Пример оформления листа – заверителя: 

     ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №___________ 

     В дело подшито и пронумеровано ____________________________лист(ов)

     (цифрами, прописью)

В том числе  литерные листы ____________________________________________,

     (цифрами, прописью)

пропущенные номера __________________________________________________,

     (цифрами, прописью)

+ листов внутренней  описи______________________________________________

     (цифрами, прописью) 

 
 

Зав. хозяйством  К.В. Качурина  
 
 
 
 
 

1.5.8. Передача дел на архивное хранение

 

       Дела  постоянного хранения передаются в  архив предприятия не позднее  чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.

       Передача  дел АХО в архив осуществляется через службу ДОУ предприятия.

       В период подготовки дел АХО к передаче  через службу ДОУ в архив предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствия количества дел, включенных в опись дел АХО, количеству дел, заведенных в соответствием  с номенклатурой дел АХО. Все выявленные недостатки устраняются.

       Прием каждого дела в архив производится в присутствии зав. хозяйством АХО, на обоих экземплярах описи дел  АХО против каждого дела делается отметка о наличии дела. В конце  каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема – передачи дел, а также подписи сотрудника службы ДОУ и зав. хозяйством. При приеме особо ценных бумаг проверяется количество листов в деле.[30]

1.5.9. Уничтожение дел

 

     Для уничтожения документов с истекшим сроком хранения, в ОАО ГК «Ягодка» создана экспертная комиссия, председателем которой является руководитель службы ДОУ.

     При проведении экспертизы ценности документов в АХО осуществляется:

• Отбор дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив организации;
• Отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в АХО;
• Выделение к уничтожению дел за предыдущие года, сроки хранения которых истекли.

      По  окончании экспертизы ценности документов составляется акт о выделении  дел к уничтожению. Данный документ утверждается Генеральным директором ОАО ГК «Ягодка».

      Уничтожение документов и дел проводится:

• Путем разрыва бумаги вручную;
• Измельчение документов при помощи шредера (бумагоуничтожителя);
• Путем сжигания.  [30]

1.6. Оценка состояния документационного обеспечения управления административно – хозяйственного отдела

 

       Проведя анализ ДОУ данного подразделения, можно сделать вывод, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость  получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому документообороту необходимо уделять большое внимание.

       Рассмотрим  подробнее проблемы отдела в сфере документооборота.

       Корреспонденция, поступившая на имя начальника АХО, передается заведующему хозяйством отдела. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение начальнику. Одна и та же операция повторяется дважды, что увеличивает расход времени на работу с документами.

       Также проблемой АХО является недостаточно четкий порядок регистрации документов, который вызван журнальной регистрацией.

       Оперативность и надежность управления документооборота  связана с быстротой прохождения и обработки документов, но поскольку в отделе преобладает бумажный документооборот, как и на всем предприятии, то возникают ряд таких проблем,  как:

• Недостаточная оперативность при подготовке, обработке и согласования документов;
• Затрудненный поиск бумажных документов;
• Иногда происходят потери документов.

     Методы преодоления будут рассмотрены в пункте – решение проблем АХО ОАО ГК «Ягодка».

 

1.7. Анализ  документационного обеспечения управления на ОАО ГК «Ягодка»

 

      Документы являются информационной основой деятельности комплекса, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. Кроме того, документооборот является упорядоченным обменом этой информацией между работниками и подразделениями. Таким образом, повышение эффективности работы с документами в организации непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций.

      Важнейшим технологическим процессом работы с документами в организации  является документооборот, который в ОАО ГК «Ягодка» является преимущественно бумажным. Это и стало причиной наболевших проблем комплекса, таких как:

• постоянный рост объема документооборота и увеличение количества дублирующих друг друга документов;
• длительность прохождения документов на всех стадиях их обработки;
• недостаточный уровень исполнительской дисциплины;
• утери бумажных документов;
• неструктурированное и неэффективное хранение документов и др.

      Все это приводит к усложнению управляемости  предприятием.

      Верным  и правильным решением в данной ситуации будет являться внедрение СЭД.  Электронный документооборот предполагает движение документов в электронной форме, что значительно упрощает осуществление ДОУ.

      Сегодня, организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от приобретения отдельных частных технологий до готовых комплексных систем. Наиболее популярной является система "Дело". Подход состоит в том, что новая технология должна быть преемственна традиционной культуре управления, существующей нормативной базе и сложившейся технологии работы с бумажными документами.

      Автоматизация традиционного делопроизводства позволит решить целый ряд важнейших проблем контроля за документационной деятельностью предприятия и его подразделений.

      Преимущества  электронных документов:

• Стоимость распространения и хранения значительно ниже, чем у бумажных документов;
• Время распространения электронных документов значительно ниже, чем у бумажных;
• Осуществляет быстрый поиск документов;
• Увеличение возможностей для взаимодействия, увеличения управляемости;
• Упрощение механизмов защиты документов;
• Расширение среды представления документов (мультимедиа);
• Поддержка версий и подверсий документов;
• Возможность ведения журналов действий пользователя.

       По  сравнению с традиционным бумажным делопроизводством система электронного документооборота обеспечивает реализацию целого ряда новых функций, которые рассматривались в пункте 1.1. 
 

 

II. РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ  АХО ОАО ГК «Ягодка»

       Рассмотрим подробнее проблемы административно – хозяйственного отдела гостиничного комплекса и пути их решения:

1. Корреспонденция, поступившая на имя начальника АХО, передается заведующему хозяйством отдела. Он рассматривает поступившую  корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение начальнику. Рекомендуется наделить зав. хозяйством АХО дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов. Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения начальника от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.
2. недостаточно четкий порядок регистрации документов, который вызван журнальной регистрацией. Предлагается использовать электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.
3. В связи с преобладанием в отделе бумажного документооборота, как и на всем предприятии, то возникают ряд таких проблем,  как:

• Недостаточная оперативность при подготовке, обработке и согласования документов;

• Затрудненный поиск бумажных документов;
• Иногда происходят потери документов.

       Решением  этих проблем может стать перевод  отдела на электронный документооборот.

Заключение

 

       Итак, при работе над курсовым проектом, я выполнила все поставленные задачи: провела анализ документационного обеспечение управления на примере виртуального ОАО ГК «Ягодка», подробно изучила деятельность административно – хозяйственного отдела, его документооборот, разработала наиболее важные организационные документы отдела (унифицированные и неунифицированные), а также оформила дело отдела предприятия для текущего хранения документов на бумажном носителе.

       Курсовой  проект закрепил теоретические знания по дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления» и усовершенствовал практические навыки в работе с документами. 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Библиографический список

 

Законодательные и методические документы 
 

       

1. ГОСТ  Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.
2. ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.
3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.
4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33.
5. Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (с изменениями и дополнениями., вступившими в силу с 15.12.2007).
6. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).
8. Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290.
9. Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 (в ред. от 21.02.2008).
10. Регламент Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Росархива от 09.03.2005 № 17.
11. Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005)
12. Федеральный закон  от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
13. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007).
14. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 01.12.2007).
15. Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изменениями и дополнениями, вступившими в силу с 01.01.2008).
16. Федеральный закон  от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
17. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».