Організація роботи прес-служби комерційних структур

Є кілька правил при створенні інформаційних  приводів:

1. Необхідно  подавати соціально значимі новини.

2. Менше  офіціозу, більше живого, емоційного  тексту, цікавого для сприйняття  цільової аудиторії. 

3. Не  брехати і не говорити зайвого.

За допомогою  чого можна подавати інформацію:

Прес-релізи.

Статті  і репортажі.

Власні  видання (вкладиші в солідні видання  – купувати місце в газеті)

Виставки, дні відкритих дверей.

Бегграундер – постійно вихідна інформація про  існування і діяльність організації.

Пресс - пакет: прес-реліз, буклети, інформаційні листівки.

Біографії відомих особистостей в організації.

Факт-лист: коротка довідка про організацію.

Питання – відповідь: ініційовані самою  ж організацією питання, запущені в ЗМІ.

Заява, меморандум: в основному використовується в критичних ситуаціях.

Канали  розповсюдження.

Роздатковий матеріал. Листівки, проспекти, каталоги, буклети, плакати, календарі можуть вручатись як безпосередньо споживачу, розкладатися в поштові скриньки, так і бути вивішеними в місцях найбільшого скупчення потенційних споживачів ( при наявності спеціального дозволу).

Теле-, кіно- і радіореклама. Кіно і відеокліпи, рекламні і презентаційні фільми, радіо і телепередачі. Розміщення на ефірних і кабельних каналах, прокат у кінотеатрах перед сеансами, дозапис при тиражуванні відео- і аудиозаписів. Електронна пошта і Інтернет. Останнім часом великого поширення одержало електронне поштове розсилання за заздалегідь складеним списком електронних адрес. У базу даних можна уключити всі ЗМІ, що цікавлять , навчальні заклади і ін. Власні сторінки організації в Інтернет будуть частіше відвідуватися, якщо домовитеся на своєрідний „бартер” з іншими власниками вебсайтів зробити обопільні посилання.

Періодична  преса. Наочна реклама. Сюди можна віднести вуличні рекламні щити, банери, що розміщуються під час різних заходів, рекламу на транспорті. Сувенірна продукція. Ручки, бейсболки, папки, портфелі, майки і т.д., що можуть бути використані і як призи при проведенні різних конкурсів, і як подарунки впливовим людям.

Участь  у масових заходах. Проголошення рекламних слоганів під час проведення акцій, концертів, пікетів і т.д.

Інформаційні  приводи та їх правильне використання:

1. Заходи, проведені організацією в рамках  своїх програм. Урочисте відкриття нової програми.

2. Участь  у суспільних акціях, проведених  у регіоні іншими організаціями,  на правах „співорганізатора”. Тут можливі два варіанти організації  висвітлення, в залежності від  умов участі в оргкомітеті.  У першому випадку, прес-секретар безпосередньо залучається до висвітлення заходу, тоді необхідно робити акцент перед журналістами на участь саме не забувши згадати інших організаторів. В другому випадку, висвітленням заходу займаються інші люди і якщо немає можливості до них „примкнути”, то можна або розіслати додатково прес-релізи про те, як бере участь в акції, або привернути увагу журналістів на самому заході.

3. Свята  різного характеру: загальнонародні  (Новий рік), молодіжні (День студента, День молоді і т.д.), регіональні (День міста), свої ( день енергетика, день народження). Усі ці свята є додатковим приводом нагадати про себе. Можна розіслати прес-релізи з поздоровленнями вітальні листівки, дати інтерв’ю про те, як організація відзначає дане свято. Так як до свят журналісти, як правило, роблять добірки матеріалів, поздоровлення може в неї дуже доречно вписатися, тому його необхідно зробити неординарним і цікавим.

4. Позиція  організації по якому-небудь суспільно-політичному  питанню, важливі події в життєдіяльності організації (наприклад, чергова конференція). У даному випадку доцільно зібрати прес-конференцію.

5. Люди. Журналістів завжди цікавлять  конкретні особистості. Це може  бути керівник організації, людина, що має які-небудь заслуги,  або колишній співробітники організації, що є в даний час впливовими політиками і бізнесменами. За допомоги цих людей можна ще раз нагадати про організацію.

6. Дні  відкритих дверей.

7. Участь  у виставках, ярмарках.

8. Пікети.

9. Конкурси

Розділ 3 Написання прес-релізу

Прес-реліз – це готова інформація про яку-небудь подію. Прес-релізи містять різну інформацію в залежності від виду заходу, але існують загальноприйняті принципи складання їх.

Треба знати головне правило: прес-релізи скорочуються з кінця. Тому рекомендується використовувати принцип „переверненої піраміди”. У першому абзаці пишеться інформація про: що, де, коли, чому і як відбувається. Далі дається більш розширена інформація чи найбільш значні деталі.

І наприкінці вже несуттєва інформація, що може бути корисною журналістам для написання статті, підготовки відеоматеріалу.

Основні принципи складання прес-релізу:

1. Пишеться  на фірмовому бланку організації. 

2. Текст  повинен вміщатися на одній  сторінці.

3. Необхідно  залишати великі поля для позначок.

4. Не  дрібнити шрифт, так щоб текст був таким, що читається.

5. Всі  абзаци з нового рядка. 

6. Прес-реліз  може мати заголовок. 

7. Перша  частина тексту повинна включати  всю основну інформацію, текст  повинен бути цікавим. 

8. Абревіатури  спочатку вводяться цілком.

9. Обов’язково повинні бути зазначені контактні координати.

10. Коли  не знають, які точно офіційні  особи будуть присутні на тому  чи іншому заході, можна написати, очікується участь. Ця фраза ні  до чого не зобов’язує і  у той же час може бути певною зачіпкою для ЗМІ. 
 
 
 
 
 
 
 

Висновки 
 

     Головне  завдання прес-служби комерційної структури - створення позитивного іміджу фірми, як надійного партнера, виробника якісних товарів, а послуги, які вона надає, взагалі, найкраще, про що тільки може мріяти клієнт.

    Прес-служба компанії повинна враховувати, що інформація, яка нею подається, повинна бути розрахована не тільки на звичайних громадян, а й на партнерів і конкурентів компанії. Тут основне - подати інформацію про товари і послуги так, щоб на неї звернули увагу і зацікавилися нею. Крім того, прес-служба повинна відстежувати активність партнерів і конкурентів у ЗМІ для того, щоб вчасно реагувати на нові віяння й агресивні випади у бік компанії. Прес-служба також має чітко відслідковувати в ЗМІ дії органів влади по відношенню до сфери діяльності компанії.

    Крім того, дуже часто на прес-службу комерційної структури покладаються обов'язки з розробки та реалізації рекламної кампанії. У ці функції входить не тільки розміщення логотипів компанії на ручках і чашках (чим має займатися відділ маркетингу), а й підготовка і розміщення іміджевих матеріалів у ЗМІ, організація та проведення виїздів журналістів "у поля" і розгляд участі в культурно-мистецьких акціях, які проходять в місті. Це треба обов'язково врахувати при підборі кандидатури керівника прес-служби - він повинен креативно мислити.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  використаної літератури 

1. Блажнов Е. Public relations. – М., 1994. 

2. Горяева Е. Социальный маркетинг. – Новосибирск, 1998. – С. 5-56

//Грані.  – 2002. – №1(21).

3. Современная реклама /перевод с англ., общая ред. проф. Феофанова. – К., Издательский дом Довгань, 1995.– 250-254. //Стратегии. – 2002. – №1.

4. Тихомирова Є.Б. Зв’язки з громадськістю. – К.: 2001.– 330-337, 520-526.