет также нумеруются в валовом порядке. По законченным описям дела передаются в государственный или объединенный архив учреждения и хранятся уже там.

Таблица № 1 «Поиск документов в делопроизводстве»  
 
 

4. Поиск документов  в архиве учреждения

     Чтобы не запутаться в архивных шифрах, на обложке дела, в описи дел структурного подразделения и сводной описи  дел учреждения обязательно проставляется индекс дела по номенклатуре. Индекс дела проставляется также на регистрационной карточке документа. На него и следует ориентироваться при поиске.

     Основными справочниками в архиве учреждения являются сводные описи дел постоянного  и долговременного хранения, составляемые ежегодно («Архивные описи»).

   Остановимся на последовательности поиска нужного  документа.

      Сначала нужно просмотреть заголовки  единиц хранения и выписать нужные цифры, затем, обратившись к топографическому указателю, разыскать дело", Если опись содержит несколько сотен или тысяч единиц хранения, следует воспользоваться указателями к описи — предметным, именным, географическим и другими. Однако, как правило, в архив учреждения поступают запросы, требующие обнаружить конкретный документ или подтвердить "точные данные (например, дату и номер приказа о приеме на работу и увольнении сотрудника). Описи, раскрывающие содержание документа на уровне единицы хранения, как правило. Недостаточно подробны для такого поиска, поэтому целесообразно воспользоваться картотеками и каталогами архива учреждения, где, как правило, информация описывается подокументно. Основу каталога составляет регистрационно-контрольная картотека (РКК), которая должна быть передаваться в архив учреждения вместе с делами постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет). В архиве картотека подвергается экспертизе: из нее изымаются карточки документов, не подлежащих хранению; остальные карточки снабжаются указанием на архивный шифр дела по сводной описи учреждения. Картотеки пересматриваются, к ним составляются предметные указатели. Особенно большое значение в работе архива учреждения имеет картотека документов по личному составу. Кроме того, здесь могут быть представлены картотеки на научную-техническую документацию, по историй учреждения и др.

     В автоматизированных системах делопроизводства регистрационно-контрольные базы данных за истекший делопроизводственный год, как правило, сохраняются полностью. Поэтому в регистрационной карточке таких систем помимо индекса дела по номенклатуре проставляется срок хранения документа, предусматривается поле для архивного шифра.

     Если  необходимы документы более чем  десятилетней давности, то, чтобы убедиться, что они не уничтожены, следует  внимательно изучить протоколы  заседаний экспертной комиссии учреждения и прилагаемые к ним акты о выделении на уничтожение дел. Если дела переданы в государственный архив, поисковая работы будет продолжена самим учреждением. Чтобы поиск документов, хранящихся в государственном архиве, увенчалась успехом, необходимо представлять себе систему НСА к документам архивного фонда РФ. 
 
 

     Таблица № 2 .Поиск документов в архивных учреждениях  

5. Поиск документов в государственном архиве

    Этапы поиска ретроспективной документной  информации (РДИ).

       На  первом этапе информационного поиска следует установить, в фондах каких учреждений, организаций или хранилищ могли отложиться документы по теме исследования.

       Для этого необходимо вспомнить принципы классификации документов на уровне архивного фонда РФ, в соответствии с которым все архивы делятся на 
исторические (хранящие документы эпохи феодализма и капитализма), 
комплектующие (хранящие документы эпохи социализма и постсоциалистического 
периода) и архивы, хранящие документы всех эпох в отдельных хранилищах. Кроме 
того, существуют архивы, хранящие документы общенационального значения 
(федеральные архивы), и архивы субъектов федерации (областные, краевые, муниципальные, районные). Для хранения документов на специальных носителях существуют архивы научно-технических документов (НТД) и кико-фото-фоно-документов (КФФД). Наконец, профиль иногда определяется принадлежностью документов к отраслям государственной и общественной деятельности, поэтому существуют архивы народного хозяйства, литературы и искусства, военно-исторические, общественных движений.

       На  втором этапе информационного   поиска следует выяснить номера и названия архивных фондов, хранящих нужные документы, Если, круг необходимых фондов уже намечен, следует внимательно изучить последнее издание путеводителя (или краткого справочника) по фондам нужного архива. Затем в архиве необходимо узнать, возможен ли доступ к фондам и научно-справочному аппарату к ним. Необходимо помнить, что система справочников каждого архива, несмотря на единые принципы создания НСА, имеет свои особенности, так как она формировалась исторически в течение столетий — нет двух архивов с одинаковым набором справочников. Особенно это своеобразие касается дополнительных справочников (картотек, указателей, обзоров, тематических перечней). Поэтому, прежде всего, следует узнать об особенностях системы НСА данного архива.

       В некоторых федеральных архивах графическая схема НСА помещена в 
читальном зале. Узнав, что по теме вашего исследования имеется каталог, картотека, 
обзор, указатель, вы существенно сэкономите время поиска, В читальном зале вам 
предложат путеводитель по архиву и картотеку фондов, в которой можно уточнить 
номера нужных фондов, количество описей к фонду, но если их несколько сотен, 
вам, скорее всего, понадобится номер описи. Номера и названия описей вы 
можете узнать из картотеки фондов или реестра описей. Теперь можно приступать к 
следующему этапу поиска, заказав у сотрудника читального зала главный справочник - архивную опись.

       На  третьем этапе информационного поиска необходимо выяснить последний элемент архивного шифра, который необходим для заполнения требования, — номер единицы хранения. Это очень трудоемкая работа, в процессе которой предстоит изучить многочисленные описи, состоящие из тысячи заголовков. Для архивистов сейчас появилась возможность для просмотра заголовков прибегнуть к" помощи ЭВМ, однако лишь немногие архивы (например, ГАРФ), предоставляют электронные справочники пользователям. Облегчить работу могут указатели к описи, например внутрифондовый указатель, хотя они, как правило, содержат лишь рубрику, подрубрику и шифр, а также обзоры к интересующим фондам. Выяснив номер фонда, описи и дела, можно составить требование на выдачу дел.

Однако третий этап поиска этим не ограничивается. Во-первых, описи далеко не всегда достаточно информативны. Во-вторых, помимо номера дела необходимо знать номера листов, количество которых в деле может достигать значительного количества, и если не знать номера листа, необходимо будет ознакомиться с каждым из них. Это также трудоемкая работа, для избежание которой следует обратиться к системе каталогов архива — систематическому, предметному, именному, географическому, каталогу по истории государственных учреждений.

      На  четвертом этапе  информационного поиска (на уровне группы документов дела, документа и части документа) особое значение имеют 'вспомогательные справочники – указатели к документам, предметный каталог, тематические обзоры, перечни картотеки.

      Предметный  каталог, указатели к документам, именные картотеки архива зачастую создаются на базе переданных, на хранение делопроизводственных картотек. Иногда карточки содержат ссылку на делопроизводственный номер или шифр дела в архиве Учреждения. Такие карточки нуждаются в перешифровке по специальным переводным таблицам, поэтому выписанный шифр следует проверить у дежурного по каталогу.

      Осуществляя поиск на этом уровне, следует помнить о том, что даже в пределах одного архива качество, информативность, набор элементов описания, наполнение справочного аппарата могут быть неравноценными. Даже отдельные части фондов, имеющие самостоятельные описи, могут иметь различный набор элементов описания и справочный аппарат. Это объяснятся дифференцированным подходом к описанию документов. 

2. Практический  аспект КУРСОВОЙ работы.

Анализ  информационноГО  архивного поиска в государственном  архиве на базе исследования Дзержинского государственного архива 

1. История и структура Дзержинского государственного архива