Методы анализа и моделирование информационных потоков в процессах организационного управления

Министерство  образования и науки

Российской  Федерации

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

ИВАНОВСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ХИМИКО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра управления и экономико – математического  моделирования 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат по дисциплине «Теория систем и системный анализ» 

«Методы анализа и моделирование информационных потоков в процессах организационного управления» 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                          Выполнил: Лемешенко Ю. Е.,

                                                                                              Шаханова Е.4-45

                                                                          Проверил: Михайлов  
 
 
 

Иваново, 2010

Содержание:

1. Введение………………………………………………………………….…3
2. Информационное обеспечение управления и его состав. Информационные потоки………….……………………………………...4
3. Методы анализа информационных потоков….….………………….……7
4. Моделирование потоков информации…….………………………….....11
5. Заключение…………………………………………………………….….15
6. Список литературы…………………………………………………….....16

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое  состоит в сборе и переработке  информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. 

     Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в  виде управляющих воздействий. Такие  воздействия осуществляются в оперативном  и стратегических аспектах, и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления. 

     Анализ  потоков информации – важнейший  этап в рационализации существующей системы управления, который должен обеспечить выполнение целевых задач  проектирования и уяснения особенностей существующей практики планирования. 

     Анализ  существующих процессов управления может быть осуществлен, прежде всего, на базе исследования информационной системы предприятия, которая характеризуется наличием существующей схемы документооборота, системы экономических показателей деятельности предприятия, структурным составом подразделений, участвующих в процессе управления, и интенсивностью потоков данных, циркулирующих между ними.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Информационное  обеспечение управления и его состав. Информационные потоки 
 

     Важнейшая особенность процесса управления заключается  в его информационной природе. Организация реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация). Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние и взаимосвязи в объекте управления, тем обоснованнее поставленные цели и реальные меры, направленные на их достижение.

     Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии  объекта и создает в результате своей деятельности новую командную  информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом и продуктом управленческого труда.  

       Информация как элемент управления  и предмет управленческого труда  должна обеспечить качественное  представление о задачах и  состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния.  

     Таким образом, информационное обеспечение — это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства.  

Выделяют два уровня характеристики информационного обеспечения:

• элементный, т. е. совокупность данных, характеристик, признаков;
• системный, т. е. воспроизводящий взаимосвязи и зависимости между классификационными группами информации, реализуемый в виде информационных моделей.

 

      При элементной характеристике информации изучаются состав информации, форма и виды носителей, их номенклатура.  

      При характеристике информационной системы  исследуются движение информационных потоков, их интенсивность и устойчивость, алгоритмы преобразования информации и соответствующая этим объективным условиям схема документооборота.  

     Решения являются идеальным описанием желаемого  состояния объекта и методов  достижения этого состояния. Они  представляют собой продукт ограниченного применения, так как направлены на конкретный объект в четко описываемых условиях. Качество решения как готового продукта проявляется опосредовано, в деятельности объекта, на который данное решение направлено.  

      При создании информационного обеспечения  ориентируются на усредненную, выровненную потребность в информации руководителей и специалистов. Особое место здесь занимает информация об управлении, в которой отражаются прогрессивные приемы и методы организации управления. 

      В процессе организации информации принципиальное значение имеет расчленение ее на условно-постоянную, выполняющую роль нормативно-справочной, и переменную. Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.  

  Процесс формирования информационного  обеспечения включает несколько этапов:

• описание состояния объекта, т. е. физическая фотография. Это предполагает набор технико-экономических показателей и параметров, характеризующих управляющую и управляемую системы, с соответствующей классификацией этих показателей;
• моделирование классификационных связей в информационных массивах с выделением причинно-следственных зависимостей, т. е. формирование частных статических моделей;
• отражение в информационных моделях динамики отдельных элементов и процессов, т. е. обоснование тенденций количественного и качественного изменения в производстве. При этом количественное изменение предполагает корректировку информации, а качественное изменение — ее частичную или полную перестройку;
• интегрированная информационная модель процесса производства, отражающая взаимосвязь и динамику локальных процессов и всего производства.

 

      Порядок формирования определяет подход к анализу  состава информации. Организация  информации в значительной степени  предопределяет порядок ее хранения, регистрации, обновления, передачи и  использования. Четкая организация банков данных позволяет более полно обосновать направления движения, интенсивность потоков, закономерности ее преобразования, методику запросов и получения. 

     Таким образом, система  информационного  обеспечения—это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю. 

     В свою очередь, Потоки информации представляют собой совокупность сообщений, объективно отражающих развитие хозяйственных процессов, которые передаются по каналам связи для осуществления управления. Потоки могут быть прямыми (от управляющей подсистемы к управляемой подсистеме) и обратными (от управляющей подсистемы к управляющей подсистеме).

 

    

Методы  анализа информационных потоков 

      В настоящее время  успешно используется несколько методик  анализа информационных потоков. Они различаются принятыми характеристиками количества информации (символы, записи, графостроки, документы и т. п.), методами и инструментами анализа. Наиболее разработанными можно считать следующие методы: 

1. Метод матричного моделирования процессов разработки данных.
2. Графоаналитический метод исследования потоков информации.
3. Описание потоков информации в виде графика типа дерева.
4. Метод схем информационных связей плановых расчетов.
5. Метод исследовательского анализа задач управления, разработанный на выявлении «коротких» потоков.

 

      Эти методы исходят, прежде всего, из общей количественной характеристики информации. 

      Каждый  из этих методов имеет свою область  применения: одни удобны для описания информационных связей между подразделениями, другие – между группами задач, отдельными задачами и группами элементарных процедур. 

      Наиболее  полное и детальное  отражение и анализ потоков информации можно получить с  помощью информационных моделей, которые  разрабатываются как матричные модели. При этом используются различные матрицы – материальные процессы и документооборот, документооборот и состав решений и задач на конкретном уровне управления, по определенным группам задач, по разным уровням управления и др. 

      Чаще  других используются модели в виде матриц и графов. Оба эти способа  моделирования предполагают выделение  в информационной системе в виде самостоятельных компонентов исходных, промежуточных и конечных данных. Это позволяет изучать их изолированно, что имеет принципиальное значение для исследования потребности во внешней и внутрипроизводственной информации.

      Матричные модели потоков циркулирующей информации могут быть построены в различных вариантах, но в качестве базовых выступают матрицы размерностью «документ на документ», «показатель на показатель». При этом документы могут рассматриваться как единые блоки. 

      В классическом виде матричные модели предназначены для анализа классификационных связей. Но они приемлемы также для изучения основных характеристик информационного обеспечения управленческого аппарата, потому что позволяют показать различные группировки видов и источников информации и способствуют более полному выявлению фактической обеспеченности и возможности улучшения задач разного вида. 

      Графоаналитический  метод исследования информационных потоков основан на представлении их информационного графа и анализа его матрицы смежности. Графы могут быть построены на уровне документов, на уровне компонентов (исходные, промежуточные и внешние данные) и на синтетическом уровне (исходные и промежуточные данные, внешние и функциональные результаты). 

      На  основе графоаналитических моделей  можно выявить число разновидностей исходной, промежуточной и результативной информации, используемой и получаемой в процессе решения задачи, частоту использования различных информационных данных, действительное использование каждого показателя в работе. 

      Имея  графы основных задач и процедур, решаемых в процессе управления, можно  получить матрицу смежности графов, показывающую взаимосвязь задач  и документов, используемых в управлении. Граф каждой задачи и конкретного  уровня управления позволяет установить рациональную информационную преемственность, возможность использования промежуточных и конечных результатов данной задачи для других.