Анализ действующих правил организации работы с информационно-справочными документами на примере актов

Автор: Пользователь скрыл имя, 01 Апреля 2013 в 19:07, дипломная работа

Описание работы

Актуальность данного исследования обуславливается тем, что делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.
Качество и эффективность работы аппарата управления во многом
определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы.

Содержание

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………….3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ…………………………………………………5
1.1. Глава 1. Информационно-справочные документы: понятие, анализ и правила организации………...……………………………..………...…………6
1.1. Понятие информационно-справочных документов, их виды и правила организации…………….………………………………………..……………6
1.2. Понятие и виды актов……………………………….…………………....14
1.3. Составление и оформление актов……………………….………………17
2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ……………………….………………………...21
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………..……………………………………………….34
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………….36

Работа содержит 1 файл

дп.doc

— 235.50 Кб (Скачать)


 

Оглавление


ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………….3

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ…………………………………………………5

1.1. Глава 1. Информационно-справочные документы: понятие, анализ и правила организации………...……………………………..………...…………6

1.1. Понятие информационно-справочных документов, их виды и правила организации…………….………………………………………..……………6

1.2. Понятие и виды актов……………………………….…………………....14

1.3. Составление и оформление актов……………………….………………17

2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ……………………….………………………...21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………..……………………………………………….34

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………….36

 

Введение


Документационное обеспечение управления – это специфическое  
направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении, обработке и хранению документов. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями  
и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами. Акты, в свою очередь, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого решения.

Актуальность  данного исследования обуславливается тем, что делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов  
с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Качество и  эффективность работы аппарата управления во многом  
определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. Организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц  
своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Это необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным  
лицом закрепленного подразделения.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению. Акт – это один из видов  
информационно-справочной документации, который составляет достаточно объемную часть делопроизводства. Это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Ведущим принципом для составителей акта является – установление фактического  
состояния дел и достоверное их отражение в акте.

Объектом исследования данной дипломной работы является информационно-справочный документ – акт. Предметом исследования является анализ правил организации работы с информационно-справочными документами.

Цель дипломного проектирования заключается в исследовании механизма повышающего эффективность организации работы с информационно-справочными документами, на примере акта.

Работа состоит  из двух глав. Первая представляет собой  анализ теоретических аспектов рассматриваемой темы. Вторая – практическая часть, 
в которой представлены некоторые виды актов.

В заключении предложены механизмы повышения  эффективности работы с информационно справочными документами (актами).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ  ЧАСТЬ

 

Глава 1. Информационно-справочные документы: понятие,  
анализ и правила организации

1.1.Понятие информационно-справочных документов,  
их виды и правила организации

Информационно-справочные документы - неотъемлемая часть кадровой документации. Документы этой группы выполняют служебную и вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения1.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу  вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными  для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.

Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого  конкретного работодателя состав и  порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству2.

К информационно-справочным документам относят: служебные письма, справки, акты, докладные, объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы и прочие.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

  • Справочная документация. Она имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней.
  • Отчетно-справочная. Характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и т.д.) представления ее адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).
  • Справочно-аналитическая - выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней)3.

Рассмотрим  некоторые документы, которые чаще всего встречаются  
в работе предприятия.

  • Служебная записка – документ, который составляется работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу.

Обязательные  реквизиты служебной записки: наименование структурного подразделения, наименование документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

  • Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Это может быть нарушение трудовой дисциплины, невыполнение поручений и т.п.

По содержанию объяснительные записки делятся  на две группы:

  • записки, являющиеся приложением к основному документу;
  • объяснительные записки составляемые отдельными работниками, они подписываются исполнителем.
  • Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки отражают основную деятельность организации  или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность предприятия, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для предоставления в другую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние – для предоставления руководству предприятия или на рассмотрение коллегиального органа.

Обязательные  реквизиты справок: название вида документа, дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, адресат, текст, отметка о наличии приложения, подпись, печать (при наличии финансовых сведений)4.

  • Протокол заседания – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Оформляются протоколы  на основании черновых записей, ведущихся  во время заседания, стенограммы  или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию. Ответственность за оформление лежит на секретаре руководителя.

  • Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
  • Трудовой договор (контракт) – соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу  
    по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Трудовой договор  может заключаться на определенный или неопределенный срок.

Обязательными реквизитами трудового договора являются: дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, наименование сторон, заключающих договор, должности, фамилии, инициалы лиц, подписывающих договор и указание их полномочий, предмет договора, изложение порядка рассмотрения споров, общая сумма договора, общий срок действия договора, юридические адреса сторон, подписи и печати сторон5.

  • Доверенность – документ о предоставлении права доверенному  
    лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Определение доверенности содержится в Гражданском кодексе – доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьим лицом. Можно выделить несколько видов доверенностей: генеральная или полная, специальная, разовая и др.

Официальные доверенности, выданные представителям предприятия на получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение сделок или других действий от имени предприятия. В тексте указывается должность и паспортные данные доверенного лица, наименование организации, в которой производится деятельность по доверенности, вид действий, образец подписи лица, получившего доверенность, срок действия доверенности. Доверенность подписывается руководителем или главным бухгалтером, если она связана с денежными или материальными ценностями, проставляется печать организации.

  • Деловое (служебное) письмо – обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами  
    и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Разновидности писем: сопроводительное, информационное, рекламное, письма-приглашения, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо – напоминание, гарантийное и др.

  • Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. В телеграмме, направляемой  
    в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца через два интервала, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Оформляется телеграмма либо на специальных бланках, либо на обычных листах с указанием категории перед адресом.

Текст служебной  телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отправляется, а второй подшивается в дело.

  • Телефонограмма. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20–30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т.п., указания  
    от имени должностного лица. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и содержит реквизиты: название документа (телефонограмма), индекс, дата, адресат, текст, наименование должности (с указанием учреждения)  
    и фамилии лица, подписавшего документ, время приема-передачи телефонограммы, фамилии передающего и принимающего, номера их телефонов.
  • Факсограмма(факс) удобна тем, что воспроизводит все особенности документа. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. Оформление факса и письма осуществляется аналогично.
  • Жалоба – документ, составляемый в случае нарушения прав и законных интересов физических или юридических лиц. Жалоба не имеет регламентированной формы. От автора требуется последовательное перечисление и описание фактов, событий, а также их документальное подтверждение. Документы оформляются в качестве приложений. Жалобы оформляются в двух экземплярах, один из которых остается у автора6.

Информация о работе Анализ действующих правил организации работы с информационно-справочными документами на примере актов