Організація та проведення міжнародних виставок (ярмарків)

3. Ненасичені  ринки Східної Європи та Близького  Сходу – порівняно незначні масштаби (близько10 млн. ), значне зростання (5-8%);

4. Ненасичені  динамічні ринки Південної Америки  та Азії – порівняно незначні масштаби (15 млн. ), стрімке зростанням (10% і більше).

З огляду на рівень зосередження, високі стандарти організації та проведення виставкових заходів безперечним лідером є європейський виставковий ринок. Станом на 2008 р. в Європі проходило майже 11 тис. виставок і ярмарків, переважна більшість з яких мала регіональний або місцевий характер. Кількість учасників становила 1,36 млн., відвідувачів – близько 150 млн. Основу європейської виставкової індустрії складала порівняно незначна кількість великих міжнародних виставок – на 800 припадало 430 тис. учасників (у тому числі 164 тис. іноземних, переважно з Італії, Німеччини та Франції) та 43 млн. відвідувачів. В Європі налічується близько 1500 організаторів виставок, з яких 300 мають власні виставкові центри (найбільші – Дойче Мессе в Ганновері, Фієра Мілано в Мілані та Мессе Франкфурт у Франкфурті-на-Майні). Шістка найбільших організаторів включає Мессе Франкфурт, Дюссельдорф Мессе, Рид Екзібішнз, Ферія де Мадрід, Дойче Мессе (Ганновер) та Мессе Мюнхен. Європейські виставкові організатори активні також за межами Європи, проводячи щороку близько 270 виставок, здебільшого у Китаї, Об’єднаних Арабських Еміратах та Індії, а також у країнах Північної та Південної Америки [14].

Крім  того, саме в Європі проводять такі всесвітньо відомі міжнародні виставки як [21]:

CeBIT - найбільша  промислова експозиція. Площа критих  виставкових майданчиків виставки складає 370 тис. , кількість експонентів - 6 тис., тобто дана подія, що проходить в Ганновері, в 10 разів більша, ніж більшість промислових виставок світу. Захід відрізняється дуже високим рівнем організації, для нього відведено окрему залізничну станцію, поштове відділення, більше 30 ресторанів і 600 співробітників, що працюють на постійній основі. У виставці CeBIT беруть участь компанії з усіх галузей індустрії промислових технологій і комунікації.

DRUPA - це  щорічне шоу поліграфічної промисловості,  а INTERKAMA - це міжнародна виставка, присвячена промисловому зв'язку, автоматиці, вимірювальним системам і аналітиці. Виставковий центр Дюссельдорф Мессе, (Німеччина) спеціалізується на міжнародних виставках, присвячених машинному устаткуванню, а також медицині, моді і послуг.

PARIS AIR SHOW і FOTOKINO (ярмарок фотопродукції,  що проходить в Кельні) - дуже відомі в усьому світі спеціалізовані виставки. FOTOKINO - це найбільший виставковий майданчик і справжнє «поле бою» для німецьких, японських, американських та інших виробників фотопродукції. PARIS AIR SHOW - це грандіозна виставка, яка проходить раз на два роки і триває більше тижня. У виставці беруть участь як невеликі фірми, так і справжні гіганти в області авіакосмічної промисловості. Експоненти зав'язують контакти з тисячами відвідувачів виставки та здійснюють продаж прямо зі стендів.

HANNOVER MESSE

У 2006 році виставка HANNOVER MESSE поєднала 10 міжнародних  найбільших торгових виставок, у тому числі INTERKAMA+, Factory Automation, Energy, Digital Factory, MicroTechnology і Research & Technology. Серед нових  виставок у складі HANNOVER MESSE - Industrial Building Automation, Pipeline Technology і Industrial Facility Management & Services.

З 5 175 учасників  цієї грандіозної події в Ганновері 2 322 експонента були іноземними компаніями з 66 країн світу. 30% відвідувачів виставки також приїхали з-за кордону, що забезпечило HANNOVER MESSE новий сплеск популярності на міжнародному рівні і ще більше збільшило її неперевершену привабливість на світовому рівні.

Одночасно з ярмарками та виставками на міжнародну арену дедалі активніше виходять Торговельні Центри (Trade Centers), Торговельні Тижні (Trade Weeks), Комерційні Центри (Trade Marts), діяльність яких супроводжує виставкову. Організація ж конгресів, конференцій, симпозіумів та інших подібних заходів, які часто відбуваються паралельно з ярмарками–виставками, додають рішучого внеску в обмін діловою інформацією та сприяють розвитку наукових та економічних зв'язків між експонентами і відвідувачами, які беруть у них участь.

РОЗДІЛ 2

Організація міжнародних виставок (ярмарків). Організаційні аспекти участі підприємств у міжнародних виставках

2.1. Основні етапи підготовки та проведення міжнародної виставки (ярмарку)

Організація виставки - це процес трудомісткий і  відповідальний. Організувати виставку так щоб вона пройшла на високому рівні дуже складно, оскільки вимагає великих фінансових витрат і великої кількості людей для організації.

Існують два шляхи організації виставки. Перший шлях - це організувати виставку самостійно від початку і до кінця відкривши свою виставкову компанію. Це спричинить великі грошові затрати і доведеться витратити чимало зусиль для того, щоб розкрутити і підняти вашу виставкову компанію. Другий шлях - це звернутися до представників виставкового бізнесу з пропозицією влаштувати виставку.

Організаторами  торговельних ярмарків і виставок є  торговельні палати, асоціації і  федерації торговців і промисловців, державні і муніципальні органи, а також приватні підприємства.

Організації, що займаються влаштуванням ярмарків і виставок, є юридичними особами, вони реєструються, відповідають за своїми зобов'язаннями в межах їх майна. Ці організації створюють ярмаркові комітети або управління ярмарків, функціями яких є: розроблення положень про ярмарок і права участі в ньому; будівництво і технічне облаштування павільйонів; організація роботи щодо залучення іноземних учасників; підготовка готелів, ресторанів і кафе; забезпечення через урядові органи імпортних квот і валюти для учасників; вироблення правил митного огляду для ярмаркових вантажів; забезпечення пільгових тарифів для вантажів учасників ярмарків; надання для потреб ярмарків транспорту, реклами й інших засобів; тощо[9].

Для того щоб такий захід як виставка пройшов успішно, необхідна чітко організована робота всіх підрозділів компанії організатора виставки.

Глобально організація виставки - це в першу  чергу заповнення виставкового комплексу фірмами, які хочуть продемонструвати свою продукцію або послуги відвідувачам. Для цього проводиться рекламна кампанія з інформування потенційних учасників про проведення тематичної виставки (втім, "великі гравці" тієї або іншої галузі, швидше за все, вже не раз брали участь у цій виставці і знають наперед про її проведення).

Створюється ярмарковий комітет і формується робоча група, які зобов'язані розробити положення й розіслати інформаційні листи для учасників з повною інформацією про умови участі в ярмарку. Робоча група розробляє й інші рекламні матеріали типу запрошень, рекламних буклетів тощо. Видається рекламна брошура з докладною інформацією про умови участі.

При будь-якій формі участі експоненту необхідно за 15 днів до відкриття виставки (ярмарку) внести реєстраційний внесок і оформити заявку на участь, що включає докладну інформацію про клієнта ярмарку, його реквізити, вимоги щодо розміщення експозицій. Заявка на участь у виставці оформляється у вигляді договору-заявки (контракту-заявки), форма якого довільна і багато в чому визначається умовами угоди між організатором заходу і майбутнім експонентом. На підставі отриманої заявки проводиться реєстрація нового учасника.

Наступний етап передбачає роботу по всім напрямкам етапу "запуску виставки", а саме [20]:

1. Підготовка рекламного каталогу, що включає всіх учасників ярмарку, що подали заявки. Крім учасників, у каталогах публікується й інша новітня рекламна наукова й науково-технічна інформація про передовий досвід, що відповідає профілю й тематиці виставки.
2. Підготовка устаткування - перелік обладнання сцени, павільйону, конференц-залів, технічні вимоги; підготовка устаткування сцени, звуку в павільйоні і конференц-залі, інші технічні питання; складання переліку додаткового обладнання, замовленого експонентами.
3. Робота з персоналом виставки - залучення найманого персоналу на період проведення виставки (соціологічна група, перекладачі, обслуговуючий персонал і т.д.); залучення фотографа, знімальної групи для роботи на виставці; розподіл обов'язків та закріплення співробітників для роботи на виставковому майданчику в період виставки.
4. Промоушн виставки - розміщення реклами в ЗМІ, спрямованої на залучення відвідувачів та створення позитивного громадського резонансу; підготовка і розсилка запрошень офіційним особам і VIP-персонам; виготовлення поліграфічної та сувенірної продукції.
5. Робота з експонентами - формування папок експонентів, прес-наборів для розповсюдження на виставці; підготовка бейджів; початок роботи сервіс-бюро на виставці.
6. Підготовка і проведення прес-конференції, присвяченої відкриттю виставки, інші РR акції, прес-реліз виставки; підготовка церемонії офіційного відкриття виставки; розробка плану-графіка екскурсій на виставці (час, тема, маршрут).

Крім  того, організаційний етап передбачає вибір відповідної площі і  місця для стенду майбутнього учасника виставки; укладення договору і оплата, що підтверджує співробітництво в дні проведення виставки.  Цей етап включає також оперативну роботу з розміщення гостей, організації їхнього дозвілля, проведенню щоденних показових ярмаркових торгів, презентацій. Для іноземних фахівців необхідно запропонувати і забронювати готелі для проживання. Бажано, щоб вони розташовувалися зручно по відношенню до виставкового комплексу, а ще краще, щоб звідти ходили автобуси до місця проведення виставки. Організатори виставки повинні запропонувати свої послуги по забудові виставкових стендів, тому цим займається додатковий підрозділ компанії-організатора. За тиждень до початку заходу в місто починають прибувати учасники, яким потрібно підписати документи, що залишилися, проконтролювати забудову стенду, зібрати виставкові зразки. На цьому етапі важлива технічна підтримка організаторів, щоб узгодити доступ учасників у павільйони, забезпечити необхідним обладнанням, вирішити всі накладки, які могли виникнути в процесі переговорів.

При проведенніміжнародної виставки завдання організатора полягають у забудові виставкового павільйону, тобто організації процесу в'їзду експонентів, ввезення устаткування, контроль за станом стендів і устаткування, станом протипожежної безпеки і інші організаційні роботи; роздача бейджей, папок експонентам (каталог, квитки, інші матеріали)

В перший день виставки обов’язок організатора це безпосередня участь у відкритті  виставки, що передбачає проведення прес-конференції, присвяченої відкриттю виставки, PR-акції, зустріч гостей, фуршет.

Подальший обов’язок організатора під час проведення виставки це реалізація ділової програми, тобто: реєстрація учасників, роздача матеріалів; підготовка залу (обладнання, звук, кількість посадкових місць); проведення опитування соціологічного дослідження серед учасників ділової програми; робота сервіс-бюро (ксерокопіювання, фотографія, ламінування,стенографія і т.д.);  збір всіх інформаційних і рекламних матеріалів.

Крім  того організатор виставки має здійснювати  контроль над станом стендів та обладнанням, інші технічні питання виставки, контроль за функціонуванням обладнання сцени, звуком і світлом у виставковому павільйоні.

Аби виставка пройшла успішно необхідно також  забезпечити реалізацію презентаційної програми і спеціальних проектів (лотереї, вікторини, шоу-програми, концерти) на сценічному майданчику; реалізацію наборів сувенірної продукції, їх поширення; здійснення тематичних екскурсій на виставці (маршрут, організація транспорту по мірі необхідності і т.д.) тощо [20].

Заключний етап містить у собі підведення підсумків  з виділенням позитивних і негативних сторін у роботі виставки (ярмарку). Цей етап є основою для прийняття стратегічних рішень по подальшій перспективі ярмаркової торгівлі.

2.2. Особливості виставкової діяльності  компанії-експонента

Організація участі у виставках і ярмарках потребує високого професіоналізму персоналу, тісної співпраці всього колективу підприємства (а не тільки служби маркетингу).

Реалізація  участі в міжнародній виставці (ярмарку) відбувається за такими класичними етапами [5]:

1) прийняття рішення про участь у міжнародній виставці (ярмарку), в процесі якого встановлюються й чітко визначаються цілі такої участі та групи відвідувачів (цільова аудиторія), на яких можна чекати. Після цього розробляється докладний план діяльності, детально інформуються відповідні відділи підприємства і складається попередній кошторис витрат;

2) опрацювання конкретного графіка заходів, тобто: призначення відповідальних штатних і позаштатних співробітників підприємства; контакти з організаторами виставки (ярмарку) для уточнення конкретних організаційних питань; облаштування стенда; підготовка експонатів; методична підготовка конкретної програми заходів з реклами, пропаганди та зв'язків із громадськістю, яка охоплювала б усі стадії участі;

3) опрацювання порядку пристендової діяльності, а саме: забезпечення систематичного спілкування з відвідувачами і правильного використання цих контактів; щоденний аналіз інформації, яку отримують від відвідувачів; максимізація результатів рекламно-пропагандистської діяльності;

4) післявиставкова діяльність. Післявиставкова діяльність має таке саме значення, як і організація участі, включаючи визначення дій, які необхідно зробити одразу після закінчення виставки; порівняльний аналіз поставлених цілей і фактичних досягнень; складання звіту з конструктивною критикою помилок і недоліків, а також із діловими пропозиціями на майбутнє.

Беручи  участь у міжнародній виставці, насамперед, потрібно чітко визначити цілі, які фірма ставить перед собою.  Цілями участі в міжнародній виставці-ярмарку можуть бути зміцнення високого іміджу фірми, демонстрація товару-новинки, виявлення потенційного попиту на експонований товар, пошук нових торгових посередників у відповідних країнах, пошук нових клієнтів і споживачів, встановлення ділових відносин з новими партнерами, зіставлення товарів фірми з товарами конкурентів, проведення ділових переговорів, укладення угод і т.д.