Автоматизированные системы управления в гостиничном бизнесе, их назначение, цели внедрения АСУ и преимущества

Краткое описание возможностей системы "UCS-Shelter"

Система решает следующие крупные задачи:

автоматизация служб бронирования и размещения,

управление внутренними ресурсами гостиницы,

поддержка единой системы безналичных платежей для  гостей и клиентов,

автоматизация текущей деятельности,

ведение базы данных гостей,

многофакторный  анализ деятельности гостиницы,

взаимодействие  с другими системами.  

Система UCS Shelter поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя.  

Система UCS Shelter состоит набора модулей и ядра, обеспечивающего их интеграцию и  разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет собирать автоматизированные рабочие места  с нужной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции системы. 

Оборудование (UCS Shelter имеет интерфейсы со следующими системами)

Электронные замки

Электронные замки - это комбинация микрокомпьютера  и механического высоконадежного  замка в одном корпусе. Обычно эти замки имеют встроенные часы, благодаря чему они могут разграничивать уровни доступа в зависимости от даты и времени. Замки имеют автономное питание от стандартных батарей. Независимая память замков сохраняет информацию обо всех попытках доступа (регистрация до 1000 последних событий в замке). Звуковая индикация режимов работы (открыто-закрыто, программирование, контроль заряда батарей и т.д.) облегчает эксплуатацию замков. 

Ключи 

Электронные ключи (электронные таблетки (Dallas), карточки с магнитной полосой, смарт-карты и т.д.) используемые в системе можно условно разбить на три группы:

карточки гостя - содержат основную информацию о госте (имя, номер комнаты, время действия карточки, разрешенные зоны доступа  и т.д). Могут также использоваться для безналичного расчета, управления электромеханическими устройствами (дверная автоматика, лифт и т.д.)

карточки персонала - определяются основные категории  сотрудников, разграниченные по уровням  доступа, наличию временных и  территориальных ограничений

специальные карточки - карточки аварийного открывания, блокировки, карточки питания замка, карточки перевода замка в офисный режим и  т.д.  

Мы работаем со следующими замковыми системами:

Adel Locks

Salto

Timelox

Tesa

VingCard (Norweq)

Cisa

Onity

Inhova  

Фискальные регистраторы

В данный момент для фискальной версии системы Shelter используются фискальные регистраторы: Штрих-ФР-К, Штрих-мини-ФР-К, ПРИМ-08ТК, Спарк 617ТФКZ, Меркурий MS-K, МАРИЯ (Укр.)  

Телефонные станции 

Система Shelter поддерживает все виды современных телефонных станций, работающих по протоколу RS-232.

На сегодняшний  день с помощью телефонного тарификатора ShelterPhonе реализовано взаимодействие системы Shelter со следующими телефонными  станциями:

- ALCATEL 4200

- KAREL MS-224

- SIEMENS HICOM 300

- SIEMENS HICOM 150

- MATRACOM M-4501R

- NORTEL MERIDIAN 1

- NETAS DIGINET DX2

Система R-Keeper: Автоматизация  ресторанов 

Система R-Keeper –  это современная полнофункциональная  система автоматизации деятельности ресторанов, баров, кафе, фаст-фуд, столовых и предприятий сферы развлечений. 

Система R-Keeper проста в использовании, требует минимального сопровождения и обладает необходимой гибкостью для применения в ресторанах любого типа, категории и размера. Широкий спектр функциональных возможностей позволит создать успешную технологию ведения бизнеса, повысить финансовые показатели и достичь высокого уровня сервиса для гостей.

Состав системы R-Keeper

Программное обеспечение  системы - программные модули для  официантов, кассиров, менеджера ресторана, склад и калькуляция, персональное дисконтная система итп.

Аппаратное обеспечение  системы - компьютеры официантов, кассиров, термопринтеры итп.

Работы по внедрению  системы - настройка программного обеспечения  и оборудования, монтаж локальной  кабельной сети, обучение персонала  заведения работе с программой и  использованию оборудования.

Основные задачи системы R-Keeper

Повышение качества и скорости обслуживания клиентов

Осуществление контроля за работой сотрудников 

Обеспечение взаимодействия различных служб ресторана 

Контроль за движением продуктов 

Повышение лояльности клиентов 

Получение оперативной  информации о работе ресторана 

Получение аналитической (статистической) информации для долгосрочного  планирования

Борьба с воровством

Функциональные  возможности системы R-Keeper

Учет индивидуальных особенностей ресторана при настройке  системы 

Прием и обработка  заказов гостей

Автоматическая передача заказа на производство (на кухню и в бар)

Оплата счетов с использованием различных видов  оплат (в том числе кредитные  карты и безналичный расчет)

Работа с персональными  картами клиентов (дисконтными, платежными, бонусными), подробные отчеты о посещении ресторана постоянными клиентами

Оперативные и  аналитические отчеты, предназначенные  для персонала всех уровней от менеджеров зала и кладовщиков для  управляющих и учредителей ресторана 

Полный спектр функций по ведению складского учета, от прихода товара на склад до списания продуктов на основании информации о реализации кассы за день и получения итоговых бухгалтерских отчетов

Учет рабочего времени персонала 

Преимущества  системы R-Keeper

Для более 17000 ресторанов, кафе, фаст-фуд в 180 городах (включая Москву, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Минск, Киев, Алматы и т.д.) в 21 странах внедрение программного продукта фирмы UCS системы R-Keeper - свершившийся факт !!! Сотрудники этих предприятий уже не могут представить без ресторанной системы R-Keeper свое рабочее место, ведь данная система существенным образом облегчила выполнение повседневных обязанностей, а также управление рестораном. Для тех же, кто еще не начал использовать систему R-Keeper заметим, что она позволяет решить множество проблем, повседневно возникающих при работе в баре, бистро, кафе и ресторане.

Многолетний опыт тесной работы компании со многими  ресторанами гарантирует, что в R-Keeper учтены все пожелания по системе  учета и количеству необходимых  отчетов.

Легкость обучения персонала (с использованием подробных руководств) позволит начать эксплуатацию системы спустя непродолжительный период времени после ее приобретения.

С самого первого  дня работы системы увеличится скорость выполнения всех необходимых операций без ухудшения качества их обработки - R-Keeper является высоконадежной и живучей системой, позволяющей защищать информацию от несанкционированного вмешательства.  

R-Keeper является  многофункциональной системой, включающей  в себя целое семейство программных  продуктов, из компонентов которого как из кубиков можно построить систему, удовлетворяющую потребностям конкретного ресторана или кафе. Вы только выбираете необходимые составляющие, а мы их устанавливаем! В минимальной конфигурации система работает на одной кассовой машине, максимальное количество терминалов ограничено только характеристиками Вашей компьютерной сети. 
 

 

Эдельвейс –  это система управления отелем (Property Management System, или PMS), которая не только позволяет проводить своевременное  бронирование номера, максимально упростить процедуру оформления гостя, с учетом его предпочтений, но и планировать загрузку отеля, вести статистику, предоставлять данные для формирования бухгалтерской и управленческой отчетности и т.д.  

Что представляет собой Эдельвейс?  

- Эдельвейс –  это система автоматизации работы  службы приема и размещения  гостей.

- Эдельвейс –  это источник получения актуальной, достоверной и оперативной информации  о состоянии дел в отеле. 

- Эдельвейс –  это средство повышения качества  обслуживания гостей отеля.

- Эдельвейс –  это инструмент постоянного контроля  за действиями персонала отеля 

- Эдельвейс –  это возможность быстрого реагирования  на непрерывно меняющуюся конъюнктуру  рынка гостиничных услуг 

- Эдельвейс –  это ядро информационного комплекса всего отеля  

Гостиничная система  Эдельвейс - это стандартный продукт, легко адаптируемый под конкретную гостиницу (номерной фонд, услуги, тарифы и т.п.), требующий минимального сопровождения), понятный в обучении и удобный  в работе. 

Автоматизированная система управления гостиницей "Эдельвейс" начала создаваться в 1995 году по заказу цепочки швейцарских отелей. Разработка велась специалистами Рексофт под руководством западных консультантов, работающих в области оказания информационно-консалтинговых услуг для гостиничного бизнеса.  На сегодняшний день на зарубежном рынке система распространяется под торговыми марками WinnLodge и Medallion и имеет более 1000 установок в 30 странах мира, в том числе более 500 установок - в Европе. 

В 1998 году было принято решение о продвижении системы на российский рынок под торговой маркой "Эдельвейс". Изучение требований отечественного рынка и законодательства РФ выявило ряд существенных отличий российского и зарубежного подходов к ведению гостиничного бизнеса, которые затрудняли распространение системы на российском рынке в "неадаптированном" виде. В течение 1999 и 2000 годов компанией Рексофт была проведена адаптация системы под законодательство Российской Федерации и опытная эксплуатация системы в ряде российских гостиниц, в результате чего система была полностью адаптирована для российских гостиниц, при этом сохранив положительные черты западной школы ведения гостиничного бизнеса. Текущей локализованой версией, продаваемой на российском рынке и на территории стран СНГ , является Эдельвейс 5.0. 

Система Эдельвейс / Medallion полностью соответствует  требованиям российского рынка. Вот далеко неполный перечень особенностей практики российских гостиниц и российского  законодательства, которые были учтены при локализации системы:

В российских гостиницах широко распространена практика поселения  по местам, которая чаще всего используется совместно с классическим поселением в номер. Это предъявляет к  системе особые требования по контролю загрузки гостиницы, поиску свободных  номеров и/или мест, учету телефонных переговоров из номеров продаваемых местами. Учет номерного фонда и его загрузки должен вестись в койко-сутках.

Во многих отечественных  гостиницах используется система обязательной полной предоплаты проживания и жесткого контроля должников (зачатую контроль осуществляется на почасовой основе).

В РФ существуют жестко регламентированные процедуры  денежных расчетов с клиентами. При  реализации интерфейса с контрольно-кассовыми  машинами к системе предъявляются  дополнительные требования.

Российская система  бухгалтерского учета существенно  отличается от зарубежной. Например, для  корректного предоставления данных в бухгалтерию система должна учитывать не только факты оплаты и предоставления услуг, но и отслеживать  связь между ними, т.е. отвечать на вопрос, когда и каким способом каждая из услуг была оплачена.

Отечественная система налогообложения также  имеет ряд уникальных особенностей. В качестве примера можно привести налог с продаж, при начислении которого необходимо учитывать не только наименования товаров и/или услуг, но и способ их оплаты.