Анализ деятельности предприятия

Д 70 - К 73-2 - отражено очередное ежемесячное удержание  из зарплаты виновного лица;

Д 98 - К 91 - переведена часть доходов будущих периодов в текущие доходы,

где: счет 70 "Расчеты  с персоналом по оплате труда", счет 91 "Прочие доходы и расходы".

Недостача может  возникнуть не только по вине материально-ответственного лица. Она может быть обусловлена  хищением. В этом случае руководство  предприятия обязано составить  заявление в органы внутренних дел. Пока проводится следствие, недостача числится на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". При установлении и поимке похитителя делается проводка:

Д 76 - К 94 - недостача  отнесена на похитителя, где: счет 76 "Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами".

Удержания с расчетного счета похитителя в сберегательном банке отражаются следующим образом:

Д 51 - К 76 - отражен процесс погашения похитителем недостачи материалов.

Если органам внутренних дел в заданные сроки не удается  раскрыть дело о хищении материальных ценностей, они обязаны официально известить об этом руководство предприятия. В этом случае недостача относится на текущие расходы предприятия:

Д 91 - К 94 - сумма недостачи  списана на текущие расходы предприятия,

где: счет 91 "Прочие доходы и расходы".

При определении суммы недостач материалов следует иметь в виду, что некоторые продовольственные и промышленные ценности в процессе хранения под влиянием внешних факторов могут высыхать, испаряться, вымораживаться, высыпаться, разбиваться и проливаться. Для таких материалов разрабатываются и утверждаются отраслевые нормы естественной убыли.

При инвентаризации подобных материалов часть  недостачи (в пределах норм естественной убыли) может быть списана  на издержки производства и обращения (счета: 20 "Основное производство" и 44 "Расходы на продажу"), а оставшаяся часть должна быть отнесена на материально-ответственное лицо:

Д 94 - К 10 - отражена недостача  материальных ценностей;

Д 20, 44 - К 94 - списана  недостача в пределах норм естественной убыли;

Д 73-2 - К 94 - погашена недостача сверх норм естественной убыли;

Д 73-2 - К 98 - отражена разница между рыночной ценой  и учетной стоимостью потерь.

Нормы естественной убыли могут применяться только тогда, когда установлен факт недостачи. Их нельзя использовать просто как  инструмент списания части материалов.

2.7. Основные документы  по учету материалов

Материалы относятся  к категории производственных запасов. Их учет, как было уже отмечено выше, обычно ведется параллельно: в бухгалтерии  в суммовом выражении и на складах  в количественном выражении. В конце отчетного периода оба учета сверяются.

Для приемки, хранения, отпуска и списания материалов используют следующие унифицированные документы:

- доверенность (формы  N М-2 и N М-2а) (Приложение 6);

- приходный ордер  (форма N М-4);

- акт о приемке материалов (форма N М-7);

- лимитно-заборная  карта (форма N М-8);

- требование-накладная  (форма N М-11);

- накладная на  отпуск материалов на сторону  (форма N М-15);

- карточка учета  материалов (форма N М-17);

- акт об оприходовании  материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма N М-35);

- ведомость учета  остатков товарно-материальных ценностей  в местах хранения (форма N МХ-19);

- инвентаризационная  опись товарно-материальных ценностей  (форма N ИНВ-3).

Кроме них в практической деятельности предприятий могут применяться и другие традиционные документы, например:

сигнальная справка  об отклонениях материала от установленных  норм.

Важно, чтобы эти  документы имели необходимые  реквизиты.

Поскольку бухгалтерский  учет в настоящее время проводится при помощи программ на персональном компьютере, то электронные документы (будучи выведены на бумажный носитель) имеют юридическую силу при том же главном условии. Эти документы могут содержать дополнительные важные для конкретного предприятия данные, не противоречащие действующим законодательным актам.

Приемка материалов обычно осуществляется по приходному ордеру. Чаще всего поставки материалов для нужд производства производятся по договорам купли-продажи с  поставщиками. В соответствии с этими договорами в адрес предприятия поступает груз с товаросопроводительными документами (или они пересылаются предприятию отдельно). Эти документы вместе с доверенностью, которую выписывает бухгалтерия своему материально-ответственному лицу, служат основанием для получения груза. Если налицо фактическое совпадение груза с документами, то приемка материальных ценностей может быть оформлена приходным ордером. В случаях расхождения, а также при поступлении груза без документов, оформляется акт о приемке с участием представителя поставщика (или третьего лица).

Затем материалы  заносятся в карточки учета материалов в соответствии с сортом, видом  и размером, где фиксируется все  их состояние и дальнейшая судьба.

Важными учетными документами  являются: ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения и сигнальная справка об отклонении фактического остатка от установленных норм. Первый документ служит для сверки двух учетов: складского и бухгалтерского. Второй документ позволяет руководству принимать решение о необходимости дополнительных закупок материалов.

Отпуск материалов в производство осуществляется по требованиям-накладным  или лимитно-заборным картам (если ценности лимитированы).

Проверка сохранности  материалов осуществляется путем инвентаризации и составления соответствующей описи.

При разборке и демонтаже  зданий и сооружений, которые исчерпали  срок полезного использования, подрядные  организации или отделы капитального строительства предприятия обычно извлекают ряд материальных ценностей, пригодных для дальнейшего производственного использования. Составляется соответствующий акт, согласно которому эти ценности приходуются на склад в качестве материалов, запасных частей или топлива.

2.8. Автоматизация  учета материально-производственных запасов

В условиях функционирования автоматизированной системы управления предприятием важное значение уделяется  автоматизации расчетов по планированию, учету и анализу использования  материальных ресурсов. Эти расчеты  обычно выполняются в таких функциональных подсистемах, как управление материально-техническим снабжением, оперативным управлением основным производством, бухгалтерского учета.

Исходя из экономического содержания управления материальными  ресурсами, под которыми мы понимаем процессы планирования, учета, контроля и анализа их использования и принятие решений по разработке и осуществлению мероприятий, позволяющих ликвидировать выявленные отклонения, обеспечить функционирование объекта в требуемых условиях, правомерно говорить о создании (или выделении) в автоматизированной системе управления предприятием комплексной подсистемы управления материальными ресурсами предприятия. Такая подсистема должна включать комплексы задач из различных функциональных подсистем, которые объединяются на основе организационного, информационного, технического, технологического и программного обеспечения.

Эта система создается  для организации качественного  управления материальными ресурсами  на основе комплексного использования  экономико-математических методов  и современных средств вычислительной техники. Ее главная цель - оптимизация планирования, учета, анализа, регулирования и контроля процессов снабжения, использования и хранения материальных ресурсов; автоматизация различных процедур обработки информации;

сокращение трудоемкости и снижение стоимости обработки информации;

улучшение качества исходной и результативной информации. Необходимыми предпосылками повышения  качества и оперативности в управлении материальными ресурсами на предприятии  являются рациональная организация информационного обеспечения, оптимизация документооборота, совершенствование структуры управления предприятием.

Процессами управления материальными ресурсами на предприятии  занимаются различные подразделения: отделы материально-технического обеспечения, комплектации и кооперирования, главного технолога и главного конструктора, отдел главного механика и главного энергетика, склады отделов материально-технического снабжения, центральная бухгалтерия и другие. В условиях автоматизированных систем управления в контур управления материальными ресурсами вписывается информационно-вычислительный или вычислительный центр. Таким образом, управляемой частью подсистемы будут являться отделы материально-технического снабжения, комплектации и кооперирования, главного механика, главного технолога, главного конструктора, главного энергетика, центральная бухгалтерия, информационно-вычислительный центр. Управляющая часть подсистемы - процессы организации планирования, учета, регулирования, контроля и анализа материальных ресурсов.

Составляющими компонентами подсистемы управления материальными  ресурсами являются различные виды обеспечения, к числу которых  относятся организационное, информационное, техническое, технологическое и  программное.

Организационное обеспечение включает проведение технико-экономического анализа существующей системы управления материальными ресурсами, выбор и постановку задач автоматизации, разграничение функций подразделений в условиях автоматизированного выполнения расчетов. Основой для этого являются материалы предпроектного обследования и выводы о необходимости совершенствования существующей системы управления.

Для проектирования подсистемы важно проанализировать этапы управления материальными  запасами. Анализ показал, что таких  этапов (функций) можно выделить четыре: планирование, учет, аудит и анализ, регулирование.

Информационное обеспечение  подсистемы подразделяется на внемашинное  и внутримашинное. Внемашинное информационное обеспечение включает классификаторы и коды информации; первичную документацию (Нормативно-справочную и оперативную), документооборот. Внутримашинное обеспечение содержит систему программ организации, ведения и доступа данных, состав массивов на машинных носителях.

К числу применяемых  относятся следующие коды: цехов  и отделов предприятия, включая склады; участков; материальных ресурсов (номенклатурных номеров материальных ресурсов), операций по движению материалов, единиц измерения, направлений расхода материала (производственных затрат), готовой продукции, поставщиков материалов.

Работу по кодированию  новых материалов выполняет бюро нормативно-справочной информации информационно-вычислительного  центра. Кроме этого подразделения  присваивать коды новым материалам никто на предприятии не имеет  права. После окончания кодирования полученная информация переносится на машинограммы, проконтролирована, введена в ЭВМ, записана на магнитные диски (дискеты), где хранится как нормативно-справочная.

Система документации включает нормативно-справочную и оперативную. Нормативно-справочная содержит технологическую, справочную и кондукторскую документацию, в которой содержится такая информация, как наименование деталей, сборочных единиц; название единиц измерения, материалов; по детальные нормы расхода материалов;

номенклатуру-ценник сырья, материалов и комплектующих изделий;

классификатор групп  материалов для объединения в  свободную номенклатуру;

соответствие диапазона  кода материалов кодам оперативных  бюро в отделе материально-технического снабжения.

Важное место среди  оперативной документации занимает учетная. Она подразделяется на приходную и расходную. К приходным документам относятся приходные ордера, накладные приходные документы на перемещение. К расходным документам относятся лимитно-заборные карты, требования на перемещение, накладные на отпуск материалов на сторону.

Следует отметить, что  число расходных документов, выписываемых вручную, сведено до минимума. Основной первичный документ - лимитная карта  для цехов основного производства - печатается на ЭВМ. Применение типовой  первичной документации позволяет сократить число форм, унифицировать привила заполнения, сократить трудоемкость выписки и последующей обработки данных.

Внутримашинное информационное обеспечение представлено в виде соответствующих массивов (файлов) информации, хранящихся на магнитных дисках.

Большой удельный вес  занимают нормативно-справочные массивы, объединенные в базу данных с использованием пакета прикладных программ.

Техническое и технологическое  обеспечение включает комплекс технических  средств, предназначенных для эффективного функционирования подсистемы и технологический процесс обработки информации.