Кез келген ақпараттық жүйе екі бөлімнен тұратын жүйе ретінде қарастырылады: қамтамасыз ететін және ұйымдастырушы.

     Схеманың  қызмет ететін бөлімі ақпаратты өңдеу  мен жылжу деңгейлері арасындағы ақпараттық және технологиялық байланысты график түрінде көрсетеді.

     Ақпараттық  жүйенің қамтамасыз ететін бөлімі келесідей  элементтерден тұрады: компьютерлік техникалық құралдар, программалық жабдықтау  және ақпараттық жабдықтау.

     Ақпараттық  жүйенің концептуалды схемасы А-қосымшасында көрсетілген. 
 
 
 
 
 
 

 

3. ДЕБИТОРЛЫҚ  БОРЫШТАР  ЕСЕБІНІҢ АҚПАРАТТЫҚ  ЖҮЙЕСІН ЖОБАЛАУ

3.1 “Іссапарлар шығыстарының  есебі” ақпараттық  жүйесіндегі тапсырманың  қойылымы

     Ақпараттық  жүйе – бұл экономикалық объектті  басқаруға қажетті ақпаратты  жинау, сақтау, жаңарту, өңдеу, қайта өңдеу және беру жүйесі.

     Барлық  ақпараттық жүйелер құрайтын элементтерінің рөлі бойынша екі бөлімнен тұрады: функционалдық және қамтамасыз ететін.

     Функционалдық жүйе – бұл ақпараттық жүйенің  белгілі бір функциялармен шектелген  бөлімі. Өз кезегінде әрбір функционалдық жүйе есептер кешендері мен есептерге жіктелуі мүмкін.

      Тапсырмалар кешені – бұл анықталған белгілері  бойынша топтастырылған тапсырмалар  жиынтығы. Ақпараттық жүйенің тапсырмалар  құрамы келесідей факторлармен анықталады:

• басқарудың  сол бір немесе басқа функциясының маңызыы;
• басқару процедураларын құру мүмкіндігі;
• басқару персоналының компьтерлерді пайдалану деңгейі;
• ақпараттық база мен техникалық құралдардың болуымен.

    “Дебиторлық борыштар есебінің” ақпараттық жүйесінде  төрт тапсырмадан тұратын кешен қарастырылады:

• есеп беретін тұлғалармен есеп айырысу есебі;
• кредитке сатылған тауарлар бойынша жұмыс істейтін тұлғалармен есеп айырысу;
• берілген қарыздар бойынша есеп айырысу;
• материалдық залалдарды өтеу бойынша есеп айырысу./5.99б/

      “Дебиторлық борыштар есебінің” экономикалық ақпараттық жүйесінде тапсырмалардың өзара байланыстарының схемасы 1-суретте көрсетілген.

    333 ДЕБЕТ

 

1-сурет.  Тапсырмалардың өзара  байланыстарының  схемасы.

Ақпараттық  жүйедегі тапсырманың  сипаттамасы 

     Тапсырмалар кешені іссапарлар шығыстарының тапсырмасы бойынша деректерді өңдеуге арналған және келесідей функцияларды атқарады:

• анықтама жүргізу;
• деректерді енгізу, өңдеу және түзету;
• деректерді жинау және шығарылатын ведомостерді алу, деректерді балансқа дайындау.

      Тапсырмалар кешенінің маңызы қажетті нәтижелі ақпараттарды – есеп беретін тұлғалармен есеп айырысулардың анализін жасауға мүмкіндік беретін шығыс формаларын алу мен сәйкесінше тиісті шешім қабылдауда.

      Тапсырманың мақсаты – дұрыс, жедел мәліметтер алу, сонымен қатар, кіретін және шығатын соммалардың сәйкестігі.

      Тапсырмалар кешені дебиторлар мен кредиторлар  бөлімшесінде есеп жүргізу үшін орындалады.

      Борыштарды  өтеу – берілген тапсырмалар кешенінің  орындалуының тоқтау шарты.

      Берілген  тапсырма ақпараттық жүйе құрылымының  бір бөлігі болып табылады және басқа  да тапсырмалармен өте жақын байланыста болады.

      Берілген  тапсырманы орындаудың жиілігі мен  ұзақтығы уақыт пен іссапарларға баруға өтініштердің түсу жиілігіне байланысты.

      Берілген  тапсырмалар кешенін орындауды  автоматтандыру тапсырманы орындау  мерзімін қысқартуға, есептеулердің  қиындықтарын жеңілдетуге, мәліметтердің  дұрыстығы мен дәлдігін жоғарылатуға және есептеулердің жеделдетілуіне мүмкіндік береді.

      Аналитикалық есеп бойынша құрама деректер жылына бір берілсе, синтетикалық есеп бойынша деректер ай сайын беріледі. Кез келген датаға жедел ақпараттардың алынуы қарастырылған.

      Тапсырманың шешімі болып балансты жасауда және тапсырманы одан әрі жүргізу мен  іссапарлық шығыстарды бақылыуда қолданылатын міндеттемелер табылады.

      Тапсырманы  орындаудың уақытша сипаттамаларын бас бухгалтер анықтайды./6.75б/ 

Кіретін ақпарат

     Кіретін ақпарат ақпараттық жүйенің кез  келген тапсырмасын орындауда маңызды  орын алады. Кіретін ақпараттың тасығыштары болып, алғашқы құжаттар, магниттік дисктер және магниттік ленталар табылады.

     Кіретін ақпараттың есептеріне мыналар жатады:

• Іссапарлық куәлік;
• Шығыстық кассалық ордер;
• Кірістік кассалық ордер;
• Аванстық есеп.

      Кіретін ақпараттардың тізімі мен құрылымының сипаттамасы 2-кестеде көрсетілген. Іссапарлық куәліктің, шығыстық кассалық ордердің, кірістік кассалық ордердің және аванстық есептің құрамы мен құрылымы 3 – 6 кестелерде келтірілген.    

2-кесте.  Кіретін ақпараттардың  тізімі менқұрылымының сипаттамасы.

 
 

    3-кесте.  Іссапарлық куәлік  кіретін құжатының  құрамы мен құрылымы 

 

    4-кесте.  Шығыстық кассалық  ордер кіретін  құжатыныңың құрамы  мен құрылымы 

 

    5-кесте. Кірістік кассалық ордер кіретін құжатының құрамы мен құрылымы 

 
 
 

 

     6-кесте. Кірістік  кассалық ордер  кіретін құжатының  құрамы мен құрылымы 
 

Шығатын ақпарат

Шығатын ақпарат  – бұл ақпараттық жүйенің функцияларын орындау нәтижесінде алынып, басқару  объектісіне, персоналға және т.б. басқару жүйелеріне құжаттар, мәліметтер және сигналдар түрінде берілетін ақпарат.Шығатын ақпараттың құрамы  мен құрылымы 7-кестеде көрсетілген.

 

7-кесте. Шығатын  міндеттемелер   құжатының құрамы  мен құрылымы