Анализ действующих правил организации работы с информационно-справочными документами на примере актов

Информационно-справочные документы, как определенный комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.

Правила составления  и оформления значительной части  управленческих документов установлены и закреплены еще в XX веке.

В последующие  годы было принято несколько поправок и новых редакций государственных стандартов⁷.

Оформление различных  информационно-справочных документов имеет много общего.

Письма, докладные записки, справки, направляемые за пределы организации (например, в органы власти, в вышестоящие инстанции и др.), чаще всего приходится выполнять секретарю организации. Оформляются эти документы на бланках, подписываются руководителями предприятия (или их заместителями).

Докладные и объяснительные записки, справки, которые используются в пределах одной организации, оформляются на обычном листе бумаги. В этом случае они могут быть даже рукописными; подписывают их либо сами исполнители (составители), либо руководители структурных подразделений⁸.

Но состав реквизитов, порядок расположения и правила  оформления унифицированы, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003⁹ и являются едиными для всех документов.

Общие правила оформления информационно-справочных документов сводятся к следующему: каждый документ должен иметь дату и регистрационный номер, указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо), визы, подпись (только в докладных и объяснительных записках автор и подпись совпадают), часто печать. Все перечисленные реквизиты оказывают влияние на юридическую силу документа, т.е. обеспечивают его бесспорность и официальность, поэтому они должны быть оформлены правильно, т.е. в соответствии с требованиями государственного стандарта.

Информационно-справочная документация – это процесс принятия обоснованных управленческих решений  основан на сборе и обработке  объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Заверение документов печатью организации – особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.).

Оттиск печати на документах проставляется таким  образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На некоторых документах (например, удостоверениях личности, пропусках) предусмотрено специальное место для проставления печати, обычно отмеченное “М.П.” Недопустимо проставление печати на свободном поле документа. Ознакомившись с оформлением информационно-справочных документов, проанализируем поподробнее некоторые из них¹⁰.

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Понятие и  виды актов

Акт – это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и  подтверждающий установленные факты или события. В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).

Акты  отличаются широким разнообразием  по своему назначению и содержанию:

• сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
• обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
• испытаний (образцов, систем, технологий);
• выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);
• передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);
• нарушения установленных правил;
• ревизии, инвентаризации;
• расследования аварий, несчастных случаев;
• ликвидации организации и т.д.

Акты  составляются коллегиально (не менее  двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – это установление фактического состояния дел и объективное отражение в акте¹¹.

Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Заголовок к  акту должен грамматически согласовываться  со словом "акт", например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности  
института, Акт списания материальных ценностей. Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Независимо  от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего, члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос.

Например, в  учреждении проводится проверка организации  работы  
с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны  
ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах,  
на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены  лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.

Акт оформляется  на общем бланке. Дата и место  составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого  
события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы актов о ликвации учреждения, объединения, предприятия, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел и т.п.

Текст акта делится  на три части: введение, констатирующую часть  
и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт  
(могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие  
и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Констатирующая  часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели,  
задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста необязательна – акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста перед  подписями при необходимости  указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение.

Как и во всяком документе, в акте перед текстом  имеется заголовок, начинающийся с  предлога «О» («Об») и формулируемый  с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п.

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящей организации, акт о выделении к уничтожению документов и дел – руководителем учреждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями нормативных документов.

 

1.3. Составление и оформление актов

Одним из видов  документов, с которыми в своей  деятельности достаточно часто сталкиваются организация, является акт.

Акты - это документы, составляемые специально выделенными  должностными лицами (членами комиссий), назначаемыми приказом руководителя и подтверждающие установленные комиссией факты, связанные с деятельностью предприятия.¹²

Акт оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:

- гриф утверждения  наименование вида документа  (акт), дата, порядковый номер акта, место составления, индекс документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (если есть приложение), подписи председателя и членов комиссии.

Текст акта состоит  из двух частей - вводной и констатирующей.

Во вводной  части указывается основание для составления акта - указывается номер и дата приказа, на основании которого была создана комиссия и перечисляются составители акта - присутствовавшие члены комиссии  
с указанием их должностей, а также перечисляются другие лица, присутствовавшие при работе комиссии, но не являющиеся ее членами.

В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта  
и существо проведенной комиссией работы, а также установленные факты  
и выводы.

Количество  оформляемых экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон, то есть оформляется столько экземпляров, сколько  
человек изъявили желание получить экземпляр акта.

При этом в акте указывается, кому передан каждый экземпляры  
акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При оформлении подписей членов комиссии их должности  
не указываются.

Акт вступает в  силу со дня его утверждения руководителем предприятия.

В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие  документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов.

Различаются они  как назначением, так и содержанием.

Отдельные разновидности актов имеют свои особенности составления и оформления, для многих разновидностей имеются унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для применения  
в определенной сфере деятельности.

Поэтому при  возникновении ситуации, требующей составления акта, прежде всего, необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации.

Нужно также  иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими ведомствами утверждены специальные правила и инструкции о порядке составления актов.¹³

При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при  
составлении.

Обязательными реквизитами акта являются:

• название организации,
• название вида документа (акт),
• дата и регистрационный номер документа,
• место составления,
• заголовок к тексту,
• подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы).¹⁴

Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах.

В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые  другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события,  
но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.

Содержание  актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное  
с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе  
и прилагаться к акту.

В необходимых  случаях, если этого требуют нормативные  документы, акты утверждаются руководителем  данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились  действия, завершившиеся составлением акта.¹⁵