Информационные технологии

Для расчета зарплаты используется документ "Начисление зарплаты работникам организаций".

Для выполнения расчета пользователю следует создать новый документ и указать самые общие параметры расчета: месяц начисления зарплаты, организацию и др., после чего остальные действия — заполнение табличной части документа и собственно расчет — могут быть выполнены автоматически. Причем автоматически рассчитаются все удержания: налог на доходы физических лиц, суммы займов, по которым наступил срок погашения, алименты и др. Рассчитанные удержания отразятся на соответствующих закладках табличной части документа. Пользователь может изменить результаты вручную, после чего при последующих расчетах будут использоваться исправленные пользователем результаты без автоматического пересчета. Если пользователь передумает, он может снять эту защиту и выполнить автоматический пересчет записей расчета.

Конфигурация автоматически справляется  со сложными ситуациями, когда информация о причинах отсутствия работника  вносится несколько раз. При регистрации  отсутствия работника по невыясненной причине зарплата за период отсутствия начислена не будет, но если позже он принесет больничный лист, касающийся этого периода, то при следующем начислении заработной платы ему будет начислена оплата по больничному листу за дни болезни.

Конфигурация предоставляет возможность  разделения работы по начислению заработной платы на следующие этапы: сначала в информационную базу вводятся данные об основных и дополнительных начислениях работников; затем вводятся данные о погашении займов работников; на следующем этапе автоматически рассчитывается налог на доходы физических лиц (НДФЛ); в последнюю очередь начисляются прочие удержанию. Каждый этап может быть оформлен отдельным документом "Начисление заработной платы". Такой порядок начисления заработной платы может быть удобен для крупных организаций, где начислением заработной платы занимаются несколько сотрудников расчетной службы.

Другой возможный принцип разделения работы по начислению заработной платы, который поддерживается в конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом", - по подразделениям. За отдельными пользователями - расчетчиками зарплаты - закрепляются обязанности по начислению зарплаты в конкретных подразделениях с внесением этих сведений в информационную базу. Если при формировании документов указывать расчетчика, то в табличную часть будут автоматически вноситься работники только тех подразделений, которые обслуживаются выбранным расчетчиком.

Для подготовки выплаты зарплаты используется документ "Зарплата к выплате  организаций".

Документ формируется и заполняется  автоматизированным образом. В  документе предусмотрена возможность регистрации выплаты зарплаты через кассу организации, а также путем безналичного перечисления зарплаты на счета работников в банке. Конфигурация обеспечивает формирование всех бумажных печатных форм, связанных с начислением и выплатой зарплаты: расчетных листков, платежных ведомостей и др. Для организаций, где не принято использовать общую платежную ведомость для регистрации выплат заработной платы, предусмотрен механизм группового формирования расходных кассовых ордеров (по одному на каждого работника) непосредственно из формы документа. Дополнительно поддерживается возможность автоматически передать информацию о созданных РКО в информационную базу конфигурации "Бухгалтерия предприятия".

Конфигурация содержит необходимые средства для учета депонированной заработной платы.

Для распределения зарплаты, перечисленной  в банк, по карточным счетам работников, предлагается специальный механизм обмена информацией, разработанный  фирмой "1С" совместно со Сбербанком РФ. Обмен данными о перечисляемых суммах заработной платы происходит с помощью файлов формата XML. Для считывания информации из полученного файла, для формирования файла, предназначенного к отправке в банк, в конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" используется специальная обработка

Предлагаемый механизм позволяет  в электронном виде передать в  банк информацию, необходимую для  открытия карточных счетов работника, получить из банка подтверждение  об их открытии с необходимыми параметрами  карточных счетов работников организации, и затем организовать регулярное зачисление зарплаты на карточные счета.

Подсистема расчета зарплаты обеспечивает автоматизированный расчет налогов  и взносов, связанных с заработной платой. Исходная информация для каждого  вида расчета содержится в описании вида начисления.

В описание включается исчерпывающий  набор сведений, которые могут  понадобиться при заполнении документов и отчетных форм. Например, для налога на доходы физических лиц указывается  числовой код дохода, который будет  использоваться при заполнении отчетности по НДФЛ. Для компонентов единого социального налога (ЕСН) указываются сведения, необходимые для правильного начисления налога, а также для последующей классификации начисленных сумм в отчетности по ЕСН.

Конфигурация содержит достаточный набор предопределенных видов начислений с полностью подготовленными описаниями. При необходимости пользователи могут вводить дополнительные виды начислений.

При регистрации документа "Начисление зарплаты работникам организаций" суммы  налога на доходы физических к удержанию рассчитываются автоматически для каждого работника с учетом сведений о его правах на вычеты, содержащихся в информационной базе. Результаты расчета отображаются в табличной части документа на закладке "НДФЛ".

Поскольку плательщиком единого социального налога (ЕСН) являются организации любых форм собственности (включая предпринимателей без образования юридического лица), являющиеся работодателями, то расчет сумм ЕСН и взносов на обязательное пенсионное страхование вынесен в отдельный документ "Расчет ЕСН". Заполнение табличной части документа и собственно расчет выполняются автоматически с использованием зарегистрированных в информационной базе сведений о начисленных работникам суммах (в том числе введенной документами "Начисление зарплаты работникам организаций", оплаты невыходов и пр.).

Результаты автоматического расчета  налогов и взносов пользователь может исправить вручную.

Конфигурация обеспечивает формирование всей необходимой отчетности по ЕСН  и НДФЛ в электронном и бумажном виде в рамках регламентированной отчетности.

Предлагаемый механизм позволяет  в электронном виде передать в  банк информацию, необходимую для  открытия карточных счетов работника, получить из банка подтверждение  об их открытии с необходимыми параметрами  карточных счетов работников организации, и затем организовать регулярное зачисление зарплаты на карточные счета.

Каждый работник предприятия должен быть застрахован в системе Пенсионного  фонда Российской Федерации, что  обеспечивает его пенсионные права. Индивидуальный (персонифицированный) учет – это учет сведений о каждом работнике предприятия в системе Пенсионного фонда РФ. Осуществляется персонифицированный учет в процессе всей трудовой деятельности застрахованного лица.

В конфигурации полностью учтены требования пенсионного законодательства. Персонифицированный учет реализован как составная часть регламентированной отчетности.

В конфигурации организовано ведение  персонифицированного учета в соответствии с Федеральным законом "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" и другими нормативными документами. Конфигурация обеспечивает автоматическое заполнение следующих форм со сведениями о застрахованных лицах - работниках организации, необходимых для представления в органы Пенсионного фонда:

1)анкетные данные работников - формы  АДВ-1, АДВ-2 и АДВ-3;

2)сведения о стаже — СЗВ–К. 

Анкетные данные работников формируются  для передачи в отделение Пенсионного  фонда по мере необходимости. В случае приема на работу новых работников создаются формы АДВ-1, при изменении анкетных данных работников — формы АДВ-2, при потере работниками страховых свидетельств — формы АДВ-3.

Конфигурация обеспечивает автоматическое формирование сведений о суммах начисленных  страховых взносов, которые необходимо представлять в отделение Пенсионного фонда по окончании года, а также при достижении работником пенсионного возраста:

1)формы СЗВ-4-1 — о работниках, у которых в течение отчетного  года были какие-либо условия  для назначения досрочной трудовой пенсии, либо при необходимости выделения отдельных периодов работы, периодов ухода за детьми и т.д.;

2)формы СЗВ-4-2 — о работниках, не имеющих в течение отчетного  года условий для досрочного  назначения трудовой пенсии.

Перечисленные формы могут быть сформированы как в бумажном, так и в электронном виде. Последнее необходимо для передачи сведений на магнитном носителе (дискете и др.).

В полном соответствии с требованиями нормативных документов сведения разбиваются  на пачки (в одной пачке представляются сведения не более чем по 200 работникам, в пачке не должно быть нескольких видов форм и др.).

Процедура заполнения форм СЗВ-4-1 и  СЗВ-4-2 использует сведения кадрового  учета и расчетов заработной платы, содержащиеся в информационной базе.

Помимо регламентированной зарплаты, конфигурация предоставляет возможность начисления управленческой зарплаты работникам предприятия. Управленческая и регламентированная зарплаты могут соотноситься между собой следующим образом:

1)управленческая зарплата для  работника специально не рассчитывается — при этом его регламентированная зарплата считается управленческой зарплатой;

2)управленческая зарплата рассчитывается  в дополнение к регламентированной  зарплате;

3)управленческая зарплата и  регламентированная зарплата рассчитываются независимо друг от друга; при этом выплаты регламентированной зарплаты регистрируются одновременно и как и выплаты управленческой зарплаты.

Управленческая зарплата может  отличаться от регламентированной зарплаты алгоритмами и временем выполнения расчета.

Структуру управленческой зарплаты составляют начисления и удержания. Перечень начислений и удержаний для каждого работника  устанавливается при регистрации  приема на работу и кадровых перемещений.

Управленческие начисления и удержания  могут использоваться в качестве элементов схем мотивации работников. Каждая схема мотивации разрабатывается для конкретного рабочего места предприятия, которое представляет собой определенную должность в конкретном подразделении.

В кадровом учете предприятия каждый работник занимает. Поэтому менеджер по персоналу при заполнении документа управленческого учета, изменяющего условия оплаты работника, может выбрать один из двух вариантов заполнения списка начислений и удержаний:

1. перечни управленческих начислений  и удержаний заполняются вручную для каждого работника, указанного в документе;

2. перечни начислений и удержаний  заполняются автоматически по  схемам мотивации, которые предварительно  составлены для сочетаний должностей  и подразделений.

Конкретные значения сумм управленческих начислений и удержаний устанавливаются в документе оплаты труда.

Суммы управленческих начислений и  удержаний могут рассчитываться по различным формулам, установленным  разработанными на предприятии схемами  мотивации, с использованием различных показателей эффективности деятельности (KPI) как отдельного работника, так и предприятия в целом. В конфигурацию включено несколько предопределенных показателей (для определения отработанного работников времени, зарегистрированного сдельного заработка и др.) и включена возможность произвольно расширять список используемых показателей.

Списки начислений и удержаний, используемые для расчета зарплаты работникам организаций, можно дополнять.

Порядок расчета управленческой зарплаты немного проще порядка расчета регламентированной зарплаты. Основные документы расчета и выплаты управленческой зарплаты — "Начисление зарплаты работникам" и "Зарплата к выплате", которые заполняются автоматизированным способом.

Рис.2 Порядок расчета  заработной платы в программе 1С 

5. Интерфейс программы  1С

Интерфейс программ 1С – это  набор команд в меню, инструментальных кнопок и возможности настройки  этих команд и меню. По сути, это средства общения пользователя и программы.

Бухгалтер в процессе работы нажимает элементы меню, а программа в свою очередь как-то реагирует на эти нажатия.

В основу работы типовых конфигураций 1С заложены общие принципы работы интерфейсов. Если пользователь 1С Бухгалтерии 8 имеет опыт работы с одной конфигурацией, то ему будет достаточно просто разобраться  с работой в 1С Управление торговлей  или с 1С Зарплата и управление персоналом восьмой платформы, при условии, конечно, что он знаком с самим учетом этих конфигураций.

С другой стороны, интерфейсы типовых  конфигураций 1С имеют особенности, знание которых существенно поможет  начинающим пользователям при работе в 1С:

1)  Многие типовые конфигурации 1С имеют несколько разных интерфейсов.  Причем они могут сильно отличаться. Потому что разным пользователям  информационной базы 1С требуется  разный функционал в соответствии  с решаемыми задачами. Рядовому  бухгалтеру не нужен (и даже опасен) полный интерфейс главного бухгалтера. Или менеджеру по продажам не нужен интерфейс менеджера по закупкам в торговле.

2)   Кроме типовых интерфейсов  в 1С возможно разрабатывать  собственные оригинальные интерфейсы. Это задача уже для программистов 1С, но она очень не сложная и с разработкой собственного интерфейса легко справиться любой программист в 1С и даже грамотный пользователь. Например, для кассира можно разработать интерфейс только с двумя видами документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер» и двумя справочниками 1С «Контрагенты» и «Физические лица».