Общие правила общения персонала с клиентами гостиниц

МОСКОВСКИЙ  ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФАКУЛЬТЕТ КУЛЬТУРОЛОГИИ И ТУРИЗМА

Кафедра социального сервиса и  туризма

КУРСОВАЯ    РАБОТА

 

на тему:

 

«Общие правила общения персонала  
с клиентами гостиниц.»

Выполнила студентка: 
Тс-З-201 
Научный руководитель: 
профессор.

Москва, 2010

 

Содержание 

 

 

Введение

Гостиница — дом с меблированными комнатами для кратковременного проживания туристов, предназначенный и оборудованный для предоставления гостям комплекса услуг, связанных с путешествием, размещения, проживания, информационного и бытового обслуживания, активного отдыха и др.

Гостиничный бизнес работает хорошо, как отлаженный механизм, если в нем все регламентировано. Успех крупных сетей отелей, в частности, определяется и единым, четким стилем обслуживания в каждой их гостинице. Есть такое понятие - повторяемость качества. Его часто упоминают, когда речь идет о блюдах и напитках, но оно действует и в сфере обслуживания.

Важной особенностью гостиничных услуг, отличающей их, прежде всего от услуг промышленности, где в большей степени используются машины и автоматы, является широкое участие людей в производственном процессе. Вовлечение человеческого фактора оказывает сильное влияние на неоднородность, изменчивость качества и связанный с ними недостаток стандартизации, что представляет одну из важнейших проблем в сфере развития гостиничных услуг. Для решения этой проблемы на многих гостиничных предприятиях введены стандарты обслуживания - комплекс обязательных для исполнения правил обслуживания клиентов, которые призваны гарантировать установленный уровень качества всех производимых операций.

В курсовой работе была поставлена цель определить, каким должен быть сервис в гостинице, чтобы гость ощущал эту неизменность, когда бы ни приехал.

Используя опыт работы в  гостиницах, теоретические материалы  и должностные инструкции, были описалны главные правила при контактах гостей с персоналом.

 

Требования к обслуживающему персоналу  гостиниц.

В сфере въездного  и внутреннего туризма гостиничный  сервис включает в себя целый комплекс услуг для туристов и является важнейшим фактором, определяющим перспективы  развития туризма в России. Рыночный опыт в гостиничной индустрии показывает, что на долю взаимоотношений между потребителем и служащим приходится от 75 до 90% возникающих «нештатных» ситуаций, результатом которых являются неудовлетворенность потребителя качеством обслуживания. По этой причине на первый план выступает профессиональная подготовка персонала гостиниц и применение эффективных концепций управления человеческими ресурсами.

Требования к обслуживающему персоналу гостиниц можно условно  разделить на 4 группы:

1. Квалификация¹

1А. Весь обслуживающий персонал и руководители должны пройти профессиональную подготовку. Степень подготовки должна соответствовать предоставляемым ими услугам.

1Б. Знание иностранного  языка.

Для гостиниц категории 1 звезда достаточно знание работниками службы приема и размещения одного иностранного языка².

Для гостиниц категории 2 звезды требования аналогичны предыдущим.

Для гостиниц категории 3 звезды всему персоналу, имеющему контакты с проживающими, необходимо знание в достаточном объеме минимум  двух языков международного общения или других языков, наиболее употребляемых клиентами гостиницы в этом регионе.

Для гостиниц категории 4 звезды требования аналогичны предыдущим, но знание языков должно быть на более высоком уровне.

Для гостиниц категории 5 звезд всему персоналу, работающему с проживающими, необходимо свободное владение минимум тремя иностранными языками.

2. Поведение.

Персонал всех категорий  гостиниц должен уметь создавать  на предприятии атмосферу гостеприимства, должен быть готовым доброжелательно  выполнить просьбу проживающего и в отношении проживающих должен проявлять терпение и сдержанность.

3 Медицинские требования

Персонал всех категорий  гостиниц должен проходить периодическое медицинское освидетельствование для получения соответствующего сертификата.

4. Униформа

Персонал всех категорий  гостиниц, вступающий в контакт с  проживающими, должен носить форменную  одежду, в ряде случаев включающую личный значок с указанием имени  и фамилии. Форма должна быть всегда чистой и в хорошем состоянии.

Помимо главных требований персонал должен обладать личными навыками, способствующими развитию предприятия:

Деловитостью - умение эффективно построить свой график работы и повышать ее качества; важнейшая часть культуры труда.

Единством слова  и дела и дисциплинированностью - соответствие слов персонала и их конкретных дел, пунктуальность, соблюдение трудовой дисциплины и распорядка.

Сознательностью - осознанность действий и навыков, добросовестное выполнение обязанностей.

Честностью - верность принятым обязательствам, убежденность в правоте своего дела, искренность перед другими и самим собой.

Организованностью - четкое выполнение своей работы.

Уважением - признание достоинства личности, возможно более полное удовлетворение интересов людей, внимательное отношение к чужим убеждениям, чуткость, деликатность, скромность.

Вежливостью - внимательность, внешнее проявление доброжелательности ко всем, готовность оказать услугу тому, кто в ней нуждается, деликатность, такт.

Приличными  манерами - точная мера во внешних формах поведения.

Выдержкой - умение контролировать эмоции, подавлять в себе раздражительность.

Корректностью - уравновешенность, приветливость; в напряженной ситуации, если гость высказывает недовольство, отвечать ему спокойно, четко, не повышая голоса; корректность непременно охладит пыл любого слишком эмоционального человека.

Тактичностью - необходимость учета конкретной моральной ситуации. Лучшее выражение тактичности персонала - умение быть незаметным, скрыть в присутствии гостя свое плохое настроение или занятость. Нетактично при посторонних делать замечания или давать указания подчиненным.

Терпимостью - стремление достичь взаимного понимания и согласования разнородных интересов и точек зрения методами разъяснения и убеждения.

Важно овладеть арсеналом  способов и средств привлечения потребителя именно к вашему предприятию. Выслушивать пожелания и принимать заказы на услуги следует с полным осознанием их важности для клиента. Надо уметь ненавязчиво предложить свои услуги, предупредить желание гостя, при этом не спешить давать обещания исполнить ту или иную просьбу, если вы не уверены, что сможете ее выполнить.

Встречая иностранных  туристов, нужно проявлять гостеприимство, но делать это с достоинством, уважая нравы и обычаи своей страны. Одно из значений слова "культура" - высокий уровень развития, умения. Культура обслуживания - это и безупречная честность и точность, умение ценить время других людей и свое собственное, способность скрыть в присутствии гостей свое плохое настроение или занятость.

Руководитель отеля  должен выполнять главные требования служебного этикета: определить верный стиль взаимоотношений в коллективе, быть образцом добросовестного отношения к делу. Совершенствовать культуру обслуживания невозможно без повышения квалификации, овладения передовыми методами труда. Степень подготовки персонала должна соответствовать уровню предоставляемых услуг. Работникам службы приема и размещения гостиниц необходимо знание хотя бы одного иностранного языка. Персонал гостиниц высшего класса в достаточном объеме должен владеть как минимум двумя языками международного общения. Регулярно, но не реже одного раза в пять лет, проводится переаттестация производственного, обслуживающего, административно-управленческого и технического персонала для подтверждения или повышения квалификационного разряда.

Не реже чем через  три года должна проводиться профессиональная переподготовка работников туристского предприятия на курсах повышения квалификации по специальной программе.

Работники, обслуживающие  гостей, должны быть вежливыми, внимательными и предупредительными в отношениях с посетителями. В случае возникновения конфликтной ситуации работник должен пригласить дежурного администратора, метрдотеля или директора предприятия.

Одним из основных условий  для создания эффективного состава персонала является разработка эффективной организационной структуры гостиничного хозяйства (кадрового планирования, с помощью которого проводится подбор кадров и кадровая политика).

Было выделено восемь основных факторов3, определяющих персонал отеля.

1. Размер отеля (количество спален, количество и размеры ресторанов и т. д.) определяет масштаб и тип операций, а также степень экономии, которая может быть достигнута. Большие отели обычно содержат меньшее количество обслуживающего персонала, чем средние отели. В маленьких семейных отелях обслуживающий персонал, как правило, тоже немногочисленный.

2. Владение отелем  воздействует на персонал влиянием  на масштаб операций и отношением  владельца к своему отелю. Отели, которыми владеют группы, как правило, крупнее и более стандартизированы, чем независимые отели, которые имеют тенденцию к индивидуализации.

3. Возраст и расположение  зданий оказывают влияние на  эффективность отельных операций и соответственно на уровень персонала. Современные здания, изначально спроектированные как отели, с целью упрощения и экономии операций могут работать с меньшим количеством персонала, чем старые отели, которые более сложны и дорогостоящи в обслуживании.

4. Разнообразие видов  удобств и служб определяет  количество обслуживающего персонала. Чем разнообразнее ассортимент продуктов, напитков, других гостевых сервисов внутри отеля, тем больше потребности в персонале.

5. Методы, которыми реализуются  службы, оказывают определенное воздействие на количество персонала и необходимые навыки. Услуги могут осуществляться непосредственно персоналом отеля, самообслуживанием, каким-либо другим методом. В каждом случае требуется разное количество персонала.

6. Профессионализм персонала  напрямую связан с производительностью, следовательно, влияет на количество персонала, необходимое для выполнения определенного объема и стандарта отельных служб и сервисов. Это вопрос отношения, мотивации и тренинга.

7. Организация влияет  на персонал отеля установленными  обязанностями и ответственностью, возможностью использования оборудования, техники и процедур, дающих экономию в труде.

8. Снижение потребностей (запросов) за год, неделю и  даже в течение дня, приводит  к колебанию в задействованности  персонала. Такие колебания могут  компенсироваться временным, причинным  наймом и частичной занятостью.

 

Информирование клиента

Важнейшая потребность  клиента — это потребность  в понимании происходящего и ощущении собственного контроля за событиями на основе информации об окружающем мире гостиницы. При характеристике процесса ее удовлетворения можно выделить две стороны взаимодействия с клиентом. Первая — это информация и совместное выполнение какого-то действия: заполнение формуляра, размен купюры, подъем в лифте. Вторая — это опять-таки проявление отношения к клиенту.

Но начнем с проблем информирования и взаимодействия. Здесь важным фактором уважения клиента является максимальная простота процедур и минимальные затраты времени. Но это не все. Процедуры должны быть понятны ему.

Однако надо иметь  в виду, что существует два типа людей. Одни предпочитают спросить другого, вместо того чтобы разбираться в проблеме самому (или самой). Для них проще подойти к незнакомому человеку и поговорить с ним, чем читать объявления и инструкции. Но другие люди (и их тоже немало) стремятся разобраться в ситуации самостоятельно. Для них инструкции и описания — желательный и важный элемент жизненной среды. Поскольку вы ориентируетесь на всех клиентов, то создаваемая вами в гостинице информационно-психологическая среда должна подходить всем.

Персоналу службы приема и размещения следует придерживаться элементарных правил при приеме гостей и продаже номеров:

1. Улыбнитесь.

2. Установите и поддерживайте  визуальный контакт.

3. По возможности называйте  гостя по имени и отчеству.

4. Будьте вежливыми,  доброжелательными, знающими свое дело, деловитыми.

5. Предложите размещение  в хорошем номере и постарайтесь  продать его.

6. Делайте аккуратные  разборчивые записи.

7. Поддерживайте опрятный  и ухоженный внешний вид.

8. Выполняйте все обещания.

Предложение выбора номера - ключевая процедура процесса поселения и продажи, она требует размышлений, планирования и опыта. Чтобы создать благоприятное впечатление у гостя дежурный администратор должен знать продукт детально и описывать его положительно. Гость, возможно, даст несколько намеков о том, что его бы устроило при проживании, некоторая информация может быть уже известна из карточки бронирования.