Автоматизация учета основных средств

     Например, первоначальная стоимость здания по данным бухгалтерского учета, составляет 500 000 руб. Оценщик определил, что стоимость составляет 750 000 руб. Это означает, что на момент оценки можно воссоздать здание за 750 000 руб. по текущим ценам. При этом не учитывается текущее состояние здания, местоположение, спрос на подобные здания и другие факторы, которые как раз и определяют рыночную стоимость.

     Понятие рыночной стоимости дано в статье 3 Федерального закона «Об оценочной  деятельности в РФ», согласно которой  под рыночной стоимостью объекта понимается наиболее вероятная цена, по которой данный объект оценки может быть отчужден на открытом рынке в условиях конкуренции, когда стороны сделки действуют разумно, располагая всей необходимой информацией, а на величине цены сделки не отражаются какие-либо чрезвычайные обстоятельства, то есть когда:

-одна  из сторон сделки не обязана  отчуждать объект оценки, а другая  сторона не обязана принимать  исполнение;

-стороны  сделки хорошо осведомлены о  предмете сделки и действуют  в своих интересах;

-объект оценки представлен на открытый рынок в форме публичной оферты;

-цена  сделки представляет собой разумное  вознаграждение за объект оценки  и принуждения к совершению  сделки в отношении сторон  сделки с чьей-либо стороны  не было;

-платеж  за объект оценки выражен в денежной форме.

     Отношения с оценщиком необходимо строить  на договорной основе. Затраты на оплату услуг оценщиков можно отнести  на себестоимость как информационные, консультационные услуги.

     Результаты  переоценки отражают в специальной  ведомости, которая также оформляется в произвольной форме. В ведомости указывают:

- наименование имущества;

- дату переоценки;

- коэффициент переоценки основных средств;

- новую стоимость имущества и порядок ее расчета;

- общую сумму уценки(дооценки) основного средства;

- сумму на которую нужно уменьшить(увеличить) первоначальную стоимость основного средства. 

Глава 4. Автоматизация учета основных средств

     Автоматизированное  рабочее место (АРМ) «Учет основных средств» является составной частью программы комплексной автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. АРМ «Учет основных средств» разрабатывается в строгом соответствии с имеющимися инструктивным материалом бухгалтерского учета и поддерживает журнально-ордерную форму учета. АРМ «Учет основных средств» позволяет производить учет основных средств с момента приобретения до полного их списания, получить все необходимые сведения по учету наличия основных средств как после введения в эксплуатацию, так и до нее. Предоставляет возможность получить все необходимые данные в разрезе видов, отраслей, групп, подгрупп, материально-ответственных лиц, подразделений, направлений производственных затрат, счетов учета, наименований основных средств и инвентарных номеров как по наличию и движению основных средств, так и по расчету амортизационных отчислений.

     Пользователь  имеет возможность вести автоматизированный учет основных средств по всем перечисленным счетам и получать соответственно необходимую информацию  как по наличию основных средств, так и по их движению.

     Программы, предназначенные для обработки  информации по учету основных средств, рекламируемые для практического использования, имеют много общего в технологии обработки данных по учету основных средств.

     Рассмотрим  технологию обработки информации учета  основных средств, разработанную кафедрой АИТ КубГАУ.

     Главное меню представлено здесь следующими функциями:

-настройка  программы;

-подготовка  справочников;

-обработка  приходящих документов;

-получение  выходных документов.

Рассмотрим  особенности выполнения отдельных  функций.

     Функция «Настройка программы» предназначена для ввода реквизитов конкретного пользователя.

     Функция «Подготовка справочников» предусматривает  создание базы данных, которая представлена следующими справочниками: балансовых счетов, материально-ответственных лиц, видов основных средств, наименований основных средств, подразделений предприятия, направлений производственных затрат.

     Обработка приходящих документов включает следующие  режимы:

-первоначальный  ввод остатков основных средств;

-движение  основных средств;

-изменение  балансовой стоимости;

-ввод  пробега автотранспорта.

     Первоначальный  ввод остатков основных средств. В каждом предприятии на момент внедрения  программы в наличии имеется  определенное количество основных средств, учет которых осуществляется в инвентарных  карточках, на которых ведется первичный учет основных средств в предприятии, заносится в память персонального компьютера. В дальнейшем информация инвентарных карточек будет храниться в базе данных основных средств. В случае наличия большого (от 2000 и более) количества инвентарных объектов с одинаковыми реквизитами (наименование, дата ввода в эксплуатацию, шифр и норма амортизации, балансовую стоимость и другие) и разными инвентарными номерами, программой предусмотрена функция размножения одинаковых инвентарных карточек. Это облегчает ввод первоначальной информации.

     Завершается ввод сравнением введенной информации с имеющимися в наличии основными средствами по инвентаризации у материально-ответственных лиц и счету 01 «Основные средства» по балансу. После корректировки информации можно производит второй – расчетный этап.

     Режим «Движение основных средств» состоит  из ряда операций: поступление или ввод, передача, расход, списание и продажа основных средств.

     Информация  о поступлении основных средств  берется из первичных документов. Эта операция выполняется аналогично первоначальному вводу основных средств. Инвентарный номер проставляется в новую инвентарную карточку программно с использованием порядкового кода.

     При выполнении операции по передаче основного  средства от одного материально-ответственного лица другому пользователь имеет возможность изменить вид основного средства, отрасль, подразделение и направление производственных затрат. При этом в базе данных на экране монитора формируются две записи: одна – на получение основного средства материально-ответственным лицом, другая – на передачу основного средства.

     После этого на экране монитора высвечивается  список основных средств у передающего  подотчетного лица. Необходимо отметить передаваемые основные средства, после этого в базе данных произойдут соответствующие изменения, а на принтере программно распечатается накладная на передачу основного средства.

     Операция  по расходу, списанию и продаже основных средств реализуется по материально-ответственным  лицам. При этом на экране монитора высвечиваются все основные средства указанного подотчетного лица, производится отметка выбывающих основных средств и программно удаляются из базы данных их карточки, одновременно фиксируется запись движения основных средств. В дальнейшем эта операция может быть получена в выходном документе по движению основных средств.

     Режим «Изменение балансовой стоимости» осуществляется путем вызова на экран монитора необходимой  инвентарной карточки с указанием  инвентарного номера.

     В режиме «Ввод пробега автотранспорта»  расчет амортизационных отчислений производится после ввода информации о пробеге автомашин.

     Функция «Получение выходных документов» обеспечивает получение всех регистров бухгалтерского учета по движению основных средств, по наличию основных средств, по расчету амортизации.

     Автоматизированная  обработка информации по сводному синтетическому учету предполагает в качестве обязательного  условия перевод на автоматизированную обработку всех участков бухгалтерского учета.

     Формирование  данных по каждому синтетическому счету, а в их пределах по каждому субсчету и статье аналитического учета производится путем постепенного накапливания их во внешней памяти персонального компьютера – на жестком диске.

     Основным  накопительным и итоговым регистром  по сводному синтетическому учету является Главная книга. Информация в Главную книгу заносится из журналов-ордеров при использовании журнально-ордерной формы учета.

     Баланс  составляют по данным Главной книги  с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.

     Бухгалтерский конструктор – это бухгалтерская  система с расширенными инструментальными  возможностями. Выполнение таких операций как расчет износа основных средств, распределение прибыли, движение и  взаимодействие первичных документов по учету основных средств. В этом классе наиболее известны фирмы «1С», «Информатик», «Аквилон», «Порт».

     Отраслевые  системы. В большинстве случаев  основным стержнем этих систем является бухгалтерский комплекс АРМ (описано  выше), к которому присоединены специализированные отраслевые АРМ.

     Для программных средств данной группы, прежде всего, учитывается и оцениваются  полнота функций, комплектность  и удобство решений отраслевой специфики  бухгалтерского учета.

     Программный продукт «Суперменеджер» предназначен для полной автоматизации бухгалтерского, складского и торгового учета на предприятии любой формы собственности и различных видов деятельности.

     Программа состоит из 9 модулей, одним из которых  является модуль «Учет основных средств» – предназначен для учета основных средств и нематериальных активов. В модуле автоматически начисляется амортизация, производится переоценка, формируются карточки учета, а также ведомости инвентаризации, амортизационных начислений и переоценки. Для автотранспорта  принят режим начисления по автопробегу. БЭСТ – это комплексная система автоматизации оперативного и бухгалтерского учета. БЕСТ-3 отличается мощным аналитическим учетом, универсальностью, простотой освоения и удобством работы. БЭСТ-4 - развитие системы БЭСТ-3. В обеих программах поддерживаются разделы бухгалтерского учета, в том числе и учет основных средств.

     Platinum SQL – полнофункциональная система финансово-управленческого учета. Она обеспечивает полную автоматизацию бухгалтерских операций, автоматизирует складской учет, учет основных средств и нематериальных активов. Отличительной чертой программы является параллельное ведение бухгалтерского учета неограниченного числа компаний с разными настройками плана счетов, используемыми валютами, системами учета основных средств, товарными единицами и системами их классификации, разными складами.

     Для учета основных средств используется также комплексная система «БЭСТ-ПРО» – предназначенная для автоматизации  управления предприятиями. Информационное ядро системы – подсистема Главная книга, в которой накапливаются все бухгалтерские проводки и формируется необходимая внутренняя и внешняя бухгалтерская отчетность.

     В системе КИС «Флагман» в модуле «Флагман: Бухгалтерский учет» реализована возможность получения информации об истории основных средств по бухгалтерскому и налоговому учету, не содержащейся в аналитике счета.

     При автоматизированном учете основных средств могут быть также использованы следующие программы: «Инфо-Бухгалтер», «Интегратор», «Галактика», «1С: Бухгалтерия».

     В МУП «НЖКХ» применяется система «1С: Предприятие», где помимо ведения различных хозяйственных операций, ведется учет основных средств.

     Программа дает возможность при обработке  бухгалтерских проводок сразу заполнять  первичные документы. Например, при  обработки проводки  Д 01, К 08, программа реагирует на появление комбинации счетов и просит заполнить форму, содержащую инвентарную карточку объекта. После заполнение такой формы, содержащей все нужные статьи, появляется возможность: автоматического заполнения программой описи инвентарных карточек, автоматического начисления износа, значительного облегчения и ускорения процесса переоценки.

     Таким образом, программа поможет избавиться от многих существующих недостатков  учета основных средств.

     Одним из направлений совершенствования  организации бухгалтерского учета основных средств является ориентация на Международные стандарты учета и отчетности. Внедрение Международных стандартов учета позволит повысить качество учета основных средств и контроля за учетом. В то же время, предприятие получит более гибкую и обоснованную систему учета с возможностью учета особенностей его деятельности.