Задача  контроля состоит в выполнении фактического состояния какого-либо процесса, сопоставления  его с намеченными целями, оценка ситуации и предложении при необходимости  корректирующих мер. При помощи анализа  можно заблаговременно выявить  причины отклонений, предупредить срывы, обнаружить неиспользованные возможности  и резервы. Необходим новый подход к осуществлению контроля. Чтобы  контроль осуществлялся не за сроками  решений,  (другими словами «для галочки»), а проводился конструктивный детальный анализ. Главный смысл  использования различных форм контроля состоит в том, чтобы обеспечить единство решения и исполнения, помочь успешному осуществлению задач, предупредить ошибки и недостатки.

       Для совершенствования контроля выполнения стратегического плана и контроля  выполнения бюджета необходимо, на мой взгляд, создать службу контроллинга, учитывая следующие требования:

1. Служба  контроллинга должна иметь возможность  получать необходимую ей информацию  из бухгалтерии, планово-экономического  отдела, информационно-аналитического  отдела.

2. Служба  контроллинга должна иметь возможность  и полномочия организовывать  с помощью других (коммерческих, маркетинговых) служб сбор дополнительной информации, требуемой ей для анализа и выводов, но не содержащихся в существующих документах финансово-экономических служб.

3. Служба  контроллинга должна иметь возможность  внедрять новые процедуры сбора  аналитической информации на  постоянной основе.

4. Служба  контроллинга должна иметь возможность  быстро доводить информацию до  сведения высшего руководства  холдинга.

     Служба  контроллинга должна быть независимой  от той или иной структурной службы.

     На  первом этапе существования служба контроллинга представляет собой группу из 3-4 человек, которая выполняет  роль аналитической службы. На первоначальном этапе работы службы контроллинга нет  необходимости привлекать дополнительных сотрудников для сбора информации. Служба контроллинга представляет собой  небольшую группу квалифицированных  специалистов, обладающих достаточно большими полномочиями и доступом ко всему объему информации.

       Поскольку информация, которую будет готовить служба контроллинга, предназначена  напрямую управляющему и генеральному директору, целесообразно подчинить  ее генеральному директору.

       Более того, служба контроллинга ставится в  привилегированное положение приказом генерального директора, где остальные  службы обязуются предоставлять  службе контроллинга всю необходимую  информацию.

       Информация  сбора контроллинговой информации опирается на существующую систему  операционных потоков. Система информационных потоков контроллинга должна быть ограниченно  встроена в общую систему информационных потоков ЗАО НТФ «Кузбассмедтехника».

       Информация, которая собирается в собирается в системе контролинга для  обработки и анализа, должна отвечать следующим требованиям:

- своевременность;

- достоверность;

- существенность;

- полезность;

- полнота;

- понятливость;

- регулярность  поступления.

       Создание  этой службы позволит:

- Отследить весь  процесс выполнения решений, что  не могут на практике сделать  руководители из-за отсутствия  времени, загруженности текущей  работой. Принципиальное отличие  службы контроллинга от других  служб будет в том, что она  будет решать задачи улучшения   экономической работы и аналитической  (выполнение / невыполнение) стратегических  задач.

- Уделять внимание  контролю стратегического плана  не время от времени, а в  динамике заниматься проблемами  бюджетирования, выполнения стратегического  плана.

- Аккумулировать  всю полноту информации в одном  отделе.

- Оперативно  реагировать на внезапно возникающие  проблемы и на основе анализа  выдавать проработанные решения.

- Динамично реагировать  на изменяющиеся условия рынка.

- Повысить исполнительскую  дисциплину специалистов и руководителей  отделов и служб.

- Заменить формальные  отписки на полноценную информацию.

       Самой важной задачей службы контроллинга должно быть предоставление оперативной  информации для руководства холдинга по анализу данных и выработанных предложениях.

       Также для совершенствования процесса контроля необходимо приобрести и установить во всех подразделениях компании более совершенную альтернативу действующей сейчас компьютерной программе – программный - продукт под названием «БОСС – референт». Принцип применения фирмой существующего программного продукта отражен в рисунке 3

       К проблеме хранения документов в архиве, считаю необходимым подключиться начальнику службы безопасности. Он в первую очередь должен быть заинтересован в сохранности информации. Регулярно, совместно с представителем отдела общего делопроизводства, руководителем структурного подразделения, ответственным за ведение делопроизводства в службе, отделе проводить проверки на соответствие работы с документами действующей инструкции по документационному обеспечению фирмы.

       При наличии грубых нарушений, выходить генеральному директору с предложениями  о наложении взыскания на руководителя подразделения, либо поощрения при  полном соответствии. Обеспечить гласность  проведенных проверок на еженедельных плановых совещаниях руководителей. 
 
 
 
 
 

Заключение

 

     Переход к рыночным отношениям, приоритетность вопросов качества продукции и обеспечение  ее конкурентоспособности повысили значимость творческого отношения  к труду и высокого профессионализма. Это побуждает искать новые формы  управления, развивать потенциальные  способности персонала, обеспечивать его мотивацию к трудовому  процессу. Управление человеческими  ресурсами является одним из важнейших  направлений деятельности организации  и считается основным критерием  ее экономического успеха, даже впереди  совершенствования технического процесса (по значимости). Можно иметь отличную технологию, но при этом неквалифицированном  персонале работа будет загублена. Таким образом, ключевой составляющей бизнеса является управление кадрами, технология управления персоналом.

     Управление  персоналом должно осуществляться через  согласование целей между сотрудниками и руководителем. Однозначные и  ясные цели, которые по возможности  должны обсуждаться и согласовываться  с сотрудниками при составлении  планов их деятельности, учет способностей сотрудников при утверждении  рабочих целей, объяснений связи  между целями работника, целями подразделений  и целями предприятия в целом.

     Роль  и цели управления находятся в  тесной связи между собой. Роль руководителя, занимающего определенную должность, представляет набор определенных поведенческих  правил, меру его влияния и степень  участия в целенаправленной деятельности. 

     Мы  на практике ознакомились с проблемами контроля в рассматриваемой нами организации ЗАО НТФ «Кузбассмедтехника», а их множество:

     - недостаточность прогнозирования  на момент составления стратегического  плана;

     - не учитываются факторы неопределенности, такие как смена руководства  или смена приоритетов;

     -  смена существующих кадровых  ресурсов на менее компетентные  в вопросах планирования деятельности;

     - формальность проведения контроля;

     - недостаточная гласность, искаженность  информации;

     - делегирование руководителями, ответственными  за принятие важных решений,  своих обязанностей нижестоящим  начальникам, не владеющим ситуацией;

     - формальные отписки;

     - отсутствие координатора в конкретном  предприятии, который бы занимался  непосредственным контролем исполнения  стратегического плана;

     - Принятие заведомо невыполнимых  решений.

     По  всем пунктам приводятся примеры  из деятельности предприятия.

     Затем рассмотрены проблемы, с которыми организация сталкивается при контроле выполнения бюджета, их немного, но они  достаточно серьезны и влияют на экономическое  состояние всей фирмы:

     - бюджет планируется, основываясь  на прошлогодних данных с учетом  процента инфляции;

     - бюджет не привязан к  пунктам  выполнения стратегического плана  – в результате дефицит бюджета,  срыв мероприятий;

     - ошибки экономиста при отнесении   статей затрат. 
 
 

Список  литературы

 

1. Базаров Т. Ю. Управление персоналом развивающейся  организации. – М.: ЮНИТИ, 2009.
2. Бачурин А. Повышение роли экономических методов управления. // Экономист. 2002. № 4.
3. Белкин В. , Белкина Н. Мотивы и стимулы труда // Социальная защита.- 2001.- № 7.
4. Бовыкин В.И. Новый менеджмент: управление предприятием на уровне высших стандартов; теория и практика эффективного управления. – М.: Экономика, 1997.
5. Бурмистров А. , Газенко Н. Какие методы повышения мотивации персонала являются наиболее действенными? // Управление персоналом.- 2002.- № 7.
6. Верхоглазенко В. Мост между интересами // Маркетолог.- 1999. -  №1
7. Верхоглазенко В. Система мотивации персонала // Консультант директора. -   2002. - №4.
8. Веснин В.Р. Основы менеджмента. - М.: Триада-ЛТД, 1996.
9. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: Учебное пособие. - М.: МГУ, 1995.
10. Виханский О.С. Стратегическое управление. – М.: Гардарики, 2000.
11. Володин А. , Назарук М. Что побуждает нас работать: Теория мотивации труда // Банковские технологии.- 2002.- № 10.
12. Вудкок М., Френсис Д. Раскрепощённый менеджер. – М.: Прогресс, 2001.
13. Галенко В. П., Стархова О. А., Файбушевич С. И. Управление персоналом и эффективность предприятий – М.: Финансы и статистика, 2001.
14. Гроув Э. С. Высокоэффективный менеджмент. – М., Прогресс, 1996.
15. Инновационный менеджмент/ Под ред. С. Д. Ильенковой. – М.: ЮНИТИ, 2002.
16. Каверин С. Б. Мотивация труда.- М.: Ин-т психологии РАН, 1998.
17. Кардашов В. Мотивация персонала: теория и практика: Об управлении персоналом на примере ОАО "Красцветмет", г. Красноярск // Человек и труд.- 2002.- № 10.
18. Кнорринг В. И. Теория, практика и искусство управления. Учебник для вузов по специальности "Менеджмент". - 2-е изд., изм. и доп. - М.: Издательство НОРМА , 2001.Комаров Е. И. Стимулирование и мотивация в современном управлении персоналом // Управление персоналом.- 2002.- № 1.
19. Комаров Е. Фирменный патриотизм или преданность в трудовых отношениях // Управление персоналом.- 2000.- № 5.
20. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности. – Москва:Высш. Школа. 2000.