Адаптация персонала на предприятии

     Ответственное лицо: генеральный директор.

     IV этап (четвертая смена) — завершение периода введения в должность.

     Задача  — стабильная работа сотрудника.

     Новичок действует в пределах своей компетенции  согласно плану на смену. В конце  смены руководитель подводит итоги  периода адаптации и доводит  информацию до нового сотрудника и службы персонала.

     Основные  этапы адаптации

     Оценка  уровня подготовленности нового работника. На этом этапе происходит определение  непривычных для новичка ситуаций и вариантов решения типовых  задач.

     Ориентация. Практическое знакомство нового работника с обязанностями и требованиями, предъявляемыми к нему со стороны организации.

     Действенная адаптация. Приспособление новичка  к своему рабочему месту, включение  в межличностные отношения с  коллегами.

     Функционирование. На завершающем этапе адаптации сотрудник полностью осваивает требования к своему рабочему месту (в том числе налаживает межличностные отношения) и приступает к работе в «расчетном режиме».

     Оценка  работника после прохождения  испытательного срока проводится на завершающем этапе — определяется, насколько новый сотрудник освоил требования к работе. На основании этой оценки принимается решение об окончании испытательного срока и даются рекомендации по дальнейшему обучению.

     Технология  эффективного управления адаптацией предполагает составление соответствующего алгоритма, определение способов и методов воздействия на процесс адаптации, качественных и количественных показателей, позволяющих контролировать степень включения нового работника в коллектив. Успешность адаптации зависит от многих факторов, в том числе от особенностей производственной среды и самого человека.

     Для оценки психофизиологических аспектов адаптации целесообразно использовать сравнение производственных показателей  нового сотрудника (выработка, энергозатраты) и показателей его здоровья при выполнении типичных производственных операций. В качестве контрольных используются средние показатели по компании/подразделению (процент выполнения производственного плана, брака, рекламаций, жалоб клиентов и пр.).

     Для оценки социально-психологических аспектов адаптации нужно исследовать уровень удовлетворенности работника новой производственной средой, взаимоотношениями с коллегами, новым статусом и связанными с ним возможностями..

     Рассмотрим  процесс прохождения новичком испытательного срока (ИС). Цель ИС — оценить результаты работы, определить его соответствие требованиям компании, выявить способности и потенциал.

     Продолжительность ИС в нашей компании — один месяц для технических работников и до трех месяцев — для административного, коммерческого и хозяйственного персонала. ИС более трех месяцев не допускается.

     Начало  работы. Кандидат приступает к деятельности после ознакомления со своим личным планом работы на ИС, с соответствующим  приказом и после оформления необходимых  документов. С момента подписания руководителем приказа о зачислении на работу кандидат получает статус сотрудника компании на испытательном сроке.

     Оформление  документов проводит менеджер по кадрам. Информация о выходе новичка на работу (с фотографией, указанием Ф.И.О. и  должности) рассылается всем сотрудникам по корпоративной почте, а также вывешивается на доске объявлений. Изменения в организационную структуру компании, связанные с поступлением новичка, вносятся в течение пяти дней после начала его работы.

     В первый день прохождения ИС менеджер по персоналу представляет работника сотрудникам компании и определяет, где новичок имеет право находиться и с кем контактировать; проводит инструктаж.

     План  прохождения испытательного срока. Как уже отмечалось, ИС работника  в компании проходит по индивидуальному плану (приложение 2). План разрабатывается непосредственным руководителем нового сотрудника и согласовывается с руководителем функционального подразделения. В план включается программа обучения новичка, практические и профессиональные задания на ИС. В этом документе могут предусматриваться индивидуальные «контрольные точки» — зачеты, тестирования и прочие формы контроля.

     Обучение  во время испытательного срока состоит  из теоретических занятий и выполнения обязательных практических заданий. Программа прохождения испытательного срока включает ежедневную, еженедельную и ежемесячную оценку сотрудника непосредственным руководителем: имеющихся и приобретенных в процессе обучения знаний, умений и навыков; основных психологических качеств кандидата, в том числе соответствие их ценностям корпоративной культуры и требованиям занимаемой должности; результатов выполненных заданий.

     Ответственность за объективность контрольных мероприятий  несет непосредственный руководитель новичка.

     Оплата  труда во время ИС. Оплата труда работника во время прохождения ИС составляет 80% от установленной ставки заработной платы на данной должности. После успешного прохождения ИС размер оклада определяется на основании установленного уровня квалификации и оговаривается на календарный год работы в компании. Его пересмотр возможен один раз в полгода (перед началом сезона). Исключение — изменение размера оклада в случае перевода сотрудника на другую должность либо при выполнении дополнительных функциональных обязанностей, не предусмотренных должностной инструкцией.

     Компания  оставляет за собой право вносить  изменения в порядок оплаты для  каждой должности индивидуально. Изменения  регламентируются положением «Представление на выплату бонуса».

     Программа работы по адаптации сотрудника на период ИС. Оценка успешности прохождения сотрудником испытательного срока определяется по двум критериям:

     1. Эффективность работы. Выполнение  плана работы на период ИС  контролируется непосредственным  руководителем. Он составляет  календарь встреч с новичком (первая неделя — каждый день в конце рабочего дня, вторая неделя — один раз в два дня). Цель этих встреч — координация работы нового сотрудника, выявление его сильных и слабых сторон, мотивация к достижению высоких результатов в работе («мышление в рамках результата»).

     2. Эффективность адаптации. Заключение  о степени эффективности адаптации  дается менеджером по персоналу. Составляется календарь встреч с новичком (первая неделя — каждый день, после общения с непосредственным руководителем; вторая неделя — один раз в два дня, на следующий день после встречи с непосредственным руководителем). Цель этих встреч — помочь новичку быстрее адаптироваться в коллективе, а также определить его сильные стороны, мотивацию, потенциал, наметить план развития.

     Иногда  применяется метод социометрии: сотрудники, с которыми новичок работал и общался во время испытательного срока, анонимно оценивают его по разработанной службой персонала схеме. Результаты такой оценки помогают понять, наладил ли новый работник отношения с коллегами, насколько успешно справился с трудностями процесса адаптации.

     После прохождения новичком ИС непосредственный руководитель заполняет лист оценки работника. Менеджер по персоналу тоже дает свою оценку успешности адаптации, представляет заключение (в том числе и по результатам социометрии).

     Аттестация  по результатам ИС. В конце ИС проводится заключительная аттестация работника и принимается решение  о допуске его к самостоятельной  работе, либо о прекращении трудовых отношений. Форма проведения аттестации определена в «Положении об аттестации персонала».

     Во  время аттестации рассматриваются  выполнение плана прохождения ИС, результаты работы новичка за отчетный период, а также обсуждаются дальнейшие планы по выполнению им поставленных задач (приложения 3, 4), повышению квалификации.

     Члены аттестационной комиссии заполняют  единую форму Протокола заседания, фиксируя свое решение. В случае признания  результатов работы кандидата во время ИС неудовлетворительными  трудовые отношения с ним прекращаются. Непосредственный руководитель, положительно оценивавший такого кандидата и не предпринимавший мер по улучшению его работы, лишается премии в отчетном периоде.

     Четкое  описание процедуры первоначальной адаптации, ее формализация и внедрение  позволило на 30% снизить в ООО «Энергия» текучесть кадров среди вновь прибывших сотрудников.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     4 Пути совершенствования  процесса управления  адаптацией новых  сотрудников в  ООО «Энергия» 

     В процессе адаптации нового сотрудника главная задача руководителя – координирующая.

     Если появляется новый сотрудник, то работа по его мотивации должна начинаться с первого дня, так как правильно выстроенная система адаптации может стать хорошим мотивационным инструментом. Самая большая роль в процессе адаптации новых сотрудников отводится непосредственному руководителю. Если руководитель с первого же дня уделит время и внимание новому сотруднику, то тот будет чувствовать себя комфортно. Непосредственный руководитель, прежде всего, проводит его по всему офису и представляет коллективу, в том числе и другим отделам.

     За "новичком" необходимо закреплять неофициального наставника – более опытный сотрудник, но не руководитель. В течение месяца после принятия на работу любой сотрудник проходит начальный тренинг, состоящий из таких компонентов, как история компании, ее структура, правила финансовой отчетности, этическая и кадровая политика компании и т.д.

     Сотрудник должен считаться "новым" в течение полугода, хотя это может не означать, что он полностью адаптируется за этот срок. Срок адаптации у каждого сотрудника бывает разным, но я уверена в том, что он в большей степени зависит от его руководителя, чем от него самого.

     Чтобы новому сотруднику было легче узнать все тонкости бизнес-процессов, вскоре после начала работы руководитель дожжен ставить ему конкретные задачи в рамках процесса управления результатом. До первой своей аттестации сотрудник работает по временным задачам. По прошествии трех месяцев с ним проводится беседа, в ходе которой руководитель выявляет проблемные зоны, на которые нужно обратить больше внимания. Четкая постановка задач и работа по ним позволяют донести до нового сотрудника информацию о бизнес-процессах более структурированно. Они также позволяют новым работникам быстрее войти в курс дела.

     В процессе адаптации необходимо проконтролировать уровень удовлетворенности сотрудников работой в компании, проводить регулярные опросы, в которые включены вопросы об отношениях с коллегами, руководителями, о бизнес-процессах.

     Тем самым контролировать уровень и эффективность адаптации новых сотрудников.

     Необходимо  облегчить вхождение новых сотрудников в должность и повысить эффективность их работы в первые месяцы пребывания в организации. Причем процесс адаптации начинается уже с первого собеседования кандидата во время его трудоустройства на работу в – сама обстановка, внешний вид сотрудников, манера их общения и поведения дают потенциальному кандидату первое представление о наших корпоративных ценностях. В свою очередь, задача службы персонала на данном этапе – понять, насколько сотрудник "вписывается" в корпоративную культуру

     В работе по адаптации нового сотрудника должно  участвовать как его непосредственное руководство, так и сотрудники службы персонала. Необходимо на этапе трудоустройства исключить те ожидания кандидата, которые наверняка не оправдаются, и создать адекватное представление об условиях труда. Так, необходимо четко оговорить размер заработной платы, содержание социального пакета, вероятность командировок и сверхурочной работы.

     Не  менее важно, чтобы сотрудник  хорошо осознавал критерии, на основе которых будет оцениваться его работа. В организациях распространена практика, когда сотруднику устанавливаются определенные цели, при достижении которых он успешно проходит испытательный срок. Одновременно его заработная плата повышается на заранее оговоренную сумму.

     Процесс адаптации управленческого персонала  более трудоемок и сложен. С этой целью в первые дни работы проводятся специальные совещания, на которых новый руководитель обсуждает задачи своего подразделения с руководителями других подразделений организации, узнает ожидания относительно своей работы. Для руководителей среднего и высшего звена в службе персонала проводятся установочные адаптационные собеседования, знакомящие нового сотрудника с корпоративной культурой и коллективом.