Архивная эвристика как технологический процесс в деятельности государственного архива – на примере Дзержинского городского архива

 

 
 
 
 
 
 

  
 
 
 

 
 
 
 
 

Схема №1. Структура  архива 

      Автор курсовой работы считает нужным привести для образца должностные обязанности  некоторых работников архива, а именно: 

ЗАВЕДУЮЩИЙ  АРХИВОМ 

      Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

    Должен  знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные  документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

     Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет. 

ДОКУМЕНТОВЕД 

    Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

    Должен  знать: законодательные и нормативные  правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

    Требования  к квалификации.

    Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности  документоведа II категории не менее 3 лет.

    Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности  документоведа не менее 3 лет.

    Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

КАССИР 

    Должностные обязанности. Осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность. Получает по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком. Составляет описи ветхих купюр, а также соответствующие документы для их передачи в учреждения банка с целью замены на новые. Передает в соответствии с установленным порядком денежные средства инкассаторам. Составляет кассовую отчетность.

    Должен  знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы  и документы по ведению кассовых операций; формы кассовых и банковских документов; правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств и ценных бумаг; порядок оформления приходных и расходных документов; лимиты остатков кассовой наличности, установленной для предприятия, правила обеспечения их сохранности; порядок ведения кассовой книги, составления кассовой отчетности; основы организации труда; правила эксплуатации вычислительной техники; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

    Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. 
 
 
 
 

 

3. Нормативно – правовые документы по исследуемой теме на базе

  изучения 

      С точки зрения требований законодательного регулирования, как в государственном, так и в ведомственном архиве должны иметься следующие нормативно -  правовые документы:

      1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ – 125 от 22. 2004г. Вступил в силу 27 октября 2004 года).

      2. Положение об Архивном фонде  Российской Федерации (утверждено  указом Президента Правительства  Российской Федерации от 17.03.1994г.  №552)

      3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, органах Российской академии наук (утверждены приказом Министерства культуры и коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007, регистрационный № 9059).

      4. Примерное положение об архиве  государственного учреждения, организации,  предприятия (утвержден приказом  Роскомархива от 18.08.1992 № 176).

      Из  указанных выше законодательных актов на объекте изучения автору курсовой работы был предоставлен  только последний вариант документа (ПРИЛОЖЕНИЕ Б).

      Отсутствие  других регулирующих документов объясняется  тем, что на базе исследования не считают  нужным иметь их в своем документационном поле.    

4. Поиск документов  в архиве базы  исследования 

      На  исследуемой базе в основных правилах работы  установлены типы архивных справочников, входящих в систему научно-справочного аппарата:

• архивная опись;
• каталоги;
• путеводители;
• указатели;
• обзоры документов.

      Приложить указанные виды документов в копиях для подтверждения наличия поисковых  элементов не представляется возможным, так как автору курсовой работы было отказано в их выдаче по причине  ограниченно – доступного типа архива – базы исследования. В связи с этим автор исследования предоставляет в анализе только общие сведения о состоянии архивной эвристики.

      Каждый  тип справочника имеет виды, а  иногда и разновидности, выполняющие  свои задачи и потому отличающиеся друг от друга по структуре, содержанию, степени информативности. Все архивные справочники составляются с обязательным привлечением описи дел. 
 В состав СНСА входят межархивные, общеархивные, межфондовые и фондовые справочники.

      Каталоги — это межфондовые архивные справочники, в которых информация о содержании документов архива занесена на карточки установленной правилами формы. Назначение каталогов — оперативный поиск углубленной информации, содержащейся в документах архива по определенным темам, событиям, явлениям, лицам и т.д. 
 Архив может иметь несколько каталогов:

• систематический;
• предметный;
• именной;
• географический;
• по истории учреждений;
• документов по личному составу.

        При наличии в архиве нескольких  взаимосвязанных и взаимодополняющих  каталогов создается система каталогов. В ее основе как правило, лежит систематический каталог. 
 Путеводители — архивные справочники, содержащие краткие сведения о документах архива. Характеристики в них располагаются по рекомендованной правилами схеме. Назначение путеводителей — ознакомление потребителей с краткой информацией, ориентирующей в составе и содержании фондов архива. 
 Существуют три вида путеводителей:

• путеводитель по фондам архива включает систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками;
• краткий справочник по фондам архива представляет собой систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них;
• тематический путеводитель включает систематизированный перечень характеристик документов, расположенных по тематической схеме. 
   Указатель — элемент справочного аппарата к архивному справочнику, охватывает основной текст и приложения. Ссылочные данные к описи даются на номера дел, к путеводителю и обзору — на страницу справочника, к каталогу — на индекс каталожной карточки. В Дзержинском архивов наибольшее применение находят указатели следующих видов:
• предметный;
• географический;
• хронологический. 
   

      Обзор документов — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Назначение — информация заинтересованных организаций о документах. 
 При разработке справочников любых типов, видов необходимо соблюдать методические рекомендации, разработанные ведущим учреждением ГАС. Применение единых форм и приемов описания, единой классификации облегчит перевод на механизированный и автоматизированный поиск информации.