Совершенствование информационного обеспечения управления турфирмой

Введение

Для принятия эффективных  управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики  предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся  экономическую ситуацию. Выбранная  тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее  информационное обеспечение это  не только залог успеха и конкурентоспособности  фирмы, но и порой выступает как  средство выживания в условиях жесткой  конкуренции.

Информационное обеспечение  управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в  целом. Оно может рассматриваться  не только в целом, охватывая все  функции управления, но и по отдельным  функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь. В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Цель данной курсовой работы: совершенствование информационного обеспечения управление турфирмой.

Использование для этого  автоматизированных систем, безусловно, наилучший (если не единственно возможный) путь.

Задачи:

- определить сущность и  назначение информационного обеспечения

- автоматизация деятельности туристских фирм

- изучить, как используются информационные системы на российском туристском рынке

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Теоретические основы  информационного обеспечения управления  предприятием

1.1 Сущность и  назначение  информационного обеспечения

 

Важнейший фактор повышения  эффективности производства в любой  отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов  управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего  развития информатики, занимающейся изучением  законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических  средств.

Различные информационно-технические  новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления  аппарата управления. Так, например, появление  телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к  совершенствованию системы информационного  обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано  с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства. От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная экономия расходов  за счёт снижения:

- фонда заработной платы;

 - коммунальных услуг

- стоимости программного  обеспечения

- расходов на почту

- расходов на оформление  договоров

- расходов на перераспределение  сырья.

2) Устранение возможных  расходов в будущем

- избежание будущего роста численности персонала

- уменьшение требований  к обработке данных

- снижение стоимости обслуживания

3) Возможные нематериальные  выгоды

- улучшение качества информации

- повышение производительности

- улучшение и ускорение  обслуживания

- новые производственные  мощности

- более уверенные решения

- улучшение контроля

- уменьшение просроченных  платежей

- полное использование  программного обеспечения

          Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования. С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. Туристские предприятия как правила представлены небольшим количеством от 3-х и более , на каждый хозяйственный субъект. Они ориентированы на то чтобы организовать своё информационное обеспечение для сбора анализа, а для этого нужны универсальные продукты которыми пользуются абсолютно все предприятия. В их число входят следующие документы:

1) Официальные документы,  которыми обязан пользоваться  субъект хозяйствования в своей  деятельности: законы государства,  указы президента, постановления  правительства и местных органов  власти, приказы вышестоящих органов  управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей  предприятия.

2) Хозяйственно-правовые  документы: договора, соглашения, решения  арбитража и судебных органов,  рекламации.

3) Решения общих собраний  коллектива, совета трудового коллектива  предприятия в целом или отдельных  ее подотделов.

4) Материалы изучения передового  опыта, полученные из разных  источников информации (Интернет, радио,  телевидение, газеты и т.д.).

5) Техническая и технологическая  документация.

6) Материалы специальных  обследований состояния производства  на отдельных рабочих местах (хронометраж,  фотография и т.п.).

7) Устная информация, которая  получена во время встреч с  членами своего коллектива или  представителями других предприятий.

           К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др. Смысл первого требования заключается в том, что вся система экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться. Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения для выработки управленческих решений. Экономическая информация должна достоверно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными. Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока, - это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе. Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации - оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д. Одно из требований к качеству информации - это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.

       И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления или процесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

     Таким образом, информационная система должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности управления. 

 

1.2 Автоматизация деятельности туристских фирм

       Необходимость автоматизации процессов управления уже стала аксиомой, но проблемными  по прежнему остаются методика и обстоятельства перехода на новые технологии. Любая автоматизация турфирмы предполагает внедрение в ее деятельность автоматизированных рабочих мест, благодаря которым будет реализован комплекс обеспечивающих и функциональных информационных технологий, обеспечивающих выполнение тех или иных задач управления. Целью автоматизации турфирмы является информационная поддержка формирования и принятия решений менеджментом.   

В настоящее время на российском туристском рынке можно выделить следующие этапы автоматизации типовой турфирмы:

1) Применение стандартного  программного обеспечения, например  использование программ Word, Excel, Power Point, Outlook, готовых баз данных Access, программ-переводчиков, бухгалтерии, финансовых, систем управления документами, знаниями;

2) Применение специальных  типовых информационных технологий  управления в туризме: «Мастер – Тур», «Само – Тур» и другие;

3) Использование глобальных  компьютерных систем бронирования: «Amadeus», «Galileo», «Sabre» и другие;

4) сопряжение типовых информационных  технологий управления с системами  бронирования;

5) участие в электронной  торговле или электронном бизнесе.     

Разнообразные информационные технологии управления, используемые в туризме (программные комплексы, сопряженные с глобальными компьютерными  системами бронирования и локальными программами типа бухгалтерских  или программ рассылки факсов) позволяют все бизнес процессы в туризме превратить в электронные, для реализации безбумажных технологий, технологий обмена информацией по электронной почте и возможностей Интернета.    

Выбор турфирмами программных  продуктов и специфика их использования  зависят от ряда факторов, в частности:

а) от направления деятельности турфирмы, совокупности решаемых задач, исходной технологии, суммарного объема продаж, финансового состояния турфирмы;

б) от осведомленности руководства  турфирмы о программном обеспечении, существующем на рынке информационных технологий управления в туризме, о  его достоинствах и недостатках;

в) от режима работы компьютеров (автономный или сетевой).

При выборе программного обеспечения  целесообразно обратить внимание на следующие моменты:

а) на известность и надежность - зарекомендовавшие себя информационные технологии управления, опыт внедрения  которых накоплен в разных турфирмах, как правило, гарантируют отсутствие узких мест;

б) дружелюбность, простота, стандартность интерфейса. Интерфейс - способ общения человека и программ, поэтому к нему предъявляется  ряд требований, в частности, простота, понятность, стандартность;

в) приемлемая стоимость информационной технологии управления турфирмой и  ее обслуживания.

      Полная стоимость автоматизации турфирмы складывается из стоимости программного обеспечения, техники, обучения, услуг обслуживания. В этой стоимости можно выделить сумму, которая сразу будет израсходована на приобретение техники и программного продукта, и сумму постоянных расходов на обслуживание техники и программного продукта. Сравнивать разные информационные технологии следует только по их полной стоимости или стоимости владения.    

Существующие в настоящее  время программы автоматизации  работы турфирм можно условно  разбить на три класса:

1) программы автоматизации  работ, которые обеспечивают внутреннюю  деятельность турфирмы, без автоматизации  поддержания внешних взаимосвязей. Предполагается создание локальной  вычислительной сети, баз данных, которые располагаются на центральной  мощной машине-сервере, куда обеспечивается  сетевой доступ пользователей  с их автоматизированных рабочих  мест;

2) программы автоматизации  включают возможности программ  первого класса, а также позволяют  туроператору осуществлять модемную  связь в пакетном режиме с  другими турагенствами;

3) программы автоматизации,  базирующиеся на использовании  глобальных телекоммуникационных  сетей. В этом случае базы  данных о турпродукте той или иной турфирмы размещаются в информационных узлах глобальной сети обеспечивают удаленный доступ в режиме on-line.