Інформація її роль і види у менеджменті

       Інформацію в сфері менеджменту часто образно порівнюють з нервовою системою, що забезпечує функціонування живого організму. Завдяки обміну інформацією між системою, якою управляють, інформацію про стан заданих параметрів виробляє команда управління і знову передає її до системи, якою управляють, для виконання (прямий зв’язок). Надходження інформації про результати управління прийнято називати зворотним зв’язком.

        До інформації належать усі види відомостей, повідомлень (усні, письмові, графічні тощо) і знань, потрібних для реалізації функцій менеджменту.

       Будь-яка за змістом інформація існує у формі різних її матеріальних носіїв (у вигляді електричних імпульсів, усної мови, магнітного запису, показів лічильників, письмових документів, перфокарт і т. ін.) Для управління найбільше значення має інформація, зафіксована на постійних носіях, перш за все у вигляді різних паперових документів, магнітних стрічок, барабанів, перфокарт і перфострічок.

       Інформацію передають організовано (формально) і стихійно (неформально). Так, періодичні звіти за визначеною формою становлять організований зворотний зв’язок, а стихійне поширення чуток - неформальні канали зв’язку між людьми.

       Теорія інформації, основи якої були сформовані К.Шеноном, застосовується для визначення швидкості, з якою можна передавати інформацію по каналах зв’язку. На швидкість передачі інформації впливають джерело сигналу (дискретний або безперервний сигнал), характеристики каналу зв’язку (його пропускна здатність) і шуму.

       Практика свідчить, що в сучасних умовах ефективність управління значною мірою залежить від інформаційного забезпечення, від повноти інформації. [6, с. 168]

        Підвищення вимог до організації служби інформації в системі менеджменту викликане високим динамізмом сучасного виробництва, частковою зміною параметрів основних факторів виробництва і вимог до одержуваної продукції (послуг). Тільки систематизована інформація дає змогу менеджеру визначати ефективність організаційно-економічних, агротехнічних, соціальних та екологічних заходів і залежно від умов, що складаються, змінювати намічену програму. Чим краще інформований менеджер, тим оперативніші, вищі за своєю якістю його рішення.

        Для того, щоб прийняти правильне рішення, необхідно мати певну кількість інформації. Проте обсяг інформації не може визначатися тільки кількістю документів, сторінок, показників. Можна збирати і обробляти величезні масиви відомостей, які або будуть не потрібні для прийняття рішень, або їх не можна буде засвоїти і використати. Інколи короткі документи можуть бути більш змістовними, ніж великі доповіді й довідки.

       Теорія інформації оперує такими поняттями, як сигнали, кількість інформації і процеси її перетворення, оцінка надійності і швидкості передачі інформації, можливість найбільш зручного її запису (кодування) тощо.

        Під сигналом розуміють форму перетворення і передачі інформації за допомогою букви, цифри, звуку, імпульсу тощо. За допомогою сигналів можна передати і одержати певне повідомлення, яке становить сукупність значень, що характеризують певні явища, події, процеси.

        Ступінь зменшення невизначеності в результаті передачі повідомлення називається кількістю інформації. Економічна інформація фіксується і обробляється у формі знаків (байтів), а при обробці даних на ЕОМ – у формі машинних операцій – бітів. При кібернетичній оцінці кількості інформації враховують кількість знаків, що використовується у повідомленнях, а також загальну кількість знаків (алфавіт), яку взагалі можна використати в аналогічних повідомленнях.

       Управлінське рішення супроводжується вибором однієї з двох можливостей, результатом якої є відповідні “так” або “ні”. Однозначна відповідь з двох можливих є одиницею інформації. В теорії інформації вона відома під назвою двійчастої інформації (біт).

        Кількісні вимірювання інформації ґрунтуються на тому, що, чим менше визначений кінець події, тим більше ймовірності у здійсненні події, тим менше потрібно інформації. Якщо кінець події зрозумілий, кількість інформації дорівнює нулю. Обсяг невизначеності кінця події дістав у теорії інформації назву ентропії. Ентропію події (Н) визначають за формулою де Р_і - ймовірність і-го кінця події; п - кількість усіх можливих кінців події.

       Підставивши у формулу потрібні дані, можна визначити кількість інформації у кожному повідомленні. Щоб усунути невизначеність у результатах події, яку вивчають, повідомлення про її кінець повинне містити кількість інформації, що дорівнює величині ентропії. Для розробки і прийняття обгрунтованого рішення кожне рішення, що передається, повинне містити достатню кількість одиниць інформації.

        Для опису кількісних характеристик економічної інформації використовують реквізит і економічний показник як елементарні одиниці інформації або ж оцінюють обсяг інформації кількістю знаків (букв і цифр). Реквізит - елементарна одиниця економічного повідомлення, при подальшому діленні якої втрачається смислове значення. При поєднанні реквізиту з іншими аналогічними елементами створюється більш складна інформаційна сукупність, зокрема, економічний показник.

       Економічний показник являє собою деяке повідомлення (висловлювання), що має самостійний економічний смисл і містить кількісну характеристику певного об’єкта (процесу).

     Правильне визначення кількості інформації дає змогу уникнути перевантаження керівників і спеціалістів, оскільки існує показник межі інформації, яку може переробити людина за певний період. На практиці здебільшого спостерігається перевантаження інформацією виробничого персоналу приблизно у 3-4 рази порівняно з нормами. Обсяг інформації у середньому на людину становить 8 біт/с.

        У багаторівневій системі управління інформація повинна задовольнити кожен рівень організації. Для цього встановлюють:

      - загальну номенклатуру даних, що характеризують об’єкти управління;

      - періодичність надходження даних, яка відображає динаміку соціально-економічних процесів;

      - оперативність обробки даних з метою формування нової інформації(рис. 2.);

      - строки доведення прийнятих рішень до об’єктів управління.

        Більша частина інформації, зібрана  одним відділом, необхідна й іншому, тому дублювання зусиль по  збору інформації є неефективним. Звідси - потреба створення інтегрованої управлінської інформаційної системи.

        Управлінська інформація повинна бути:

    1) повною, тобто до її складу  повинні входити всі необхідні  дані для організації процесу  управління;

    2) мінімальною, тобто без зайвих відомостей;

    3) оптимальною;

    4) своєчасною;

    5) надійною і вірогідною. 

        Інформація - важливий елемент бізнесу.

    Для виконання своєї ролі в управлінні інформація повинна відповідати  таким вимогам: точності, періодичності, своєчасності, повноти, корисності, доступності.

    Точність означає, що дані повинні мати однозначний зміст і не припускати різних тлумачень.

    Періодичність вимагає своєчасного періодичного надходження інформації у відповідний структурний підрозділ чи до конкретного співробітника. При цьому інформація повинна надходити раніше, ніж зміниться ситуація, яку вона описує, інакше вона втрачає своє значення.

    Повнота означає, що кількість інформації повинна  бути достатньою для оцінки ситуації і прийняття рішення на певному рівні в управлінні.

    Корисність  вимагає, щоб інформація не містила даних, які непотрібні для вирішення проблем управління.

    Доступність полягає в тому, щоб інформація подавалася в такому вигляді, який не потребує додаткової переробки та не утруднює процес прийняття рішення. [27, с. 74]

    Якщо  менеджер буде володіти інформацією з такими вимогами то він зможе приймати правильні рішення. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Розділ 2 

Значення  інформації в економічній  діяльності організації 

2.1. Інформаційні ресурси організації 

     Ресурс  – запас, джерело чого-небудь. Розглядаючи народне господарство країни, будь-яку галузь, підприємство, тобто організацію будь-якого масштабу, ми можемо виділити матеріальні, природні, трудові, фінансові, енергетичні ресурси. Ці поняття є економічними категоріями.

     В теперішній час можна вважати, що для нормального функціонування організації будь-якого масштабу недостатньо тільки цих ресурсів. Істотним ресурсом стала інформація. Недостатньо мати для виробництва тільки необхідні матеріальні, фінансові і людські ресурси, необхідно знати, що з цим всім робити, мати інформацію про технології. Тому саме інформація, інформаційні ресурси в даний час розглядаються як окрема економічна категорія.

     Інформаційні  ресурси. Якщо пригадати визначення інформації, яке було дане вище, то інформаційні ресурси можна визначити як весь наявний об’єм інформації в інформаційній системі. Для країни - це будуть інформаційні ресурси країни, для організації одного з рівнів - інформаційні ресурси організації. Інакше кажучи, інформаційні ресурси - це весь об’єм знань, відчужених від їхніх творців, зафіксований на матеріальних носіях і призначений для суспільного використання. [26, с. 98]

     Федеральний закон “Про інформацію, інформатизацію і захист інформації” від 25 січня 1995 р. визначає інформаційні ресурси як окремі документи і окремі масиви документів в інформаційних системах (бібліотеках, архівах,  банках даних, інших інформаційних системах).

     Інформація, інформаційні ресурси існували завжди, але через свою специфічність вони не розглядалися як економічна категорія, хоча інформація завжди використовувалася людьми для управління. Коли в результаті розвитку суспільства, ускладнення технологій і т.п. об’єм інформації ставав настільки великим, що його не можна було переробити для управління, людство знаходило яке-небудь розв’язання. Поява ієрархії управління, виникнення товарно-грошових відносин, створення обчислювальних машин з цієї точки зору дозволила подолати труднощі в переробці величезних об’ємів інформації для управління (інформаційних бар’єрів - по В.М. Глушкову).

     В даний час суспільство досягло такого рівня розвитку, коли об’єми інформації і рівень її складності зажадали створення інформаційної індустрії.   Наявність інформації зумовлює розвиток країн, галузей, організацій. Інформація стала одним з найважливіших стратегічних ресурсів.

     Джерела формування інформаційних ресурсів організації. Будь-яка організація  існує в деякому зовнішньому середовищі. Ця ж організація породжує своє внутрішнє середовище. Внутрішнє середовище формується сукупністю структурних підрозділів підприємства і працюючих там людей технологічними, соціальними, економічними і іншими відносинами між ними.