Построение коммуникационной связи в муниципальном учреждении культуры

Институт управления при президенте

 республики Саха Якутия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа на тему:

Построение  коммуникационных связей в муниципальном учреждении культуры на примере муниципального бюджетного учреждения культурный центр «Айыллаан»

 

 

       

 

 

 

 

 

 

 

 Исполнитель: Пинигина Алена Алексеевна

 группа: Государственное  и муниципальное управление №2

 

Якутск, 2012

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………………………….....3

Глава 1. Теоретические  основы коммуникационных связей в управлении организацией…………………………………………………………………………………….6

1.1 Коммуникации и их значение  в системе управления……………………...........................6

1.2 Основные этапы и элементы  коммуникационного процесса…………............................16

1.3 Коммуникационные сети, их виды…………………………………………………..……24

Глава 2. Анализ коммуникативного процесса и его элементов в организации на примере МБУ КЦ «Айыллаан» МО «Чурапчинский улус» Республики Саха (Якутия)………………………………………………………………………………………...28

2.1 Организационно-экономическая характеристика ……………………………………….28

2.2 Анализ этапов коммуникационного процесса в организации…………………...………39

3.1 Недостатки коммуникационных процессов и деятельности КЦ «Айыллаан»……………………………………………………………………………………..48

3.2 Рекомендации и предложения  по совершенствованию коммуникационных процессов………………………………………………………………………………………..51

Заключение………………………………………………………………………..…………….55

Список использованных источников……………………………………………..…………...59

Приложения

 

Введение

 

В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуникации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации часто называют связующим процессом менеджмента. Одним из важнейших инструментов управления в руках руководителя является имеющаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, менеджер организует и мотивирует своих подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие ее теми, кому она предназначена.

Вообще, важность коммуникаций в  управлении вряд ли возможно переоценить. Если люди не обмениваются информацией, они не могут полновесно работать сообща, формулируя цели и стремясь их достигнуть.

Для современной России проблема неэффективности организационных коммуникаций очень актуальна. В последнее время коммуникации в нашей стране претерпели коренное изменение. От административно-командной системы страна резко перешла к рыночным отношениям. Если раньше управление предприятием в основном заключалось в том, что от руководителей к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные работники нередко не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации работы с подчиненными. Инициативность теперь приветствуется, проводятся общие коллективные собрания не для “галочки”, а для обсуждения реальных проблем развития предприятия, выслушивания предложений и просьб подчиненных. Активность работников поощряется не только морально, но и материально. Преимущества такого подхода к взаимодействию с подчиненными уже давно осознали зарубежные компании. Российские предприятия только начинают внедрять эффективные коммуникационные технологии и новые методы коммуникации. Нередко руководители сталкиваются с сопротивлением со стороны подчиненных при внедрении новых коммуникационных технологий, которые им непривычны.

Коммуникации - это связующие нити, объединяющие взаимозависимые части организации. Поэтому я и выбрал для своей выпускной работы эту наиглавнейшую тему и, что самое главное - это даст мне возможность грамотно применять и пользоваться полученными знаниями в моей дальнейшей работе.

Один из первых теоретиков организационного поведения Ч. Бернард отмечал, что  в любой достаточно полной теории организации коммуникация займет центральное место, потому что структура, размеры и масштабы деятельности организаций почти полностью определяются средствами коммуникаций. Позже Д. Кац и Р. Кан писали, что коммуникация является социальным процессом, имеющий важнейшее значение для функционирования любой группы, организации или общества, и что она образует самую суть социальной системы или организации. Поэтому данная тема представляется весьма актуальной.

Коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения коммуникационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования.

Исходя из заявленной темы, цель работы была сформулирована следующим образом: опираясь на имеющиеся общетеоретические и прикладные разработки, изучить концептуальные и методические подходы к управлению организационными коммуникациями в контексте современных социально-трудовых отношений и провести практическое исследование рассматриваемых проблем на конкретном объекте.

Для достижения данной цели были поставлены задачи:

• проанализировать сущность коммуникаций в организации;
• исследовать элементы и этапы коммуникационного процесса;
• выявить недостатки организационных коммуникаций в исследуемой организации;
• предложить мероприятия по совершенствованию коммуникационных процессов в исследуемой организации.

Объектом изучения является Культурный центр «Айыллаан» Чурапчинского улуса республики Саха (Якутия)

Предметом данной работы является процесс  управления организационными коммуникациями в исследуемой организации.

В ходе исследования были использованы такие общетеоретические методы исследования, как анализ, синтез, индукция, а также соответствующие прикладные инструменты (изучение документов, наблюдение).

Научно-методической и прикладной базой для написания работы послужили  современные пособия и монографии, периодика, материалы сети Интернет, внутренняя документация объекта исследования.

Структура работы состоит из введения, 2 глав, заключения и списка использованной литературы.

 

ГЛАВА 1. Понятие, сущность И ЗНАЧЕНИЕ коммуникаций в УПРАВЛЕНИИ организациЕЙ

 

1.1 Коммуникации и их значение в системе управления

 

Производственные отношения представляют собой совокупность трудовых, стоимостных  и имущественных отношений.

Социально-трудовые отношения  как совокупность взаимодействий работников как непосредственных, так и опосредствованных, в коллективном трудовом процессе складываются в процессе живого труда, непосредственной деятельности работников, формирования и изменения, социальных отношений между ними. Отношения между участниками трудового процесса воссоздаются и воспроизводятся благодаря трудовому поведению работников, их поступкам, совершаемым под воздействием потребностей, интересов, ценностных ориентации, трудовой ситуации.

Социально-трудовые отношения невозможны без общения субъектов этих отношений. Общение выступает и как условие, и как элемент коллективной трудовой деятельности. Оно заключается в восприятии общающимися друг друга, в приеме и передаче информации и координации действий участников трудового процесса. Различают три стороны общения: перцептивную (восприятие работниками друг друга и установление взаимопонимания), коммуникативную (обмен производственной информацией) и интерактивную (обмен действиями, организация взаимодействия между работниками).

Невозможно переоценить важность коммуникации в функционировании системы управления. Коммуникативная практика современного менеджера расширяется с каждым годом. Управленцы, желающие оставаться на гребне волны, должны поспевать за требованиями рынка. Новые сферы деловых коммуникаций - компьютер, Интернет, телеконференции, технологии PR, вклад которых в достижение общего успеха становится все более значимым.

Термин "коммуникация" происходит от латинского "communis", означающего "общее": передающий информацию пытается установить "общность" с получающим информацию. Отсюда она может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов. На обыденном уровне коммуникацию определяют как передачу информации от человека к человеку [6,С.422]. В менеджменте - это обмен информацией между людьми, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятие решения до работников организации [2,С.127].

Существует множество толкований термина «коммуникация». Наиболее интересным представляется подход У. Шрамма: «Коммуникация (по крайней мере, человеческая коммуникация) – это то, что делают люди. Сама по себе коммуникация – это нонсенс. Чтобы понять процесс человеческой коммуникации, необходимо понять, как люди связаны друг с другом» [7, С.152].

Коммуникации, осуществляемые организацией (фирмой, корпорацией и т.п.), могут  быть как внешними, так и внутренними  (рис 1.1).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис 1.1 Классификационная схема организационных коммуникаций

 

Внешние коммуникации распространяются за рамки организации, то есть коммуникатор или получатель сообщения находится за пределами структуры. Любая организация существует не изолировано, а во взаимодействии со своей внешней средой. И от того, какие факторы этой среды оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций [11, С.167]. Организации пользуются разнообразными средствами коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Внутренние коммуникации осуществляются в рамках самой организации. В данном случае и коммуникатор, и получатель сообщения находятся внутри структуры. К внутренним коммуникациям, например, относятся корпоративная газета, собрания, внутреннее радио, доска объявлений и т.д. Под формальные коммуникациями понимают коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Канал неформальных коммуникаций можно  назвать каналом распространения  слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа "только между нами". Неформальное общение сосуществует с формальным, но не зависит от уровней иерархии, соединяет всех сотрудников организации. Наличие в организации неформальных коммуникаций - явление нормальное, однако лишь до определенной степени. Следует помнить, что слухи - это всегда следствие недостатка информации, и большой объем сведений, распространяемых с помощью слухов, неформальных информационных обменов, свидетельствует о неблагополучии системы коммуникаций и ее неэффективности. Неформальными коммуникациями довольно часто пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. Особенности неформальных коммуникаций - гораздо большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений.

В зависимости от структуры управления, принятой в организации, и статуса  коммуникаторов коммуникации делятся  на горизонтальные и вертикальные.

Под горизонтальными коммуникациями понимают коммуникации между различными отделами организации. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации. Как правило, такие коммуникации преследуют не только цель проинформировать кого-то о чем-то, но и содержат просьбы о поддержке или координации действия. Горизонтальные коммуникации подразделяются на три категории:

1. Разрешение проблем внутри отделов. Такие сообщения, как правило, связаны с выполнением поставленных задач.
2. Координация деятельности отделов. Сообщения, которыми обмениваются отделы, направлены на выполнение совместных проектов или общих задач.
3. Консультации линейным отделам. Такие сообщения обычно исходят от специалистов по операциям, финансам или компьютерам и предназначаются линейным менеджерам, которые нуждаются в соответствующей помощи.