Совершенствование управления закупочной деятельностью производственного предприятия (на примере ЗАО «Волнис»)

- удалённость поставщика от  потребителя;

- сроки выполнения текущих и  экстренных заказов;

- наличие у поставщика резервных  мощностей;

- организация управления качеством  продукции у поставщика;

- психологический климат в трудовом  коллективе поставщика;

- риск забастовок у поставщика;

- способность поставщика обеспечить  поставку запасных частей в  течение всего срока службы  поставленного оборудования;

- кредитоспособность и финансовое  положение поставщика [5, c.73].

Для сбора информации, необходимой  для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных  источников. Или могут быть, например:

- собственное расследование;

- местные источники (действующие  на данной территории юридические  лица или «осведомители» официальных  органов);

- банки и финансовые институты;

- конкуренты потенциального поставщика;

- торговые ассоциации;

- информационные агентства;

- государственные источники.

Окончательный выбор поставщика производится лицом, принимающим решение, и не может быть полностью формализован.

Многие системы планирования потребностей сырья имеют модули закупок, которые  решают многие процедурные задачи по закупкам, выполняемые обычно служащими. Работа логистика становится всё  более аналитической и профессиональной. Долгосрочная перспектива системы  планирования потребностей в сырье  — до года — означает более длительный срок планирования закупок и переговоры по более долгосрочным контрактам с  ежегодными скидками, исходя из объёма закупок. По этим контрактам более часто  поступают заказы, и осуществляется поставка, зачастую нестандартными размерами  партий. Скидки по индивидуальным заказам  становятся гораздо менее привлекательными в сравнении со своевременной  доставки высококачественной продукции.

Логистики должны понимать производственный процесс как своих компании, так  и поставщиков. Гораздо большая компактность компаний, использующих систему планирования в сырье, повышает ответственность функции закупок в вопросах сокращения неизбежных проблем, которые возникнут при поставках. Система планирования в сырье обеспечивает служащих по закупкам информацией для составления производственного расписания, так что они могут производить более качественную оценку поставщиков. В связи с пониженным уровнем ресурсов как следствие системы планирования потребностей в сырье логистики должны уметь гибко ускорять или при необходимости замедлять выполнение заказа. По сути, расчёт на интеграцию и перспективу использования системы планирования потребностей в сырье означает рост специализации отдела закупок, и, как следствие, повышение эффективности системы управления закупочной деятельностью. [3, с. 220].

 

 

2.  Цели и задачи логистического управления закупочной деятельностью

Выделение функции закупок  характеризуется необходимостью специализации  фирм. Невозможно найти компанию, которая  могла бы производить все материальные ресурсы, используемые ею в своем производственном процессе. Материальные ресурсы проходят через цепочку организаций и предприятий осуществляющие их закупки с целью последующей переработки для продажи.

Основной целью логистического управления закупками является планирование, организация и контроль за обеспечением основного производства необходимыми материально-техническими ресурсами в определенном временном режиме с минимальными совокупными затратами, т.е. оптимальное приобретение, доставка и распределение материальных ресурсов в процессе производства. На этом этапе управления материальными потоками возникает необходимость принимать решения, позволяющие координировать интересы предприятий-поставщиков и потребителей. Для этого необходимо создание гибкой системы централизованного оперативного регулирования и контроля за процессом обеспечения производства необходимыми материальными ресурсами.

Регулирование процессов  продвижения материальных потоков  основывается на:

- контроле за планами закупок и принятии необходимых мер в случае их нарушения;

- контроле за непосредственным продвижением материальных потоков и погрузочно-разгрузочных работ;

- оперативном контроле за приемкой продукции и направлении материальных потоков на рабочие места.

Процесс управления материальными  потоками в закупочной логистике  можно рассматривать с двух позиций: управление запасами и регулярного  анализа и организация поставок материальных ресурсов на предприятие (т. е. управление поставками).

Таким образом, процесс закупки представляет собой экономически-целесообразное приобретение товаров и услуг, произведенных не самим потребителем. После принятия решения о производстве определенного вида продукции и приобретении необходимого оборудования - осуществляется процесс закупки.

Одним из важных условий  повышения конкурентоспособности  фирмы является нахождение наиболее приемлемых условий закупки.

Для этого рассмотрим основные задачи процесса закупки продукции:

1. Носящие информационный характер (определение собственных потребностей и исследование рынка поставщиков);

2. Подготовка и заключение  договоров о поставке продукции,  ее хранении, транспортировки и  т.п.;

3. Соблюдение сроков, объемов  и качественных характеристик  закупаемой продукции.

Функции закупок заключаются  в определение типов материальных ресурсов, товаров и услуг которые необходимо приобрести у сторонних организаций, а так же поиск оптимальных поставщиков, уровня цен, способов транспортировки и т.д.

Процесс организации закупок можно охарактеризовать следующими этапами:

1. Сбор и обработка  информации о конъюнктуре рынка  ресурсов и действующих условиях  торговли, доставки, хранения и т.д.

2. Выбор форм и источников  материально-технического снабжения

3. Размещение заказов  и их реализация.

4. Организация делопроизводства  по учету ресурсов и расчетам  за приобретенные материальные  ценности.

5. Поддержание отношений  с поставщиками.

В странах с рыночной экономикой основной целью управления закупочной логистикой является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью, однако её достижение зависит от решения целого ряда задач. В обобщённом виде эти задачи можно сгруппировать следующим образом:

- выдерживание обоснованных сроков закупки сырья и комплектующих изделий;

- обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них;

- соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих изделий;

 Основу экономической эффективности закупочной логистики составляют поиск и закупка необходимых материалов удовлетворительного качества по минимальным ценам. В изучении рынка, которое производится соответствующими отделами фирм, вопрос цен — главный, но существенную роль также играет анализ других факторов, в том числе возможных логистических расходов и сроков поставок [5, с. 69-72].

Для более точного определения  всех целей закупок необходимо рассмотреть  следующие девять понятий:

1. непрерывный поток сырья — обеспечение непрерывного потока сырья, поставок комплектующих и продовольственных услуг, необходимых для работы компании;
2. управление запасом — сведение инвестиций, связанных с запасами, и расходов к минимуму;
3. повышение качества — поддержание и повышение качества;
4. работа с поставщиками — поиск или развитие компетентных поставщиков;
5. стандартизация — покупать стандартные товары там, где это возможно;
6. достижение самой низкой общей стоимости — процесс закупки требует наличие товаров и услуг по наименьшей стоимости;
7. улучшение конкурентоспособности;
8. достижение отношений с взаимным обменом функций — достижение гармоничных, продуктивных рабочих отношений с другими функциональными подразделениями организации;
9. снижение административных расходов — снабжение при наименьших административных расходах [8, с.308].

Цель проведения исследований рынка закупок сырья и материалов определяет одновременно и типы рынков, которые должны быть исследованы:

- непосредственные рынки (обеспечивающие в настоящее время потребности в сырье и материалах);

- опосредованные рынки (рынки, используемые поставщиками);

- рынки заменителей (полностью или частично заменяемых продуктов);

- новые рынки.

Для эффективного управления закупочной деятельностью на предприятии необходимо знать, какие именно материалы необходимы для производства продукта; составить план закупок, обеспечивающий согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:

- анализ и определение потребности, расчёт количества заказываемых материалов;

- определение метода закупок;

- согласованность цены и заключение договора;

- установление наблюдения за количеством, качеством и сроками поставок;

- организация размещения товаров на складе.

Качественное планирование и информационное обслуживание логистики снабжения  решает также задачу баланса противоречия между необходимостью бесперебойного снабжения производства и минимизации  складских запасов.

В процессе планирования закупок необходимо определить:

- какие материалы требуются;

- количество материалов, необходимое для производства продукта;

- время, когда они потребуются;

- возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;

- требуемые площади складских помещений;

- издержки на закупки;

- возможности организации производства некоторых деталей на предприятии.

Непосредственно организация процесса закупок включает в себя следующие  работы:

- определение потребности в  материальных ресурсах;

- точная спецификация объектов  закупок;

- исследование рынка закупок;

- изучение предложений по закупкам  и проведение конкурсного размещения  заказов;

- проверка предложений и их  оценка;

- выбор поставщиков;

- размещение заказов;

- оплата обусловленных обязательствами  закупок;

- осуществление поставок и контроль за полнотой и качеством их исполнения;

- координация и системная взаимосвязь  закупок с производством, сбытом, складированием, транспортировкой.

Таким образом, управление закупочной деятельностью охватывает информационные и управленческие процессы, процессы транспортировки и хранения товаров, интеграция которых позволяет осуществлять надежное и качественное обеспечение производственных и коммерческих предприятий материальными ресурсами и товарами.

 

 

1.3 Выбор метода закупок  на производственном предприятии

Существует множество методик  определения того, сколько необходимо закупать материалов для производства продукции и с какой периодичностью они должны поступать от поставщиков, но все они требуют информации о том, как использовались аналогичные  материалы в прошлом.

Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта, состава  комплектующих изделий и материалов.

Основными методами закупок являются:

1. Закупка товара одной партией.

Метод предполагает поставку товаров  большой партией за один раз (оптовые  закупки).

Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки.

Недостатки: большая потребность  в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

2. Регулярные закупки мелкими партиями.

В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое  поставляется ему партиями в течение  определённого периода.

Преимущества таковы: ускоряется оборачиваемость  капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на поставку.

Недостатки: вероятность заказа в  избыточном количестве; необходимость  оплаты всего количества, определённого  в заказе.

3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям.

Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешёвые и быстро используемые товары.

Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие  сведения:

- полный перечень товаров;

- количество товара, имеющегося на складе;

- требуемое количество товаров.

Преимущества: ускорение оборачиваемости  капитала, снижение затрат на складирование  и хранение, своевременность поставок.

4. Получение товара по мере необходимости.

Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется  следующими особенностями:

- количество не устанавливается, а определяется приблизительно;

- поставщики перед выполнением каждого заказа связывается с покупателем;

- оплачивается только поставленное количество товара;

- по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые ещё только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твёрдых  обязательств по покупке определённого  количества, ускорение оборота капитала, минимум работы по оформлению документов.