Деловая переписка. Речевой этикет

План работы:

1. Введение. Актуальность деловой переписки в современном мире. Что такое этикет?
2. Что представляет собой деловая переписка. Как правильно писать деловое письмо?
3. Правила международной переписки.
4. Заключение.
5. Литература.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Деятельность делового человека невозможно представить без работы с документами. Подсчитано, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых  категорий работников аппарата управления тратится от 30 до 70% рабочего времени.

Служебная переписка является важной частью делового этикета, "общением в миниатюре". Она способствует установлению прочных связей с потребителем, улучшению взаимосвязи различных  служб, а также увеличению оборота  предприятия, фирмы.

     Слово этикет (от французского etiquette – ярлык, этикетка) определяется как совокупность правил поведения. Касающихся отношения к людям (обхождение с окружающими, формы обращения и приветствий, поведение в общественных местах, манеры, одежда).

Речевой этикет – это  совокупность всех этикетных речевых  средств и правила их использования  в тех или иных ситуациях. В  различных сферах человеческой деятельности этикетные средства используются различно.

 

 

В деловой переписке использование  этикетных средств носит также  регламентированный характер. Этикет - это кодекс цивилизованного поведения, который базируется на потребности человека быть признанным, на учете его социального статуса и достоинства.

Специфика делового общения  заключается в том, что столкновение, взаимодействие экономических интересов  и социальное регулирование осуществляется в правовых рамках. Идеальным результатом  взаимодействия и правового оформления отношений становятся партнерские  отношения, построенные на основах  взаимного уважения и доверия.

Специфической особенностью делового общения является его регламентированность, т.е. подчиненность установленным  правилам и ограничениям.

Этикет - важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего (говорящего).

Нам всем хорошо известно, что  одну просьбу исполнять приятно, а другую - нет. Содержание высказываний может быть идентичным, а вот форма  и тональность - нет.

Иногда одну просьбу от другой отличает наличие всего одной  фразы, которая многое меняет в восприятии текста, создавая дополнительный стимул для принятия положительного решения  по обсуждаемому вопросу.

К сожалению, очень часто  этой одной фразы в деловых  письмах как раз и не хватает.

В цивилизованном обществе хорошо разработанный этикет предлагает большой выбор речевых формул, которые в любой ситуации помогают адресанту (отправителю) оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства  собственного достоинства получателя в любой ситуации.

При деловой переписке  следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фирмы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги - светлым: белым, светло-серым, кремовым и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами  должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака), а в некоторых случаях - имя  и фамилия сотрудника и, может  быть, его должность. Кроме того, деловые письма могут быть выполнены  и на обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где  указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации.

Наиболее часто в деловой  сфере используются следующие виды деловых писем:

-резюме и письмо с просьбой о приеме на работу;

-письмо-заявление об уходе;

-рекомендательное письмо;

-письмо-отказ;

-письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.);

-письмо-напоминание;

-письмо-уведомление;

-письмо-благодарность.

Деловое письмо должно всегда подписываться от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых  партнеров. На все письма следует  обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки  ответа.

Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная  переписка.

Содержание внутренней переписки  может быть различным, но оно должно отвечать некоторым общим правилам:

письмо должно быть лаконичным;

обязательно должна проставляться  дата;

письмо не должно содержать  клеветнических измышлений;

должна быть разборчивая  подпись.

Для деловой переписки необходим фактор цели. Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель - основа коммуникативного успеха, она подается в виде речевой формулы, ключевым словом которой является глагол-действие: прошу, сообщаем, предлагаем, требуем и т.п.

Речевые цели связаны с необходимостью:

- привлечь внимание к проблеме, информировать адресата;

    -побудить к действию - решению проблемы, склонить к участию в чем-либо, заставить совершить необходимое действие;

·  - документировать, придать юридический статус какому-либо событию (чаще всего финансовой операции);

·  - поддержать деловые отношения, сделать их более прочными.

Для русского речевого этикета  характерно выделение приоритетов  в ином порядке, чем, скажем, для английского  или французского: для англичан первичен социальный статус, затем пол и  в третью очередь личные заслуги, для французов - пол, социальный статус и затем личные заслуги, для традиций русского речевого этикета характерно равновесие таких приоритетов, как  личные заслуги и социальный статус, а вот признак пола практически  не существен для выбора этикетного знака.

Универсальным принципом  использования этикетных средств  является принцип вежливости, который  выражается в рекомендациях, данных читателям в одном старом русском письмовнике и не утративших актуальности по сей день: "Первая обязанность пишущего — помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем". Это особенно важно сегодня, когда официальная переписка начинает носить более личный и динамичный характер.

Фактор адресата влияет на выбор этикетных фраз, состав и  оформление реквизитов, иногда даже на лексический состав текста письма и  его объем: к народным избранникам, к заслуженным деятелям науки  и культуры, к высокопоставленным чиновникам обращаются со словами: "глубокоуважаемый", "многоуважаемый", в остальных  случаях - "уважаемый":

Глубокоуважаемый Андрей Петрович!

Уважаемый Владимир Егорович!

Уважаемая Татьяна Юрьевна!

Практику обращения только по имени в русских деловых  письмах нельзя считать плодотворной, хотя она появляется сегодня в  деловой корреспонденции. Обращение  регулирует социальную дистанцию общения. У русскоговорящих есть прекрасный инструмент такого регулирования - обращение по имени и отчеству в условиях официального общения и обращение по имени в неофициальной обстановке. Эти различия представляют традиции русской речевой культуры.

Коммуникативные роли - это  роли инициатора письменного диалога  и отвечающей стороны. Инициативные письма, не требующие обязательного ответа: письма-требования, письма-предупреждения, гарантийные письма, благодарственные письма, письма-сообщения, письма-напоминания, сопроводительные письма, письма-заявления, письма-извещения, письма-приглашения, рекламные письма, письма-предложения (представления).

Каждое деловое письмо может содержать один или несколько  аспектов - содержательных фрагментов, включающих речевое действие. Отсюда письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Изложение каждого аспекта содержания в сложном письме обычно начинается с нового абзаца. Композиция, или структура, текста официального письма - это последовательность расположения его составных частей - аспектов. Причем в качестве самостоятельных аспектов рассматриваются речевые фрагменты с однотипными речевыми действиями - просьбами, сообщениями, предложениями. Структура письма в этом случае может выглядеть следующим образом:

* Просим...

* Также просим...

* А также просим...

* Сообщаем...

    * Одновременно сообщаем...

Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается  самостоятельное решение.

Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью. Она определяется как двухчастная: первая часть содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть в аспекте модальности ирреальна, декларативна, она называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования т.п.): Настаиваю на немедленном погашении долга, т.е. композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой:

1. обоснование актуальности запроса;

2. содержание запроса;

3. ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен;

4. формулирование гарантии

Объем абзаца колеблется в  деловых письмах весьма существенно - от одного предложения до страницы и более.

Абзацное членение может  быть проведено в пределах текста одноаспектного письма, представляющего  идеальный вариант композиции, а  также в пределах одной композиционной части письма, совпадающей с аспектом. Красной строкой выделяется новая  мысль, тема или новый поворот  темы письма.

Стандартизация и унификация, требующие единообразия в построении текста, обусловили строгую композиционную со относимость и закрепленность частей делового письма.

Несоблюдение этих правил затрудняет процесс восприятия текстовой  информации. Письма, в которых не соблюдаются правила абзацного  членения и выделения аспектов содержания, приходится читать и перечитывать по нескольку раз, что резко снижает  их эффективность.

 

 

Правила международной переписки. Общие требования к деловым письмам.

Письмо должно быть составлено, как правило, на языке адресата. При  невозможности это сделать (трудности  с переводом на сравнительно редкие языки) допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловых отношениях. Направление письма на русском языке (кроме случаев, когда Вы знаете, что Ваш партнер свободно владеет им) крайне нежелательно, так как могут возникнуть трудности с переводом, задержка его, а также искажение текста. Можно рекомендовать направление двух текстов письма: основного - на русском языке (с подписями) и параллельного - на языке адресата или на английском языке.

Письмо должно быть по возможности  кратким, четко выражать мысль отправителя  и не допускать двояких толкований.

Обязательные атрибуты делового письма

Письмо принято делить на следующие части:

- сведения об отправителе: обычно содержатся в титуле бланка предприятия-отправителя (название, почтовый адрес, телефон, телефакс);

- внутренний адрес или адрес получателя;

- дата отправления;

- вступительное обращение;

- собственно содержание письма;

- заключительная формула вежливости;

- подпись (или подписи) отправителя, желательно с расшифровкой фамилии и указанием должности;

-ссылка на документы, которые могут быть направлены приложением.

Они располагаются на листе  следующим образом:

заголовок (сведения об отправителе)

внутренний адрес, дата отправления

вступительное обращение

текст письма

заключительная форма  вежливости

подпись