Содержание, композиция, оформление тестов личных документов

                МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ КАЗЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ

УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

ВОЛГОГРАДСКАЯ АКАДЕМИЯ

 

Кафедра русского языка

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

На  тему: «Содержание, композиция, оформление тестов личных документов (на примере автобиографии)»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

курсант 4 «А» курса

406 учебной  группы

Узлов И.С.

 

Проверил:

Преподаватель кафедры русского языка

Дзедик Е.П.

                                         

 

 

 

 

 

Волгоград – 2013

 

 

Содержание:

1. Понятие  «Документ»;
2. Композиционные особенности служебных документов;
3. Реквизиты документов;
4. Автобиография.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Понятие  «Документ».

 

          Слово документ происходит от латинского слова «document», что означает доказательство, свидетельство. В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В композиции документа выделяются оформляющая (автор, дата, адрес, заглавие и т.п.) и текстовая (содержание) части. Один из способов сокращения объема документов заключается в уплотнении информации за счет четкого языка: максимум определенной информации в минимуме слов. На основе языкового исследования выяснилось, что все документы, циркулирующие в учреждениях, в основном делятся на три группы:1) экономико-статистические;2) научно-технические; 3) организационно-распорядительные. Документы первой и наиболее многочисленной группы передают информацию в цифрах и таблицах. В основе языковой обработки этих документов лежит грамматика статистических предложений. При использовании грамматики статистических предложений можно легко формализовать процесс составления таблиц. Документы второй группы передают научную информацию. Имеется в виду информация с математическими символами, формулами, графиками, чертежами, рисунками, схемами, библиографиями. В научно-технической документации стандартизированы закономерности, правила, сокращения слов (аббревиатуры), отчасти терминология, выработаны стандартные конструкции описания формул и рисунков. В основе обработки научно-информационных документов лежит использование рекомендаций по стандартной обработке языка текста, стандартного конструирования описаний иллюстраций, формул и справочного аппарата. Документы третьей группы (приказы, протоколы, акты, справки, заявки, служебные письма и др.) передают управленческую, организационную информацию. В основе языковой обработки этих документов лежит стандартизация языковых средств, выработка устойчивых синтаксических конструкций, трафаретных текстов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению:1) личные,2) директивные и распорядительные,3) административно-организационные,4) информационно-справочные,5) деловые письма,6) финансовые и учетные документы. Личные: Заявление - это документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения. Доверенность - документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего - получить что-либо).Автобиография - это жизнеописание какого-либо лица, составленное им самим. Сведения о совей жизни в автобиографии даются в хронологическом порядке. Распорядительные: Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами. Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, созданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, рядового случая. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия; по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т.п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников. Административно-организационные документамы :планы, уставы, правила, отчеты, контракты (договоры) и др. Контракт (договор) - это соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, так и между организациями. информационно-справочные: Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п.Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившийся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. К ним относятся: Сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму. Письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем. Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.       

              Язык служебной документации должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка. Эти черты отражаются в оформлении деловых бумаг: характере композиции, расположении частей текста, выделении абзацев, рубрикации, шрифта и т.п.Рассмотрим образцы некоторых документов и специфические синтаксические конструкции, используемые для их составления. .

 

Особенности композиции служебных документов.

 

Служебные документы – весьма своеобразное явление письменной речи. Есть целый ряд характеристик, по которым они выделяются в языке – это синтаксические, лексические и др. особенности. Но особенно интересной для рассмотрения является, на мой взгляд, композиция служебных документов, потому что это самый упорядоченный и самый стандартизированный, строгий жанр.

          Главной особенностью композиции служебных документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование ПЭВМ в составлении служебных документов.

ГОСТ 6.38-90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенный в действие с 1 января 1991 г., устанавливает признаки, назначение и состав унифицированной документации. Эта система используется в автоматизированных системах управления центральных и местных органов государственного управления, а также подведомственных им предприятий, организаций, учреждений.

                  В унифицированную систему организационно-распорядительной документации входит комплект государственных стандартов, устанавливающих общие требования к содержанию и формам документов, применяемых на всех уровнях управления. Имеются в виду формы акта, делового письма, докладной записки, заявления, инструкции, кадровой анкеты, объяснительной записки, положения, постановления, приказа, протокола, распоряжения, решения, устава и др.

             Форма служебного документа – это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся: наименования, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д. Элементы содержания – это структурные части основного текста – обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы и т.д.

            Форма документа определяется его назначением, типом, конкретным содержанием. Служебный документ имеет, как правило, стандартную форму и составляется в строгом соответствии с типовым формуляром, принятым для документов данной разновидности.

 

Реквизиты документа.

 

           Элементы, из которых состоит любой документ, называются реквизитами. Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу 6.38-90. Данным ГОСТом установлено максимальное количество реквизитов для документа – 31. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо и т.д.) имеет определенный набор реквизитов.

Реквизиты документов (согласно ГОСТу 6.38-90):

1 – государственный  герб;

2 – эмблема  организации;

3 – изображение  наград;

4 – код  организации по классификатору  предприятий и организаций;

5 – код  документа по классификатору  управленческой документации;

6 – наименование  министерства или ведомства;

7 – наименования  организации;

8 – наименование  структурного подразделения;

9 – индекс  предприятия связи, почтовый адрес,  телефон, факс, номер расчетного  счета в банке;

10 – название  вида документа;

11 – дата;

12 – индекс (№) документа;

13 – ссылка  на индекс и дату входящего  документа;

14 – место  составления или издания;

15 – гриф  ограничения доступа к документу;

16 – адресат;

17 – гриф  утверждения;

18 – резолюция;

19 – заголовок  к тексту;

20 – отметка  о контроле;

21 – текст;

22 – отметка  о наличии приложений;

23 – подпись;

24 – гриф  согласования;

25 – визы;

26 – печать;

27 – отметка  о заверении копии;

28 – фамилия  исполнителя и номер его телефона;

29 – отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело;

30 – отметка  о переносе данных на машинный  носитель;

31 – отметка  о поступлении.

            В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит «1 – государственный герб», он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право. Реквизит «3 – изображение наград» также не используется в работе фирмы.

            Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

Заголовочную  часть (в нее входят реквизиты, расположенные  до текста);

Основную  часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

Оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

 

             Теперь давайте более подробно рассмотрим наиболее важные реквизиты документов, используемых в современной практике – их цели, содержание, оформление.

1. Реквизит  «эмблема организации». Эмблема  организации – условное графическое  изображение, зарегистрированное  в установленном порядке. Эмблемой  организации может быть товарный  знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное  буквенно-графическое изображение  и т.д. При угловом расположении  реквизитов она располагается  в верхнем левом углу, а при  продольном – в середине верхней  части листа.

2. Реквизит  «наименование организации». Согласно  статье 54 Гражданского кодекса РФ, любое юридическое лицо, являющееся  коммерческой организацией, должно  иметь фирменное наименование. Наименование  организации обязательно должно  полностью соответствовать названию, зарегистрированному в учредительных документах – уставе предприятия или учредительном договоре и свидетельстве Регистрационной палаты.

В наименовании обычно используются такие аббревиатуры, как ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное  общество), ЗАО (закрытое акционерное  общество) и т.д.

Реквизит  «наименование организации» должен быть расположен под реквизитом «эмблема организации».

3. Реквизит  «индекс предприятия связи, почтовый  адрес, номер телефона, факса,  номер расчетного счета в банке». Совокупность этих перечисленных  в реквизите данных является  юридическим адресом предприятия.  Этот реквизит обычно располагают  либо в верхнем левом углу  под реквизитом «наименование  организации», либо на нижнем  поле документа.

4. Реквизит  «название вида документа». Реквизит  «название вида документа» должен  быть расположен в заголовочной  части документа после реквизита  «наименование организации» и  юридического адреса и набран  прописными буквами от границы  левого поля. Этот реквизит является  одним из важнейших, и он  обязательно проставляется на  всех документах, кроме писем  и факсов. Для писем указания  вида документа используется  только в одном сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ  ПИСЬМО. Функция этого реквизита  – дать общее представление  о назначении документа, о составе  его реквизитов, о структуре его  текста, степени обязательности  выполнения его требований.

5. Реквизит  «дата». Дата – один из основных  реквизитов, обеспечивающих юридическую  силу документа. Датой документа  является:

- дата его  подписания (для приказов, писем,  факсов, справок)

- дата его  утверждения (для планов, отчетов,  правил, инструкций)

- дата события,  которое в нем зафиксировано  (для протоколов, актов)

         Все даты в документе (в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т.п.) оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). В текстах документов финансового характера допустимо применение словесно-цифрового способа в оформлении даты. Также такой способ оформления даты рекомендуется при переписке с иностранными деловыми партнерами.

             Чаще всего дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа».

6. Реквизит  «индекс (№) документа». Индекс - это условное обозначение документа, присеваемое ему при регистрации (например, порядковый номер). Индекс (№) документа обязательно проставляется на всех исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата». На таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т.д. проставляются порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности: №1, №2, №3… . Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, например, №17/21, где 17 – порядковый номер документа в одной фирме, а 21 – порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.

Индекс (№) документа в письмах составляется их порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо.

         Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.

7. Реквизит  «ссылка на индекс и дату  входящего документа». Функция этой  ссылки – помощь фирме-контрагенту,  получившей письмо-ответ, быстро  найти копию инициативного письма. Место для этого реквизита  определяется только на бланке  для писем или факсов. Заполняется  он при оформлении письма-ответа  на инициативное (полученное фирмой) письмо. Этот реквизит размещается  от границы левого поля под  реквизитами «дата» и «индекс».

8. Реквизит  «гриф ограничения доступа к  документу». Этот реквизит проставляют  на документах, содержащих секретную  или конфиденциальную информацию. Этот реквизит располагают в  правом верхнем углу документа  выше реквизитов «адресат» и  «гриф утверждения» и состоит  из слова (грифа) «Конфиденциально»  или «КТ» (коммерческая тайна). Под  этим реквизитом обязательно  необходимо проставить номер  экземпляра данного документа.  На документах государственных  предприятий, содержащих секретную  информацию, проставляются грифы  «Секретно» и «Совершенно секретно».