Этические стандарты оформления рабочего места сотрудников

     На  работе такие отношения только вредят делу. Деловые взаимоотношения должны быть уважительными и ровными, но обязательно требовательными, так как бывают ситуации, когда руководителю необходимо потребовать выполнения того или иного задания.

     Офисный этикет в этом случае позволяет отделять личное от профессионального, делая недопустимым на работе поведение или высказывания, возможные в кругу друзей.

     Хорошо, если дружеские отношения развиваются  у сослуживцев, но только до тех пор, пока эти отношения не станут сказываться на их суждениях и оценках ситуации или качестве повседневной работы. Если дружеское расположение к человеку мешает вам высказаться критически в его адрес или реально оценить его работу, то это уже плохо. Или, рекомендуя фирме своего друга, вы рискуете своей репутацией, если он окажется плохим работником.

     В деловом мире существуют четкие правила  взаимоотношений между друзьями:

1. Вы должны заводить себе друзей среди лиц своего круга, иначе рискуете прослыть приспособленцем. Писатель дол 
   жен дружить с писателями, менеджеры кадровых служб - 
   с себе подобными. Многие стремятся подружиться с людьми 
   более могущественными, считая, что это принесет им выгоду. Однако последние считают, что им надоедают, перед ними 
   заискивают.
2. Дружба должна опираться на взаимный интерес и равенство. Именно здесь коренится причина того, что дружба нередко кончается, когда расходятся пути друзей: один идет на повышение, а другой нет, один меняет род деятельности, а другой нет, так что у них теперь не так много точек соприкосновения, как раньше.

     Дружеские связи внутри собственной фирмы или отрасли скорее будут способствовать вашему продвижению, а не препятствовать ему.

     Однако  не забывайте о возможной опасности: что будет, если дружба прекратится? Если вам покажется, что ваш друг пытается вас использовать? Или вы вдруг узнаете такие подробности о вашем друге, которые несовместимы с работой в этой области?

     В некоторых коллективах принято  отмечать дни рождения сотрудников. В такой традиции нет ничего плохого. Но надо иметь в виду, что чем меньший размах будет носить торжество, тем лучше. Поздравления принято принимать стоя. Виновник торжества в ответ на поздравления может предложить скромное угощение. Угощать в рабочей обстановке слишком широко — неприлично и неуместно, потому что от следующего "новорожденного" будут ожидать такого же приема. Если именинник получил в подарок конфеты и другие сладости, то ими принято угощать своих гостей. Коробку можно унести домой только в том случае, если именинник предусмотрительно принес конфеты из дома. 

     4.2 Служебный роман

     Роман на работе — это событие, затрагивающее  каждого, кто трудится в отделе, независимо от пола.

     Роман на работе может стать для женщины  концом ее успехов, а то и оставить ее без места. Когда речь заходит  об отношениях между мужчиной и женщиной на работе, до сих пор продолжает действовать древнее правило поведения: не заводите романов с начальством. И старайтесь не заводить их ни с кем из вашего отдела или фирмы, пока один из вас не будет готов сменить место работы, и уж тем более остерегайтесь подобных отношений, если они могут скомпрометировать человека, который состоит в браке.

     Некоторые компании в США придерживаются обычая не нанимать на работу обоих супругов. Если сослуживцы начинают встречаться, поселяются вместе или женятся, одного из этой пары просят уйти.

     Самое лучшее, что можно посоветовать по поводу романа на работе — это держать язык за зубами, независимо от того, нарушены вами какие-то приличия или нет. Фирма — место совершенно неподходящее для устройства своей личной жизни, и уж совсем не стоит делать ваш служебный роман предметом пересудов. Помалкивать надо не только из тех соображений, что не следует впутывать заведение, где вы работаете, в столь личные проблемы, но и прежде всего потому, что вам совсем не стоит превращаться в объект сплетен для сослуживцев. Последнее может подорвать вашу репутацию и даже разрушить карьеру.

     И женщинам и мужчинам рекомендуется  спокойно реагировать на комплименты на работе. Если вам дарят цветы, лучше всего украсить ими ваш рабочий стол (не создавайте дарителю иллюзию, что он вам дорог больше, чем просто сослуживец).

     Особо хотелось бы обратить внимание работниц-женщин на причины и последствия служебного романа. В России некоторые женщины одеваются на работу так, будто главная их задача — понравиться (а не работать), и ведут себя раскованно, не задумываясь о возможных последствиях.

     Помните о дистанции: не подходите близко к начальнику (коллеге) - вы на работе, а не в дискотеке, не откровенничайте, не уединяйтесь с начальником.

     Не  допускайте пошлостей, обрывайте сальные  шутки и анекдоты. Если беседа становится двусмысленной, спокойно объясните, что  вас это не интересует, в личном плане у вас все в порядке, поблагодарите за внимание.

     Итак, на работе вам необходимо олицетворять собой сдержанное достоинство. Пусть ваша женственность на работе будет проявляться в том, что на вас всегда приятно посмотреть, в вашей комнате и за столом чисто, всегда свежий воздух и цветы. 
 

  5 Деловой этикет  руководителя: приём  посетителей, проведение  совещаний, личные контакты с сотрудниками 

     5.1 Приём посетителей

     Всем  без исключения руководителям приходится вступать с партнерами по бизнесу в беседу. От того, насколько хорошо умеет руководитель организовать и вести беседу, зависит успех его дела, его репутация.

     Готовясь  к встрече с партнером необходимо наметить свою тактическую линию. Для  этого полезно усвоить тактические  приемы, которые можно применить  в ходе беседы, добиваясь своей цели.

     Все деловые люди должны овладеть техникой живого контакта. Ваша речь должна быть красивой и правильной, старайтесь, как можно меньше использовать слов “паразитов” – это рассеивает внимание и отвлекает от темы разговора. Итак, чтобы ваша речь была красивой, используйте следующие рекомендации:

     - акцентируйте важные слова и подчиняйте им менее важные;

     - меняйте тон голоса – он должен то повышаться, то понижаться, как поверхность моря. Внезапное повышение или понижение тона голоса выделяет слово или фразу на общем фоне;

     - меняйте темп речи – это придает ей выразительность;

     - делайте  паузу до и после важных мыслей.

     К этому следует добавить и важность использования особых инструментов – коммуникационных эффектов:

     - эффект визуального имиджа – как правило, вначале человека воспринимают по его внешнему облику, и это первоначальное впечатление накладывает отпечаток на дальнейшие взаимоотношения. Поэтому руководитель должен взять на вооружение эстетику одежды, поставленную мимику, обостренное чувство такта, чтобы излучать обаяние, элегантную манеру общения, уверенный и доброжелательный взгляд и т.п.;

     - эффект первых фраз – закрепляет или корректирует первоначальное впечатление у людей. В первых фразах должна быть сосредоточена интересная информация, с элементами оригинальности, сразу привлекающая к себе внимание;

     - эффект аргументации – речь должна быть обоснованной, убедительной, логичной. Вызывающей соразмышление и осмысление информации;

     - эффект интонаций и пауз – особенность человеческого восприятия состоит в том, что интонации и паузы способствуют 10-15 – процентному приращению информации, вызывая у собеседников ассоциации и предложения;

     - эффект художественной выразительности – это грамотное построение предложений, правильные словоударения, использование риторических приемов – метафор, гипербол и т.п. Как утверждал Вольтер, прекрасная мысль теряет свою цену, если она дурно выражена;

     Следует учитывать также, что есть ряд  факторов отрицательно влияющих на ведение  дел:

     - дискомфорт физической среды: непривлекательность помещения, неудобство сидений, несвежий воздух и т.п.;

     - озабоченность собеседников какими-то служебными или личными делами, расстроенность морально психологического состояния;

     - амбиции, зависть, недоброжелательность;

     - неграмотность речи выступающего, невыразительность фраз и т.д.;

     - некомпетентность собеседника;

     - неприятие имиджа собеседника.

     Подготовка  к общению:

     Перед началом разговора нужно четко  сформулировать для себя, чего необходимо достигнуть в результате встречи. Чтобы  беседа была продуктивной с самого начала, надо:

     - установить контакт с собеседником;

     - создать благоприятную атмосферу для беседы;

     - привлечь внимание партнера;

     - пробудить интерес к беседе; 

     5.2 Организация проведения деловых совещаний

     Чтобы достичь целей, необходимо должным  образом подготовить совещание и провести его. Есть несколько обязательных элементов, без которых цели совещания не будут достигнуты

     Подготовка  совещания начинается с определения целесообразности его проведения. Когда решается вопрос о необходимости совещания, руководитель должен подумать о задачах, которые нужно решить на нем. Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам.

     При решении вопроса о составе  участников очень внимательно нужно подойти к формированию списка как по количественному, так и по качественному составу. Совсем необязательно, например, на каждое совещание приглашать руководителей подразделений. К участию в совещании необходимо привлечь тех должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений. Определив состав участников, надо назначить день и время его проведения.

       Как правило, для совещания  отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к нему. Наилучший день для совещания — среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу. Однако пятница — хороший день для проведения текущих совещаний (подвести краткий итог недели и наметить задачи на следующую неделю).

     Совещания лучше проводить во второй половине дня. Из теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый — с 11 до 12 ч и второй — между 16 и 18ч. Лучше всего приурочить совещание ко второму пику.

     Подготовка  участников совещания — последний этап в процедуре деловых совещаний. Суть всей работы в этом направлении сводится к заблаговременному ознакомлению всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый должен заранее знать тематику и задачи совещания, что в последующем будет способствовать эффективному проведению совещания, поскольку его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.

     Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40-45 минут. Спустя 50-60 минут у участников совещания ослабляется внимание: возникают шум, лишние движения, отвлеченные разговоры. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства людей наступает утомление. После 30—40-минутного перерыва у присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается нормальное состояние и обсуждение проблем можно продолжить.

     Завершающий этап организации проведения совещаний  — принятие решения и проведение его в жизнь. Следует иметь  в виду, что решение на совещании  принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько  участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение, зависит его эффективность.

     Обстановка  на совещании чаще всего зависит  от руководителя. Деловому сотрудничеству мешают чрезмерная критика, разнообразные сетования и т.п. Для создания атмосферы непринужденности и деловитости надо, чтобы его участники чувствовали себя равными и ощущали значимость рассматриваемых проблем.

     Руководитель  совещания должен следить за тем, чтобы непринужденность не подавляла деловитость и наоборот. Неприятную для всех проблему надо рассматривать в конце совещания (часть людей к тому времени можно отпустить) и, по возможности, коротко. Большинство же таких проблем необходимо решать в индивидуальном порядке. Задача совещания — не найти виновного, а решить проблему. Свободное и откровенное изложение работниками своих мыслей, а также их непринужденность в общении значительно сократят потери времени.