Організація та проведення міжнародних виставок (ярмарків)

Організатори  виставки, як правило, запрошують представників  преси в день відкриття або  напередодні, і тому вкрай важливо  бути готовими до прийому кореспондентів у вашого стенду. Бажано також за кілька днів до відкриття провести окрему прес-конференцію, на якій ви зможете дати інформацію про ваші експозиції.

На більшості  виставок працює прес-центр, де учасники можуть поширювати прес-релізи та рекламні матеріали. У цьому випадку слід постійно стежити за наявністю матеріалів і за необхідності їх поповнювати.

При підготовці до виставки дуже важливою є поліграфія. Крім зорових вражень, відвідувач має право на документальне свідчення про відвідування вашого стенду. Це може бути листівка, заздалегідь замовлена під час підготовки до виставки, каталог продукції для компетентного зацікавленого професіонала, дорога ручка або інший сувенір для партнера по бізнесу.

За один тиждень такі речі не робляться. Вони, як ніщо інше, працюють на вас: відображають концепцію вашої участі, підносять  новий товар, інформують про знижку, підтверджують вашу стабільність. До поліграфії також відносяться візитки співробітників; плакати, які ви повісите на стіни, наклейки на фриз і т.д.

Гарним  тоном після підготовки до виставки вважається сповістити ваших партнерів, віддрукувавши запрошення заздалегідь, із зазначенням термінів проведення виставки, номерів павільйону і вашого стенду, а також годин роботи.

 

3.2. Удосконалення форм і методів діяльності організації під час роботи виставки

 

Під час  роботи виставки потрібно звернути увагу  на наступні рекомендації.

Перш  за все, необхідно заздалегідь з'ясувати  час роботи експозиції і час відкриття - закриття виставкового павільйону (це різні речі: експозиція зазвичай відкрита з 10.00 до 18.00, тоді як павільйон відкривають о 9.00 та закривають о 19.00).

У перший день участі у виставці, вона відкривається  о 12 годині дня. Часто на урочистій  церемонії відкриття присутні почесні  гості - високопоставлені чини, які  після офіційної частини пройдуть павільйонами з метою ознайомлення з учасниками. Якщо заздалегідь дізнаєтися про маршрут ходу і якщо він пролягає повз ваш стенд, то будьте готові сказати два слова про вашу фірму.

Взагалі, найбільш важливий час участі у виставці - перший і останній дні.

Для забезпечення збереження майна рекомендується перед участю у виставці, призначити відповідального, в обов'язки якого ставиться прибуття до відкриття павільйону, огляд майна. У разі пропажі, під час участі у виставці, необхідно негайно заявити про це організаторам у письмовій формі.

Після закінчення виставки, робота щодо розбирання стенду і вивезення устаткування повинна бути заздалегідь продуманою. Зазвичай у нічний час в період участі у виставці на території павільйону чергують охоронці. Тому потурбуйтеся про те, щоб на стенді і біля вантажного автомобіля, що вивозить вашу експозицію, хто-небудь чергував, після закінчення участі у виставці.

Ваше  завдання участі у виставці - запам'ятатися. Те, що відвідувач побачить біля входу, - це його найважливіші перші і останні враження. Якщо дівчата в фірмовому одязі прямо тут вам вручать листівку, запрошуючи підійти, наприклад, до стенду № 13, що бере участь у виставці – це буде досить ефективний крок до залучення глядачів до свого стенду.

На території виставкового комплексу увагу до вашої участі на виставці залучать грамотно розставлені засоби зовнішньої реклами. Інформативніше всього 1-2 щита, що містять необхідні відомості про вашу участь: номер павільйону і стенду, назва фірми, картинка - все перегукується з тим, що на листівці.

Одна  з основних переваг виставкового стенду - це його місце в павільйоні. Часто колишні учасники виставок сперечаються, де краще розміщувати стенд. "Правильними" відповідями вважаються вхід і центр. Насправді, якщо уявити себе на місці відвідувача виставки, то стає зрозуміло, що, швидше за все, ви пройдете всю виставку. Тобто розміщувати стенд можна практично в будь-якому місці. Але деякі обмеження треба врахувати. Будь-якій людині не захочеться йти туди, де безвихідь, так як це відсутність шляху, повернення, трата часу. Краще не розміщувати стенд біля точок громадського харчування, щоб черга не перекрила підступи до стенду. Щоб не було несподіваних проблем з переоформленням простору, встановленням стенду, втратою корисної площі - вивчіть план павільйону, щоб стовпи, колони, перекриття не опинилися на вашій території.

Своїми  козирями, в участі стануть виступаючі деталі: прапори, щогли, банери з логотипом, підняті до стелі, елементи, що світяться  чи обертаються, наклеєні на підлогу  сліди, що ведуть до стенду, фірмовий одяг стендистів. Ви привернете публіку до вашого стенду заздалегідь продуманим шоу, не значно гучною музикою, різними родзинками типу великого екрану.

Досить  часто компанії на міжнародній виставці стикаються з такою ситуацією: співробітник поспілкувався з відвідувачем "в теплій і дружній обстановці", а на виході - ні інформації, ні домовленостей з потенційним клієнтом (якщо він є). В цьому випадку потрібно врахувати чотири моменти.

1. Кваліфікація відвідувачів: цільові клієнти, "клієнти клієнтів", конкуренти, партнери, ЗМІ і т.д. Це можливість зрозуміти: «хто є хто», «говорити мовою потреб, інтересів» відвідувача, оптимізувати розподіл часу і інформаційно-рекламних матеріалів, мінімальний захист від конкурентів.
2. Збір інформації з відвідувачів стенду, у першу чергу з потенційних клієнтів, у необхідному обсязі. Мінімум - обмін візитками.
3. Надання інформації про компанію, її продукти, пропозиції, новинки, яка буде цікавою і достатньою для відвідувача (залежно від кваліфікації).
4. Систематизація отриманої інформації. Градація вже є, це підстави, за якими здійснюється кваліфікація відвідувачів на стенді. Головне складувати їх не в одну велику купу, а по групах. Кожній групі - свій колір фломастера або своя коробочка і т.д.

На жаль, часто зібрана непосильною працею інформація залишається без належної уваги після виставки. Якщо систематизації отриманої інформації не відбувалося і все звалено у велику купу, то бажання в її відборі навряд чи в когось виникне. Всі втомилися, клієнти висять на телефонах, маса справ накопичилася за час відсутності в офісі.

Однак, після виставки необхідно підвести проміжний підсумок: загальна кількість відвідувачів на стенді, по групам відвідувачів, скільки потенційних клієнтів і в якій мірі готовності до співпраці вони знаходяться, спланувати роботу з ними.

Ще дуже важливий момент - проаналізувати роботу на виставці, щоб краще розуміти, на що звертати пильнішу увагу при підготовці до виставок в майбутньому.

Зазначені вище фактори не повною мірою враховуються фірмами в їх ярмарковій і виставковій діяльності, тому їх участь в заходах не завжди є успішною. Слід звернути увагу на те, що ступінь впливу кожного з перерахованих факторів на ефективність участі фірми в роботі ярмарків і виставок різна.

 

ВИСНОВОК

 

В курсовій роботі розкрито теоретичні основи міжнародних виставок/ярмарків, їх роль в діяльності організацій, висвітленні особливості розвитку цього виду діяльності в світі, а також проаналізовано етапи організації міжнародних виставок і участі в них експонентів.

Перший  розділ даної роботи присвячений  ознайомленню з сутністю і особливостями  виставкової діяльності, а також  вивченню ролі виставок для сучасної організації. Вивчаючи це питання, можна  з упевненістю стверджувати, що виставкові заходи як потужний засіб багатоцільової комерційної комунікації в умовах появи великої кількості нових суб’єктів ринку і необхідності налагодження між ними господарських зв’язків набуває все більшого значення. Підтвердженням цього є те, що зараз у світі щорічно проводиться понад 11 тисяч виставок, половина з яких мають статус міжнародних. Кожен рік на організацію й проведення виставок у всьому світі витрачається близько $150 млрд. Таким чином, у світовій практиці такими інструментами, як виставки та ярмарки, користуються майже всі компанії, задіяні у міжнародній діяльності, або ті, які планують вийти на світовий ринок.

Крім  того, в даний час міжнародна виставкова діяльність є однією з ефективних форм виходу на зовнішні ринки, формування і реалізації експортного потенціалу промислових підприємств. Проведення міжнародних виставок щорічно надає кожній сфері діяльності, кожній галузі промисловості, кожному підприємству сприятливі можливості пізнання сучасних інноваційних досягнень, оцінки власної конкурентоспроможності, продажу продукції та послуг, а також здійснення ділових комунікацій.

В другому  розділі проаналізовано форми, методи і вимоги формування ефективної діяльності міжнародних виставок зі сторони  організаторів. Організація виставки це процес трудомісткий і відповідальний, а тому організатор виставки повинен володіти неабияким професіоналізмом, аби робота з організації виставки була якісною і вона пройшла на високому рівні. Також в даному розділі проаналізовано фактори формування ефективної участі у виставці компанії-експонента. Експонент повинен провести великий обсяг роботи по облаштуванню стенда, його оформленню, по підготовці стендистів і перекладачів аби при проведенні виставки експонат мав успіх серед потенційних клієнтів або ділових партнерів.

В останньому розділі піднімається питання про  удосконалення участі компанії-експонента у виставці. Розглянувши це питання, я дійшла висновку, що учасник міжнародної  виставки повинен ретельно продумати  всі кроки по підготовці до виставки, володіти необхідними інструментами для ефективної роботи у виставці: поштовими розсилками, маркетингом в ЗМІ, торговою рекламою, зв'язками з громадськістю, мати добре підготовлених співробітників в роботі зі стендом, які можуть ефективно працювати з відвідувачами, якісно підготувати і оформити стенд, враховуючи навіть найдрібніші деталі, аби запам’ятатися і привернути увагу можливого майбутнього клієнта.

 Отже, міжнародна виставкова діяльність в наш час являється важливим фактором успішного розвитку промислових підприємств, а також налагодження і зміцнення зовнішньоекономічних зв'язків.

 

 

СПИСОК  ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

 

1. Александрова Н., Сорокина Е., Филоненко И. Выставочный менеджмент. Технология организации и рекламно информационного сопровождения выставок и конференций / Под ред. И. Филоненко. - Ростов-на-Дону: Экспертное бюро, 2001.
2. Батра Р., Майерс Дж., Аакер Д. Рекламный менеджмент. — М.; СПб.; К.: ИД Вильямс, 2002.
3. Василик М.А. Основы теории коммуникации. – М.: Гардарики, 2006. – 615 с.
4. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. 3е изд. М.: Гардарики, 2007. - 331 с.
5. Гусев Э.Б., Прокудин В.А., Салащенко А.Г. Основы выставочной деятельности: Учебное пособие / Под ред. Акад. Н.П. Лавеова. - М.: Издво Рос. Экон. Акад., 2003.
6. Гольман И.А. «Рекламная деятельность, планирование, технология, организация» – 2-е издание, перераб. и доп. – М.: Гелла-принт, 2002.
7. Дейен А. Реклама. Пер. с фр./общ. ред. В.С.Загашвиян. - М.: А/О издат. Группа «Прогресс», 2003. - 111 с.
8. Захаренко Г.П. Выставка: техника и технология успеха. — М.: Вершина, 2006.
9. Кредісов А.І., Березовенко С.М., Биков Г.М. Управління зовнішньоекономічною діяльністю: Навч.посібник: 2-ге вид., випр. і доп. / За заг. ред. А. І. Кредісова. - К.: ВІРА-Р, 2002. - 552 с.
10. Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга – М.: Финпресс, 2003.
11. Новиков О.А. Организация оптово-продовольсатвенных ярмарок. - Издательско-торговая корпорация "Дашков и Ко", 2002 г. - 286 стр.
12. Ноздрева Р.Б. Международній маркетинг. - М.: Экономистъ, 2005. — 990 с.
13. Павленко А.Ф., Войчак А.В., Примак Т.О. Маркетингові комунікації: сучасна теорія і практика: Монографія. – К.: КНЕУ, 2005. – 408 с.
14. Підгрушний Г.П., Пекар В.О., Денисенко О.О. Виставкова діяльність та її значення як інструменту регіонального розвитку // Український географічний журнал. – 2009 - №1.
15. Феррис П.У., Бендл Н.Т. , Пфайфер Ф.И., Рейбштейн Д.ДЖ Маркетинговые показатели. Пер. с англ. – Д.: Баланс Бизнес Букс, 2009. – 480 с.
16. Циганкова Т.М., Петрашко Л.П., Кальченко Т.В. Міжнародна торгівля: Навч. посібник. – К.: КНЕУ, 2001. - 448с.
17. Шинкаренко Н.В. Показники оцінки ефективності участі у виставках (ярмарках) промислового підприємства. – Науковий вісник НГУ – 2009 - №12.

 

В даній роботі були використані  матеріали з наступних сайтів:

18. www.experts.in.ua
19. www.mdt-expo.ru
20. www.exponet.ru
21. www.propel.ru
22. www.ufi.org