АННОТАЦИЯ

 
       
 
 
 
 
 

       Данный курсовой проект посвящен анализу документационного обеспечения управления (ДОУ) на примере виртуального предприятия.

       Проект  состоит из двух частей: теоретической и практической.

       В первой части были рассмотрены вопросы актуальности темы курсового проекта, поставлены цели и задачи курсового проекта, произведено сравнение отечественных и передовых зарубежных технологий и решений в области делопроизводства на бумажных и электронных носителях; рассмотрено нормативно-правовое регулирование ДОУ, специфика работы предприятия; общая структура управления виртуального предприятия, действующая организационная структура административно – хозяйственного отдела на примере виртуального предприятия, организация документооборота в отделе, порядок работы с внутренними, исходящими и входящими документами; состав документации данного подразделения; технология работы с документами в отделе, основные проблемы ДОУ в АХО и пути их решения; сделан вывод об уровне ДОУ предприятия.

       В практическом разделе содержится: миссия (цель) административно-хозяйственного отдела; его задачи; положение об отделе АХО; приказ по основной деятельности об организации АХО; приказ по личному составу о приеме сотрудников в данный отдел; должностные инструкции сотрудников подразделения; номенклатура дел отдела; инструкцию по делопроизводству; титул дела; внутреннюю опись документов дела; документы, оформленные в дело; Карточку - заместитель документа дела; журнал регистрации документов.

 

СодержаниЕ:

 

ПРИЛОЖЕНИЕ  А. Приказ «о создании административно  – хозяйственного отдела» …….55

   ПРИЛОЖЕНИЕ  Б. Положение «об административно  – хозяйственном отделе» 57

   ПРИЛОЖЕНИЕ  В. Инструкция «по документационному обеспечению управления» 60

   ПРИЛОЖЕНИЕ  Г. Должностная инструкция начальника административно – хозяйственного отдела 168

   ПРИЛОЖЕНИЕ  Д. План работы АХО 172

   ПРИЛОЖЕНИЕ  Ж. Номенклатура дел АХО 176

   ПРИЛОЖЕНИЕ  К. Журнал регистрации номенклатуры дел АХО 179

   ПРИЛОЖЕНИЕ Л. График уборок территории комплекса 181

   ПРИЛОЖЕНИЕ М. Запрос на приобретение канцелярских товаров, мебели, оргтехники 187

   ПРИЛОЖЕНИЕ П. Договор поставки мебели 188

   ПРИЛОЖЕНИЕ Р. Журнал регистрации плана работы АХО на год 191

   ПРИЛОЖЕНИЕ С. Журнал регистрации положения об АХО 194

   ПРИЛОЖЕНИЕ Т. Журнал регистрации должностных инструкций АХО 197

   ПРИЛОЖЕНИЕ У. Журнал регистрации графиков работы уборщиков 200

   ПРИЛОЖЕНИЕ Ф. График работ уборщиков. Основное здание ОАО ГК «Ягодка» 202

   ПРИЛОЖЕНИЕ Х. График работ уборщиков. Жилые помещения ОАО ГК «Ягодка» 210

   ПРИЛОЖЕНИЕ  Ц. График работ уборщиков. Производственные помещения ОО ГК «Ягодка» 228 

Введение

 

       В условиях стремительного прогресса  рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

       Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

       Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. [1]

       Немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

       Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

       К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

       Вместе  с тем, правильное составление и  оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

       Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму  и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.[1]

       Актуальность  выбранной темы обуславливается  недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения  управления в организациях. Решение  проблемы управления документацией  в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

       Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного решения всего круга задач, стоящих перед предприятиями и организациями. Поэтому такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, отлаженность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов, непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия в целом.

       Одним из главных способов повышения производительности работы сотрудников и эффективности  деятельности организации является уменьшение времени, которое непродуктивно тратится на поиск нужной информации, на выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки документов.

       Управление  организациями и предприятиями  основано на следующих процессах:

• Получение информации, и ее обработка;
• Анализ, подготовка и принятие решений;
• Выполнение решений;
• Учет и контроль принятых решений.

       Процессы  делопроизводства (комплекс мероприятий  по обеспечению ДОУ предприятия или организации) и документооборота (движение документов в рамках ДОУ) рассматриваются прежде всего как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов.

       Документационное  обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно  к программным системам автоматизации:

• Документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);
• организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);
• систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур). [2]

       В ходе курсовой работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности Открытого Акционерного Общества ГК «Ягодка».

       Целью курсового проекта является анализ ДОУ ОАО ГК «Ягодка» одного из его структурных подразделений – административно – хозяйственный отдел. Задачи курсового проекта:

• анализ традиционного (на бумажных носителях) и электронного ДОУ ОАО ГК «Ягодка».
• разработка организационных документов в области ДОУ предприятия (унифицированных и неунифицированных);
• формирование и оформление дела отдела предприятия для текущего хранения документов на бумажном носителе.

 

I. Анализ ДОУ ОАО ГК «Ягодка»

1.1. Сравнение отечественных и передовых зарубежных технологий и решений в области делопроизводства на бумажных и электронных носителях

 

       За  последние более чем 100 лет в  России сложилась определенная методика работы с документами. В советское  время она получила дальнейшее развитие и была закреплена в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству, унаследованных и в послесоветский период. Основные принципы современного управления документами отражены в стандарте ISO 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами». Данный стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

       В России и на Западе сложились разные концепции документооборота, которые отразились в различиях систем автоматизации. Одно из таких принципиальных различий — это централизованная (российский подход) и децентрализованная (западный подход) система контроля.

       Особенности отечественного современного управления документами:

1. Ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов.
2. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий.
3. Основная проблема традиционной технологии - централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку требует как централизованного сведения оперативной информации, так и ведения огромного количества различных журналов и картотек.
4. Строится на принципах, сходных с принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения Деминга – «Планируй – Сделай – Проверь – Действуй»:

• на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы;